Как оформить акт на списание материалов. Акт на списание ТМЦ: образец

Образец акта на списание материалов в 2019 году компании разрабатывают самостоятельно, но с учетом обязательных реквизитов для первичных документов. Дело в том, что по оформленному акту бухгалтер будет списывать расходы. Например, при формировании себестоимости продукции, если списание было в производство. Образцы и бланки актов моете скачать по ссылкам ниже.

Нужно ли начислить НДС со стоимости материалов, списанных в результате порчи: подсказка от Минфина >>>

Образцы актов на списание материалов в 2019 году

Компании могут не применять унифицированные формы документов, а разработать свои - более удобные в оформлении, в которых отражены необходимые реквизиты. Это в полной мере касаетсяакта на списание товарно-материальных ценностей. Укажите в нем причину списания, все обязательные реквизиты для первички по бухгалтерскому законодательству и те, которые нужны вашей компании. О них пойдет речь дальше.

Скачать образцы актов:

Акт на списание материалов (образец 2019)

Какие обязательные реквизиты включить в документ при заполнении

Акт на списание материалов должен содержать обязательные реквизиты первичного документа. Разберем, что это за сведения.

К обязательным реквизитам документа по Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ относятся:

• наименование и дата составления документа
• название организации
• содержание хозяйственной операции и величина ее измерения (например, основанием может быть передача материалов и сырья со склада в производство или на строительство)
• указание должностей и инициалов лиц, совершивших операцию, их подписи.

Бланк самостоятельно разработанного первичного документа компания утверждает отдельным приказом руководителя или приводит в приложении к учетной политике.

Отпуск (передачу) материалов в эксплуатацию (производство) оформляйте следующими документами:

• лимитно-заборная карта (форма № М-8) применяется при систематическом использовании материалов, когда утверждены нормы и планы их расходования;
• накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) применяется в тех случаях, когда материалы передаются территориально удаленному подразделению;
• требование-накладная (форма № М-11) или карточка складского учета (форма № М-17) применяется в остальных случаях.

Этими же документами оформляйте списание имущества стоимостью до 40 000 руб. (другого установленного в учетной политике предела), которое по остальным признакам соответствует основным средствам. Это объясняется тем, что в бухучете его стоимость списывается аналогично материалам .

Момент признания расходов по акту на списание

Дата отпуска материалов (МПЗ) в акте подтвердит момент признания налоговых расходов. Если акт на списание материалов оформляется непосредственно на каждую операцию по отпуску МПЗ, датой списания будет дата составления документа (п. 3 ст. 9 Федерального закона о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Компания вправе оформить акт на списание материалов и в форме сводной ведомости, отразив отпуск МПЗ за период (неделю, месяц). Такой документ составляется в начале периода, и затем в него заносятся данные об отпуске МПЗ. На каждый отпуск важно указывать конкретную дату списания МПЗ — именно в этот момент, а не на дату составления акта в целом, компания вправе включить в налоговые расходы стоимость отпущенных МПЗ (п. 2 ст. 272 НК РФ).

Сводные акты о списании МПЗ целесообразно дополнить такими графами, как «Дата списания» и «Номер партии». При этом каждый отпуск безопаснее заверять подписями соответствующих сотрудников.

Акт на списание материалов нужно составлять своевременно — если по акту МПЗ будут отпущены в производство после сдачи работ, к которым они относятся, есть вероятность отказа в признании расходов.

Совпадение наименования МПЗ, указанных в акте и отраженных в учете, позволит идентифицировать списанный материал и снизит налоговые риски. Безопаснее указывать полное наименование списанного материала, включая марку, сорт и т. д.

Как отражать материалы в акте на списание

Расхождения по марке одних и тех же МПЗ в документах на приобретение и на списание может повлечь претензии налоговиков о необоснованности учета расходов в виде стоимости спорного материала. В постановлении от 13.04.10 № А12-17733/2009 ФАС Поволжского округа признал право компании учесть стоимость материала в налоговых расходах, поскольку совпадение наименования товара в счете-фактуре и товарной накладной — один из признаков реальности совершения операции.

Если на складе учтено несколько марок (сортов) МПЗ, то ошибочное списание на основании акта другой марки (сорта) МПЗ и вовремя не выявленная ошибка приведут к пересортице. Недостача при отсутствии виновных лиц учитывается в расходах только при наличии подтверждающего документа от уполномоченного органа государственной власти (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ), а выявленные излишки по рыночной стоимости придется включить в состав доходов (п. 20 ст. 250 НК РФ).

При большом объеме номенклатуры со схожими наименованиями каждому виду МПЗ целесообразно присвоить номер, который отражать в акте на списание.

Есть способы отразить результаты инвентаризации с выгодой для компании. Например, если обнаружили недостачу, пересортицу или неучтенное имущество.

К примеру, компании выгодно списать недостачу как естественную убыль. Проверьте, возможно, чиновники утвердили нормы естественной убыли для ваших материально-производственных запасов (МПЗ). Тогда спишите часть недостачи в пределах этих норм. Это можно сделать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Налоговики часто сопоставляют количество списанных по документам материалов с количеством МПЗ в иных имеющихся документах. Так, данные о списанных строительной организацией МПЗ по актам на списание материалов сопоставляют с количеством использованных МПЗ по актам приемки выполненных работ (форма № КС-2). При расхождениях инспекторы откажут в признании налоговых расходов и снимут вычеты НДС (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 22.11.10 № А29-1413/2010 , оставлено в силе определением ВАС РФ от 28.03.11 № ВАС-3113/11).

Кроме того, часто МПЗ поступают в одной единице измерения, а списываются в другой. Так, ГСМ, будучи жидкостями, закупаются в килограммах и тоннах (масса), а списываются в литрах (объем). Ситуация осложняется тем, что из-за физических особенностей масса ГСМ остается неизменной, а объем может незначительно измениться (в зависимости от температуры). В этом случае вакт на списание материаловможно добавить вторую единицу измерения и коэффициент пересчета единиц веса в объем.

Так, при отпуске нефтепродуктов в акте на списание материалов указывается фактически переданное количество в литрах, коэффициент перевода из литров в килограммы и масса переданного топлива в килограммах — единица, в которой МПЗ отражены в учете. Порядок пересчета нефтепродуктов из объемных единиц в весовые рассмотрен в письме ФНС России от 24.03.05 № 03-3-09/0412/23 .

Как отразить выбытие материалов для целей налога на прибыль >>> Как отразить списание стоимости материалов при передаче в эксплуатацию (производство) организацией на упрощенке >>>

Если организация платит ЕНВД, списание материалов не окажет влияния на расчет этого налога. Плательщики ЕНВД рассчитывают этот налог исходя из вмененного дохода (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Как отразить списание стоимости материалов при передаче в эксплуатацию (производство) организацией, которая применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД >>>

Кто подписывает акт на списание материалов

В графах «Отпустил» и «Получил» акта на списание материалов важно указать должности ответственных за отпуск и получение материалов лиц, их подписи и расшифровку. Подписывать акты на списание материалов должны лица, непосредственно связанные с отпуском и получением МПЗ. Ведь именно эти лица могут подтвердить, что материалы фактически отпущены и использованы в деятельности, направленной на получение доходов. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 03.07.12 № 2341/12 компания подтвердила фактическое наличие сырья, приобретенного у неблагонадежного контрагента без должной осмотрительности, и использование этого сырья в производстве.

Кроме того, в акт на списание материалов целесообразно добавить подпись лица, разрешившего такой отпуск (заведующего складом, руководителя отдела снабжения). Это позволит обеспечить внутренний контроль за отпуском материалов и избежать несанкционированного расходования материалов.

При этом руководитель или главный бухгалтер не обязаны подписывать акт на списание материалов для подтверждения расходов. Ведь по правилам пункта 4 статьи 9 Закона о бухучете первичный документ подписывается лицами, совершившими операцию и ответственными за правильность ее оформления.

Любое движение ТМЦ в компании следует оформлять документально. Бывают ситуации, когда у компании возникает необходимость списания ценностей – для оформления данной процедуры используют акт на списание материалов. Но давайте разберемся по порядку: что относится к товарно-материальным ценностям?

Товарно-материальные ценности

• Сырье – это компоненты, материалы, которые в дальнейшем будут использованы в производстве;
• Незавершенное производство – продукция, производство которой не завершено, которая находится в стадии производства;
• Готовая продукция – это продукция, которая прошла все стадии производства, готовая к реализации;
• Запасы – имущество организации, которое по какой-либо причине не используется в данный момент и передано на хранение.

Под списанием ценностей понимается снятие ценностей с учета компании, оформленное документально. Чтобы оформить списание, используют акт на списание материалов, образец которого представлен в конце статьи.

Причина списания материалов может быть разной: если это сырье или незавершенное производство, то, так как данные материалы подразумевают дальнейшую работу, их рано или поздно спишут со склада в производство, готовая продукция или запасы компании по разным причинам могут испортиться, сломаться, прийти в негодность.

Причины для списания обычно определяются работниками, которые ответственны за хранение ценностей, например, кладовщиком или зав.складом. В случае, если ценности необходимо списать по причине их поломки или порчи, прежде чем заполнить акт на списание ТМЦ, собирают специальную комиссию, которая, как правило, состоит из бухгалтера, если это необходимо, узконаправленных специалистов, материально ответственных лиц. Прежде, чем заполнять акт о списании материальных запасов, комиссия должна произвести следующие действия:

• Провести осмотр ценностей;
• Выявить причины, по которым ТМЦ подлежат списанию: поломка, порча в результате происшествия, износ;
• Определить виновных лиц, если в ходе осмотра будет выявлено, что поломка или порча имущества произошла по вине определенных работников;
• Определить дальнейшие действия со списанным имуществом;
• Составить акт списания материальных ценностей (образец представлен ниже);
• Утвердить составленный документ у уполномоченного лица;
• Оценить стоимость списываемых ценностей;
• Проконтролировать уничтожение ценностей.

Форма акта на списание материальных ценностей

Унифицированная форма акта не утверждена. Данный бланк компании необходимо разработать самостоятельно, включив всю необходимую информацию. В образец акта списания материальных ценностей следует включить следующую информацию:

• Дату, когда документ был заполнен;
• Информацию о материальных ценностях (наименование, при наличии -инвентаризационный номер);
• Точное количество по каждому наименованию;
• Стоимость списываемых материалов;
• Причина списания материалов в акте на списание, по которой списываются ценности (например, не подлежит восстановлению, ремонту), описание обстоятельств, при которых произошли события, повлекшие порчу имущества;
• Информацию о взыскании причинённого ущерба с работников, если факт будет установлен.

Акт на списание ТМЦ должен быть подписан членами комиссии по списанию и материально ответственным лицом и утверждается руководителем.

Акт на списание материалов в производство

В компаниях, которые занимаются производственной деятельностью, часто возникает необходимость списания сырья или материалов со склада в производство. Несмотря на то, что компания самостоятельно разрабатывает акт на списание ТМЦ, не стоит забывать, что формы используемых первичных учетных документов должны быть утверждены в учетной политике организации для целей бухучета. В акте на списание материалов в производство стоит отразить следующую информацию:

• Дата, когда был заполнен акт списания материальных ценностей;
• Данные об отправителе (структурное подразделение, вид деятельности);
• Данные о получателе (структурное подразделение, вид деятельности);
• Назначение списания (например, производство мягкой мебели);
• Наименование материальных ценностей, номенклатурный номер;
• Единицы измерения;
• Количество отпущенных в производство материалов;
• Цена.

Организация может принять решение применять унифицированные формы документов. В этом случае в качестве документов для передачи материалов в производство можно использовать следующие формы:

• Если материалы передаются систематически, в компании утвержден нормы и планы их расходования, то можно использовать лимитно-заборную карту по форме М-8. В таком случае также можно использовать карточку учета материалов по форме М-17;
• Если материалы передаются другому подразделению организации, которое территориально не обособлено, то можно оформить требование накладную по форме М-11.

Материалы представляют из себя вещественный резерв, закупаемый организацией для производства или обслуживания определенного процесса. Все они фиксируются на установленных счетах.

В том случае, если выявлен факт обнаружения дефекта или повреждения, осуществляется их списание. Для того чтобы это совершить, нужно выполнить установленные инструкции. Происходит это в определенном порядке:

1. Первым делом, нужно организовать комиссию, состоящую из лиц материально ответственных. Они уполномочены оформить акт списания материалов – особенное свидетельство, включающее в себя дату, ФИО и занимаемые посты лиц данного собрания, перечень списываемых материалов, их объем, стоимость и причину, по которой они списываются. Подписывать акт должны все представители комиссии, после чего он утверждается главой предприятия.

2. После этого, бухгалтер отражает балансовую цену списанных материалов (счет К10) и размеры повреждения или недостачи в рамках непосредственной убыли (Д94). Эти записи производятся на основе акта снятия материалов с балансового учета. В случае если в этом задействованы виновные лица, расчеты производятся с кадрами по компенсации материального убытка (счет 73, субсчет 2).

3. Если списывание происходит по причине природной катастрофы, совершается следующая пометка: Д99 “прибыли и убытки” К10. Подобное действие осуществляется на основе не только акта на снятие с лимитного учета материалов, но и справки из бухгалтерии.

Форма акта на списание материалов

Снятие с балансового учета совершается через определенную ведомость, индекс которой обусловлен наименованием материала и отрасли. Например, акт списания материалов м 29 представляет из себя отчет об издержках строительных материалов.

Форма подобного акта считается основанием для их списания и для сверки фактического расхода стройматериалов с определенными нормами затрат. Ведомость по форме М-29 создается отдельно для каждого объекта и ведется в течение года старшим прорабом (начальником стройучастка) с требующимся для этого числом вкладных листов.

Перед началом стройки ПТО организации заполняет 1-й раздел формы 29, указывая норму требующихся материалов. После этого прораб фиксирует в ней объемы произведенных работ.

Следующий (второй) раздел отражает издержки материалов во время стройки, которые указываются прорабом и сопоставляются (им же) с производственными объемами.

Ежемесячно, в период строительно-монтажных действий, прораб делает отчет по издержкам материала и его перерасходу, при этом, указывая их причины. Этот отчет он должен ежемесячно предъявлять в ПТО и бухгалтерию.

Для последующего месяца прораб получает его лишь после проверки начальника и его утверждения.

Для добавления данных в форму 29 основой считаются такие первичные учетные документы, как транспортная накладная, форма КС-6 (учет произведенных действий), порядок расхода стройматериалов.

В подобных организациях их списывают по комплектовочной карте, которая оформляется в 3-х экземплярах. Ежемесячно выводящиеся сведения по истечении года показывают остаточную часть по всем категориям материалов (бетону, песку и т.д.) и по индивидуальному характеру работ (отделке, инженерным коммуникациям и т.д.).

После анализа всех документов ПТО и бухгалтерия совместно готовят акт, впоследствии заверяющийся подписями членов собранной комиссии и утверждающийся 1-м руководителем стройорганизации.

Пример акта на списание материалов

Акт на списание материалов обязателен не только для того, чтоб в ходе строительных работ у подрядной организации не появлялись всевозможные противоречивые вопросы о расходе материалов.

Для органов контроля (вплоть до инспекции по налогам) он является подкрепляющим и подтверждающим расход документом. Создается акт списания на основе свидетельства проведенных работ (КС-2).

Важный момент, который нужно учитывать, это тот факт, что нормы списания определяются в строгой соразмерности с расценками акта КС-2.

В примере заполнения ведомости на списание материалов можно увидеть, сколько материала было положено по нормативным меркам и какой объем был реально затрачен.

Тем самым можно без труда определить их реальную экономию или возможный перерасход. По правилам заполнения этого документа, в нем должна быть непременно зафиксирована следующая информация:

• – день (календарный) составления документа;
• – место проводимых работ;
• – все представители комиссии (с именами и их занимаемыми постами);
• – наименование материала и его объем;
• – цена и общая стоимость;
• – подписи членов комиссии и начальника предприятия.

Таким образом, акт списания – это документ весьма полезный, причем не только лишь для отчетности, но и для самих руководителей: он дает возможность элементарно проследить материальный расход на порученном строительном объекте.

Образец акта передачи материальных ценностей

Для регистрации факта приема и передачи материальных ценностей формируется подобающий акт, где указываются качественные показатели ценностей, переданных под ответственность на хранение.

Этот документ подписывается хранителем и поклажедателем и является документальным свидетельством передвижения ценностей. Число образцов данного акта и их комплектация определяется отдельно в каждом конкретном случае, так как зависит от ситуации и вида ценностей.

Материальные ценности передаются как на хранение бытовое, так и предусматривающее особые условия сбережения. Соответственно, акт списания материалов подразумевает, первоначально, хранение бытовое.

Передача и получение оформляются актом, составляющимся в соответствии с обговоренными сроками договора хранения. Здесь может быть указан как определенный временной промежуток, так и период с определением “до востребования”. Здесь нужно четко различать подобные документы по своим типовым особенностям:

• – акт приема-передачи материальных ценностей на хранение;
• – приема-передачи товарно-материальных ценностей;
• – приема-передачи основных средств;
• – передача денежных средств.

Понятно, что договор хранения подразумевает передачу вещи с ее последующим возвращением. Данный признак позволяет сделать отличие хранения от охранных обязательств.

В последнем случае ни передача, ни возвращение вещи не включены. Помимо этого, следует учитывать, что при наличии договора хранения передачу и возврат материальных ценностей возможно проводить через оформление и утверждение традиционных накладных с заметкой, что передача производится на хранение под ответственность.

Бланк акта передачи материальных ценностей

Акт передачи материальных ценностей – необходимое свидетельство, оформление которого является мерой общеобязательной при учете наличия хранения товарно-материальных или прочих ценностей.

Законодательством РФ предустановлена единая форма подобного документа – МХ-1 (код 0335001 по ОКУД). Каждому предприятию предоставляется право заполнения этой готовой формы или на ее подобии разработать собственный бланк, если есть потребность в сужении или, напротив, для введения добавочных граф или листов в документе. Однако, строго воспрещается кардинальное изменение, а также исключение реквизитов, установленных законодательством.

Так как данное свидетельство является двусторонним, составляется он в 2-х образцах, также как и акт списания материалов. Заполняется бланк и хранителем, и поклажедателем.

В нем нужно четко квалифицировать передаваемый товар или другую ценность, подробно указав его существенные показа. Весьма существенен ценовой эквивалент переходящего товара, ввиду того, что организация-хранитель представляется фигурой материально ответственной.

По факту утраты или других внештатных обстоятельств она должна будет компенсировать нанесенный ущерб, соизмеримый со ценовым достоинством переданной материальной ценности.

Бланк акта на списание материалов

Бланк акта на снятие с балансового учета материалов носит характер произвольный – унифицированной формы подобного документа нет. В зависимости от специфики организации и вида материала форму акта бухгалтер разрабатывает самостоятельно.

И невзирая на то, что такой документ для облегчения работы с документацией можно не составлять (ввиду отсутствия установленного бланка), налоговая инспекция основательно проверяет именно документальное подтверждение о расходах материального плана. Поэтому существуют некоторые правила для заполнения бланков.

Составляется акт списания материалов таким образом:

• – вверху (правой его части) ставится подпись начальника организации (с расшифровкой подписи и указанием занимаемого поста);
• – далее идет дата и место составления документа;
• – затем – перечисление представителей комиссии (ФИО, должности и подписи);
• – причина изъятия из баланса материалов (хищение, порча, непригодность для последующего использования и т.п.);
• – табличная часть бланка предназначена для перечня списываемых материалов, их объем и стоимость (сумма указывается прописью).

Бланки актов на списание материалов

Любая фирма или предприятие приобретают материалы, а после расходуют их на всевозможные нужды. Для этого оформляются подобающие ведомости:

1. Для регулярного вывода материалов со склада существуют лимитно-заборные карты. На стройке, к примеру, это будет цемент или кирпич. Заполнение подобных бланков делается с расчетом на месячный срок. При этом, один образец сохраняется на складе, а другой – у материально ответственного лица. По окончании срока документ отдается бухгалтеру для фиксирования выбытия материалов.

2. Разовый отпуск товара фиксируется в накладной или требовании на его вывод. При снятии с балансового учета бухгалтер указывает как счет материалов, так и расчет затрат. Однако в бухгалтерии материальный расход учитывается лишь в финансовом эквиваленте. Ввиду того, что материалы поступают неодинаковыми частями, в разное время и по различным ценам, действует несколько вариантов для снятия их с балансового учета:

• Метод средневзвешенной стоимости. Средняя стоимость единицы (на основе полученного товара и его объема) умножается на количество списанных материалов;
• Метод ФИФО. Первоначально списываются материалы 1-й партии, а затем последующие;
• Метод ЛИФО. Вначале снимается с учета последняя партия, а затем – первое поступление материалов. Этот способ часто применяется в строительстве, результат которого записывается в акт списания материалов м 29;
• Метод идентификации. Снятие с балансового учета здесь проводится по себестоимости единицы материала.

При заполнении бланков данных актов указываются все необходимые данные: номер, дату, материал, количество, цену, место хранения, причину списания и общие затрат.

Помимо подписи комиссии (3 человека) и печати руководителя, подобный акт подписывает и лицо материально-ответственное, не являющееся членом комиссии.

Оформление акта на списание материалов требуется в тех случаях, когда имеющиеся на балансе организации материальные ценности и запасы по каким-либо причинам пришли в негодность. Списание происходит в строго установленном порядке и фиксируется в соответствующем акте.

ФАЙЛЫ

Порядок списания материалов

Для списания материальных ценностей требуется создание специальной комиссии. В ее состав входят материально ответственные лица, как правило, из разных структурных подразделений предприятия. Именно в их обязанность входит выявление и освидетельствование повреждений, дефектов или неисправностей оборудования, техники, мебели, хозяйственного инвентаря, инструментов и пр. ценностей, содержащихся на балансе организации.

После фиксации таких фактов, они уполномочены к оформлению акта о списании материалов. Как правило, в крупных организациях для подобных действий существуют специально разработанные четкие инструкции.

Для списания материалов необходимы веские основания, имеющие документальное подтверждение.

Списание материалов не может происходить без веских на то оснований, подтвержденных определенной доказательной базой. В частности, при процедуре списания материалов могут использоваться вспомогательные документы.

Итак, это:

• отчеты о произведенной за определенный период продукции (ее объем, наименования и т.д.);
• отчеты материально ответственных лиц об использованных материальных ценностях;
• письменные документы о расходах материалов свыше установленных нормативов (с обоснованием этих фактов);
• утвержденная калькуляция по нормам материальных затрат для изготовления единицы товара;
• прочие финансовые и учетные документы.

Перед списанием материальных ценностей на предприятии должна быть проведена инвентаризации имущества с внесением её результатов в соответствующие документы.

Как правильно оформить акт о списании материалов

Данный документ в обязательном порядке должен содержать в себе сведения о предприятии и о членах комиссии по списанию: их должности, фамилии, имена, отчества, а также подробный перечень списываемых материалов, включая их количество и стоимость (поштучную и общую), причину списания. Комиссия назначается отдельным приказом руководителя организации, в нем же прописывается председатель комиссии. После внесения всех данных в акт по списанию каждый член комиссии должен поставить под документом свою подпись , тем самым удостоверяя, что вся информация в него внесена верно. Также, по завершении процедуры, акт должен заверить руководитель организации.

Акт о списании материалов имеет юридический статус, поскольку на основе него специалисты бухгалтерских отделов отражают балансовую стоимость списываемых материальных ценностей, а также непосредственную убыль предприятия из-за их утраты. В свою очередь эти сведения отражаются в налоговом учете юридического лица.

Акт не имеет унифицированного, стандартного образца, поэтому составляться он может в свободной форме либо по разработанному внутри организации шаблону, в соответствии с особенностями ведения ею деятельности и потребностями. Документ можно оформить на обычном листе А4 формата или же на фирменном бланке организации в единственном экземпляре, предназначенном для бухгалтерии предприятия (однако при необходимости, члены комиссии как материально-ответственные лица могут потребовать себе копии акта). Заверять его печатью необязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту и фиксируется в специальном журнале.

Инструкция по заполнению Акта на списание материалов

• В верхнем правом углу документа вписываем наименование предприятия, а также должность, фамилию, имя, отчество руководителя, который, после оформления акта утвердит его.
• Затем заполняем название документа, а также коротко передать его суть (в данном случае «о списании материалов»), поставить дату: число, месяц (прописью), год.
• Далее переходим к составу комиссии по списанию: должность каждого сотрудника, фамилию, имя, отчество, а также зафиксировать факт списания материальных ценностей и указать причины их списания (непригодность к использованию, выявленные дефекты, завершенный срок амортизации, моральное устаревание и т.д.).

Во вторую часть акта нужно включить таблицу, в которой подробным образом перечислить все материалы, подвергшиеся списанию, их наименование, количество, цену одной штуки и общую стоимость списанных ценностей в целом. Если есть какие-либо примечания по списываемым материалам, их также нужно обозначить в таблице. Под таблицей нужно указать общую стоимость списанных материалов (цифрами и прописью), а после внесения всей необходимой информации в документ, каждый член комиссии подписывает его, и документ передаётся на подпись руководителю организации.

Товарно-материальные ценности (ТМЦ) называют средства, которые были приобретены за счет предприятия. Они могут использоваться для создания уже готовой продукции, осуществления трудовой деятельности и удовлетворения нужд организации или предприятия. В процессе некоторые материалы могут быть признаны негодными. Тогда их потребуется списать.

• .word
• .Excel

Нельзя вести правильный внутрифирменный учет без составления акта списания материальных ценностей. На основании правильно оформленного документа подготавливают справку об изменении материальных запасов в системе бухгалтерского учета.

Учетная политика не предусматривает формирование единого образца акта списания. Каждая конкретная организация должна сформировать бланк в соответствии с нормами делопроизводства и индивидуальными нуждами предприятия.

Документ должен быть составлен в двух экземплярах:

• Один из них хранится у материально-ответственного сотрудника.
• Другой – в бухгалтерии.

Обычно процедура списания проводится специальной комиссией, которая действует на временной или постоянной основе.

Комиссия обязательно должна состоять из лиц, на которых лежит материальная ответственность за определенные ценности организации. Члены комиссии имеют все полномочия для составления акта списания. После формирования акта он подписывается комиссией и передается для ознакомления руководителю предприятия. При составлении документа может использоваться типовой образец акта.

В комиссию должны входить:

• Главный бухгалтер.
• Лица, которые несут материальную ответственность за указанные ценности.
• Специалисты по конкретному профилю, если списанию подлежит профессиональное оборудование.

Состав в обязательном порядке назначается руководством данной организации. После проведения комиссии бухгалтеру надлежит отразить балансовую стоимость списанных материальных ценностей и размеры их повреждения. Записи делаются на основе предварительно составленного акта. Если в списании задействованы виновные лица, потребуется произвести расчеты по компенсации материальных убытков предприятия.

Списание может произойти вследствие природной катастрофы. Но тогда потребуется не только акт на списание, но справка из бухгалтерии по форме.

Акт на списание материальных ценностей составляется по форме, удобной для конкретного предприятия. Но в нем обязательно должна содержаться следующая информация:

• Место и дата составления документа.
• Перечень членов комиссии по списанию в алфавитном порядке и должности. Данные председателя должны указываться в первую очередь.
• Информация о материальных ценностях (наименование, количество и единицы измерения, себестоимость материалов, подготовленных для списания).
• Причина брака (негодности материалов).
• Общая себестоимость списанных материальных ценностей.

Рекомендуется оформить основную часть документа в табличной форме или списком для большей наглядности и удобства. В начале акта прописываются дата и название. Затем следует подтвержденный факт, на основании которого действует комиссия. Обязательно должны быть проставлены номер и дата приказа, ранее подписанного руководителем предприятия.

Гриф утверждения может проставляться в правом верхнем углу акта и только на первой странице. Это обязательное правило для любого учреждения вне зависимости от типа материальных ценностей. В заключении акта все члены комиссии должны поставить свои подписи. Также требуется проставить должность и расшифровку подписи для каждого участника комиссии. Обязательно указывается дата подписания данного документа на самой последней странице. Без одного из указанных пунктов акт списания будет считаться недействительным.

Для того чтобы сократить временные затраты на списание материальных ценностей можно создать комиссию из одного человека – главного бухгалтера. Но руководитель предприятия должен одобрить целесообразность принятия такого решения.

Если компания занимается строительной деятельностью, процедура списания материалов будет иметь свои определенные нюансы. Расходные нормы прописаны еще в проектно-сметной документации и заложены на начальных этапах строительства.

Для расчета объема материалов, который был использован при строительстве объекта, привлекаются специалисты производственно-технического отдела. Стоимость списанных материальных ценностей указывается в документе в обязательном порядке. При этом нужно учесть:

• Оплату консалтинговых услуг.
• Стоимость посреднических услуг.
• Расходы на таможню.
• Стоимость материалов на момент их закупки.
• Расходы на транспорт, которые были связаны с погрузкой материалов и доставкой на склад с последующей выгрузкой.

Для правильного построения документооборота по списанию материалов в строительной сфере необходимо придерживаться следующей установленной схемы:

• В самом начале расчетного периода в складских помещениях проводят инвентаризацию товара, то есть его пересчет. Важно определить объемы запасов и сформировать отчет для начальников производственных участков.
• К завершению отчетного периода руководитель производственного участка должен соотнести фактический расход с полученной информацией и отправить эти данные техническому отделу. Его отчет составляется по форме М-29.
• ПТО проверяет документы и передает их в инженерный отдел.
• Полученная информация еще раз перепроверяется и отдается бухгалтеру для конечного определения суммы прихода и расхода, а также остатка. Затем формируется сводная ведомость.

В комиссию по списанию материалов обязательно должны входить: бухгалтер, инженер технического отдела и главный инженер.

Что касается документа по форме М-29, то в первом его разделе указывается норма требующихся материалов и объемы выполненных работ. Во втором разделе издержки сопоставляются с производственными объемами (в табличной форме). Транспортная накладная, порядок расхода стройматериалов в письменном виде – вот документы, которые учитываются при формировании документа.

Акт о списании материалов в производство: особенности составления

Если необходимо составить акт о списании материальных ценностей для производственного предприятия, потребуется еще до подготовки документа по требованию-накладной вывести использованные ресурсы со склада.

Фиксация факта расхода материальных запасов – это главная цель списания на производстве. Определить реальную себестоимость, которая потом будет отображаться в соответствующем документе, можно разными путями. Вот некоторые из них:

• По стоимости материалов, которые прибыли первыми или последними к моменту формирования акта.
• В рамках конкретной категории материалов определяется их средняя стоимость. Общая стоимость делится на количество единиц, и получается нужный показатель.
• Если необходимо произвести оценку особенной ценных ресурсов, это делается для каждой единицы по отдельности.

Для правильного составления акта списания нужно подготовить документы:

• Отчет материально-ответственного лица по использованным материальным запасам.
• Отчеты о количестве созданной продукции за определенный период времени.
• Плановая калькуляция, где должны быть перечислены все основные расходы на производство одной единицы продукции.

Форму акта о списании должна разработать бухгалтерия с учетом особенностей производственного процесса на конкретном предприятии.

После оформления документа и признания ряда материалов списанными бухгалтеру надлежит сделать проводки:

• Д94 К10. В ней должна отражаться балансовая стоимость списанных материалов. Нужные данные можно взять из самого акта.
• Д20 К94. В проводке по такой форме нужно отразить стоимость недостачи или порчи материалов в переделах максимальной убыли. Информацию можно получить из акта о списании и специальной бухгалтерской справки. Если же лимит естественной убыли был превышен, придется вместо счета по форме Д20 дополнительно составить субсчета.

В некоторых случаях бухгалтерии придется использовать иные проводки. К примеру, порча материальных ценностей могла произойти по причине природной катастрофы. Тогда делают проводку Д99 К10. Если применялся договор безвозмездного пользования, формируются проводки Д91/2 К10 и Д91/2 К68, то есть НДС.

Грамотное и своевременное составление акта списания способно значительно упростить некоторые процедуры и обезопасить предприятие от тщательных налоговых проверок.

Но в некоторых ситуациях подготовка к составлению акта и его непосредственное формирование занимают слишком много времени. В такой ситуации руководств организации может отказаться от составления акта о списании материальных ценностей. Но делать это крайне нежелательно. В конечном итоге потребуется составление специальных накладных. Этот процесс не будет таким результативным. Но он не требует сбора отдельной комиссии.