Ип согласен получить в оплату услуг гсм. Отражение транспортных расходов у продавца гсм

Как предприятию сэкономить на налогах? Если предприятие находится на ОСН (общая система налогообложения) или УСН «Доходы минус расходы» (один из видов упрощенной системы налогообложения), то затраты на аренду автомобиля, оказание транспортных услуг или выплату компенсации в рамках трудового договора могут быть учтены для уменьшения налогооблагаемой базы. Правда, в последнем случае для легковых автомобилей сумма вычета ограничена законодательно. В случае аренды автомобиля на ОСН, в зачет расходов идет не только арендная плата, но также:

• ГСМ и другие расходники;
• проведение текущего и капитального ремонта авто;
• ТО, мойка, оплата парковки и стоянка для машины;
• страховка;
• оплата труда водителя.

Причем расходами, уменьшающими налогооблагаемую базу, признаются только документально подтвержденные затраты.

Автотранспортные услуги с гсм заказчика

А основная часть уплаченных взносов идет на вашу же будущую пенсию. Важно: статус ИП и УСН не освобождает предпринимателя от уплаты транспортного налога. Его придется заплатить в любом случае. А вот налог на имущество в этом случае платить не надо.
Пример того, как ИП повышает доход от сдачи авто в аренду Представим, что Иван сдал свой автомобиль ООО «Ромашка», сотрудником которого он является, за 100 000 рублей в месяц. При этом фирма берет на себя текущий и капитальный ремонт машины, а также оплату ГСМ и прочих расходников. Не оформляя ИП, в год сотрудник получил бы «на руки» всего 1 044 000 рублей.
Работодатель, выступая налоговым агентом Ивана, самостоятельно удержал бы с этой суммы 13 % НДФЛ.

Образец договора на транспортные услуги гсм за счет заказчика

Внимание

Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции только подтверждает факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не подтверждает факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист. Таким образом, учитывая вышеизложенное, помимо договора и документов, подтверждающих факт оказания услуг по договору перевозки, для подтверждения именно расходов на ГСМ, произведенных в рамках исполнения обязательств по договору перевозки, необходимо, чтобы водители исполнителя оформляли путевые листы.

Исполнитель, в свою очередь, должен передавать надлежащим образом заверенные копии путевых листов заказчику в качестве подтверждения израсходованного бензина на исполнение договора перевозки (т. е.

Первичная учетная документация, подтверждающая расход гсм

Ведь по закону оплата ГСМ при использовании личного транспорта, как и компенсация других расходов, возможна только при наличии производственной необходимости. Ежемесячно сотрудник сдает отчет о своих поездках, где указывает:

• дату поездки;
• время выезда и возвращения;
• пункт назначения;
• цель поездки.

Кроме того, этот документ в обязательном порядке должен содержать дату составления и подпись сотрудника. Плюсы и минусы дополнительного соглашения Компенсация затрат работника в рамках трудового договора выгодна прежде всего работодателю.
Ведь всегда можно ограничить ее размером, предусмотренным постановлением Правительства № 92 от 08.02.2002 года: 1200 рублей – для автомобилей с объемом двигателя менее 2000 см3 и 1500 рублей – для автомобилей с объемом двигателя более 2000 см3.

К отношениям сторон по смешанному договору применяются в соответствующих частях правила о договорах, элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора (п.п. 1-3 ст. 421 ГК РФ). Правовые отношения сторон по договору возмездного оказания услуг регулируются гл. 39 ГК РФ «Возмездное оказание услуг». Однако правила гл. 39 ГК РФ неприменимы к услугам, оказываемым по договору перевозки (п.

2 ст. 779, п. 1 ст. 784 ГК РФ). В частности, по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату (п. 1 ст. 785 ГК РФ). При этом в силу п. 2 ст.

Важно

Для доставки привлекаются сторонние перевозчики. В договорах на оказание транспортных услуг в обязанность организации (заказчика) входит обеспечение ГСМ транспортных средств перевозчиков, используемых для выполнения работ по договору перевозки грузов. ГСМ приобретается работниками организации-заказчика на АЗС за наличный расчет в чеках АЗС выделен НДС. Счета-фактуры на приобретенное топливо отсутствуют. Исполнитель не компенсирует заказчику стоимость приобретенного топлива.

При этом стоимость услуг исполнителя в договоре на оказание транспортных услуг установлена с учетом того, что расходы на ГСМ несет заказчик. Рассмотрев вопрос мы пришли к следующему выводу: Вопрос о принятии к вычету НДС при приобретении организацией за наличный расчет ГСМ в случае, когда продавец выдал кассовый чек с выделенной суммой налога, но не представил счет-фактуру, является спорным.
Однако если работник без использования личного транспорта не может выполнять свои обязанности и вынужден пользоваться своей машиной в служебных целях постоянно, эта компенсация не сможет покрыть большую часть фактически понесенных затрат. Разве что только за счет прибыли предприятия. Использовать такую компенсацию для уменьшения налога на прибыль организация сможет только в установленном законом размере, что не покроет и десятой части фактических затрат. Соответственно, такой подход не выгоден ни работнику, ни предприятию.

И все из-за особенностей налогообложения: работник как частное лицо платит слишком большой НДФЛ, а предприятие не может в должной мере оптимизировать налоги. Гораздо выгоднее для обеих сторон заключить договор аренды или оказания транспортных услуг (если предполагается перевозка других пассажиров или грузов).
По нашему мнению, с учетом позиции высших судов и положительной арбитражной практики организация вправе принять к вычету сумму НДС, выделенную в кассовом чеке АЗС по ГСМ, приобретенным для деятельности, облагаемой НДС (в данном случае — оптовой торговли). Однако, учитывая спорность вопроса (несовпадение позиций контролирующих органов и судей), полагаем, что правомерность применения налогового вычета на основании кассового чека АЗС (при отсутствии счета-фактуры) организации, возможно, придется доказывать в судебном порядке. Заметим также, что постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» предусмотрена возможность регистрации в книге покупок только счетов-фактур (п.
2 Раздела II Приложения N 4) или бланков строгой отчетности (п. 18 Раздела II Приложения N 4).

Инфо

Ответ: В случае если по условиям договора перевозки организация (заказчик) передает исполнителю топливную карточку для оплаты ГСМ, которые необходимы исполнителю для оказания услуг по перевозке, то такие расходы на ГСМ организация (заказчик) может учитывать в целях исчисления налога на прибыль. Для подтверждения расходов на ГСМ необходимо оформлять путевые листы. Обоснование: В соответствии со ст. 784 Гражданского кодекса РФ перевозка грузов осуществляется на основании договора перевозки.

Общие условия перевозки определяются транспортными уставами и кодексами, иными законами и издаваемыми в соответствии с ними правилами. Условия перевозки грузов отдельными видами транспорта, а также ответственность сторон по этим перевозкам определяются соглашением сторон, если ГК РФ, транспортными уставами и кодексами, иными законами и издаваемыми в соответствии с ними правилами не установлено иное.

Предпринимателем на автозаправочных станциях, осуществляющих розничную торговлю для населения, приобретался бензин, оплата которого производилась, включая НДС, наличными денежными средствами и подтверждена выданными продавцом кассовыми чеками. Счета-фактуры при этом отсутствовали. Бензин использовался предпринимателем исключительно для операций, признаваемых объектом обложения НДС. Судьи пришли к выводу, что отказ предпринимателю в получении налогового вычета по НДС нельзя признать правомерным и в данном случае следует применять п.

7 ст. 168 НК РФ. Это согласуется с позицией, изложенной в определении КС РФ от 02.10.2003 N 384-О, разъясняющей, что счет-фактура не является единственным документом для предоставления налогоплательщику налоговых вычетов по НДС. Вычеты могут предоставляться и на основании иных документов, подтверждающих уплату данного налога.
Нередко возникают ситуации, когда по производственной необходимости работник вынужден использовать свое имущество. Чаще всего речь идет об использовании машины. Причем работодатель обязан это компенсировать: оплатить горюче-смазочные материалы (ГСМ), амортизацию и другие затраты. Как сделать это максимально эффективно? Законодательная база Не многие вообще понимают, что значит оплата ГСМ и компенсация использования личного транспорта. И работодатели с успехом этим пользуются. Хотя их обязанность компенсировать сотруднику затраты закреплена статьей 188 Трудового кодекса. Однако, как будет видно ниже, ее использование – не лучший вариант. Гораздо больше полезной информации содержат Гражданский и Налоговый кодексы.
Чтобы воспользоваться всеми преимуществами, которые они дают, нужно правильно подойти к вопросу.

Рассмотрим актуальный для многих продавцов горюче-смазочных материалов вопрос. Компания занимается покупкой и последующей реализацией оптом ГСМ. Как учесть доставку топлива за счет продавца.

Существует несколько вариантов доставки топлива за счет продавца.

1. Продавец осуществляет доставку товара до покупателя собственными силами, как собственным автотранспортом (бензовозы), так и арендованными.

При этом, стоимость доставки может входить в стоимость реализованного товара, либо предъявляться покупателю отдельно.

Самый простой вариант учета, при котором стоимость доставки включается в стоимость товара.

В этом случае, доставка товара нигде в документах, передаваемых покупателю, не отражается, в договоре можно указать, что стоимость доставки включена в стоимость товара. В счете-фактуре стоимость доставки отдельной строкой не выделяется. И отдельный счет-фактура на доставку не выставляется. Обязательно нужно оформить путевой лист, в противном случае, налоговые органы могут не принять расходы на бензин.

Дебет 23 Кредит 02, 10, 69, 70, 60– отражены затраты на эксплуатацию транспорта, в том числе стоимость аренды;

Дебет 19 Кредит 60– выделен НДС по услугам аренды;

Дебет 68.2 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС по услугам аренды;

Дебет 90-2 Кредит 23 – списаны расходы на доставку товара;

Дебет 51 Кредит 62– получено от покупателя за проданный товар;

Дебет 60 Кредит 51 – оплачены услуги аренды.

Стоимость доставки предъявляется покупателю сверх стоимости товара.

В этом случае, услуги по доставке товара являются отдельным видом деятельности организации. На перевозку автомобильным транспортом лицензия не требуется. Продавец оформляет отдельный счет-фактуру на услуги по доставке, либо прописывает отдельной строке в общем счете-фактуре.

В бухгалтерском учете данная операция отразиться следующими бухгалтерскими проводками:

Дебет 62 Кредит 90-1– реализованы услуги по доставке покупателю;

Дебет 62 Кредит 90.1– признана выручка по отгруженному покупателю товару;

Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»– начислен НДС с выручки от реализации услуг по доставке;

Дебет 90-3 Кредит 68.2 субсчет «Расчеты по НДС»– начислен НДС с реализованного товара;

Дебет 23 (20, 44) Кредит 10, 02, 70, 69. 60– учтены расходы на доставку;

Дебет 90-2 Кредит 23 (20, 44)– сформирована себестоимость услуг по доставке;

Дебет 90-2 Кредит 41 – списана себестоимость реализованного товара;

Дебет 51 Кредит 62– получено от покупателя за проданный товар и услуги по доставке;

Доходы от оказания услуг по доставке товаров учитывайте в периоде их начисления (п. 1 ст. 271 Налогового кодекса РФ). Расходы, связанные с оказанием услуг по транспортировке, могут быть учтены в том месяце, в котором они фактически произведены (без распределения на остатки незавершенного производства) (подп. 6 п. 1 ст. 254, абз. 6 подп. 3 п. 1 ст. 268, п. 1 ст. 272, п. 2 ст. 318 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 19.03. 2007 № 03-03-06/1/157).

Затраты на доставку товаров покупателю являются косвенными расходами.

2. Продавец осуществляет доставку товара до покупателя силами сторонней транспортной организацией, но за счет покупателя.

В этом случае, продавец заключает с договор с транспортной компанией на доставку , а с покупателем заключает посреднический догово р, например, поручения.

В бухгалтерском учете данная операция отразиться следующими бухгалтерскими проводками:

Дебет 76 Кредит 60– отражены затраты на доставку, возмещаемые покупателем;

Дебет 62 Кредит 90-1– начислено вознаграждение за организацию доставки;

Дебет 90-3 Кредит 68.2 субсчет «Расчеты по НДС»– начислен НДС с вознаграждения;

Дебет 51 Кредит 76– получена компенсация расходов на расчетный счет (в кассу) от клиента;

Дебет 51 Кредит 62– получено вознаграждение за посреднические услуги;

Дебет 60 Кредит 51 – оплачены услуги транспортной компании.

Обратите внимание: с самой транспортной услуги НДС не выделяется на отдельный счет и продавцом не возмещается из бюджета.

В налоговом учете, полученные от заказчика (в нашем случае от покупателя) в связи с выполнением обязанностей по посредническому договору и израсходованные по его поручению, при расчете налога на прибыль не учитываются. (подп. 9 п. 1 ст. 251 и п. 9 ст. 270 Налогового кодекса РФ).

Признание дохода в виде посреднического вознаграждения осуществляется на дату исполнения посредником (поверенным), своих обязанностей по договору (п. 1 ст. 271 Налогового кодекса РФ). Эта дата определяется условиями договора. Например, посредническая услуга может считаться оказанной:

После приемки отгруженной готовой продукции (товаров) покупателем;

После сдачи готовой продукции (товаров) перевозчику;

В момент заключения договора с компанией-перевозчиком.

Подтвердить факт оказания услуг может отчет посредника (ст. 974, 999 и 1008 Гражданского кодекса РФ).

Расходы признавайте в том периоде, к которому они относятся (п. 1 ст. 272 Налогового кодекса РФ). Датой признания расходов - акт выполненных работ.

Поверенный обязан начислить НДС на сумму своего вознаграждения и иные доходы, связанные с выполнением посреднического договора (п. 1 ст. 156 Налогового кодекса РФ). Исключения из этого правила приведены в пункте 2 статьи 156 Налогового кодекса РФ. Ставка НДС для дохода в виде посреднического вознаграждения установлена в размере 18 процентов (п. 3 ст. 164 Налогового кодекса РФ). На вознаграждение по договору транспортной экспедиции НДС начисляйте в том же порядке, что и по посредническим договорам (письмо Минфина России от 30.03.2005 № 03-04-11/69).

Посредник обязан выставить счет-фактуру на сумму своего вознаграждения так же, как и в других случаях реализации услуг, то есть в течение пяти дней с момента их оказания (п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ). Подробнее см. Как оформить счет-фактуру, выставляемый покупателю. Транспортная компания может выставить счет-фактуру по оказанным услугам как непосредственно заказчику (принципалу, доверителю, комитенту), клиенту, так и посреднику (агенту, комиссионеру, поверенному). Если в первом случае от посредника не требуется никаких действий, то во втором он должен перевыставить счет-фактуру заказчику.

Отражение затрат на транспортировку в НУ

В налоговом учете доходом от реализации покупных товаров является выручка (п. 1 ст. 249 Налогового кодекса РФ), который определяется из цены по договору на поставку и включается в налоговую базу в момент реализации товара (п. 3 ст. 271 Налогового кодекса РФ).

Выручку от реализации покупных товаров можно уменьшить на расходы, связанные с реализацией (подп. 4 п. 3 ст. 315 Налогового кодекса РФ). К таким расходам относятся:

Стоимость приобретения реализуемого товара (подп. 3 п. 1 ст. 268 Налогового кодекса РФ);

Расходы по оценке, хранению, обслуживанию и транспортировке реализуемого товара и другие расходы, связанные с реализацией (абз. 6 подп. 3 п. 1 ст. 268 Налогового кодекса РФ).

Признание расходов производится в том периоде, к которому они относятся (п. 1 ст. 272 Налогового кодекса РФ). При этом, дополнительно нужно учитывать группировку расходов на прямые и косвенные (ст. 320 Налогового кодекса РФ).

К прямым расходам относятся:

Стоимость приобретения реализуемого товара;

Транспортные расходы на доставку покупных товаров до склада торговой организации (при условии, что эти расходы не включены в стоимость приобретения).

Прямые расходы можно учесть в налоговой базе только по мере реализации товаров, к которым они относятся. При этом стоимость приобретения реализуемого товара разрешается одним из трех возможных способов: ФИФО, по средней стоимости или по стоимости единицы. Исходя из этого стоимость товаров отгруженных, но не реализованных на конец месяца включать в состав расходов по налогу на прибыль нельзя.

Косвенными признаются все остальные расходы торговой организации (кроме внереализационных, перечень которых определен статьей 265 Налогового кодекса РФ). Например, зарплата сотрудников (с учетом страховых взносов), суммы начисленной амортизации, расходы на упаковку, предпродажную подготовку товаров и т. д. Такие расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль независимо от объема реализованных товаров. Их следует списывать в том месяце, в котором они возникли, по правилам статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Реализация товаров является объектом обложения НДС в общеустановленном порядке.

Согласно Трудовому кодексу РФ, применение личной собственности сотрудника в интересах работодателя подлежит возмещению. Причём объём средств, направленный на покрытие расходов, связанных с обслуживанием и эксплуатацией такого имущества, законодательно не ограничен. К тому же с таких выплат не взимается НДФЛ.

Обоснование необходимости

Нормативными актами установлено, что если служащий привлекает свой автомобиль в рабочий процесс с согласия руководства, то возникающие в этом случае затраты на топливо должны быть восполнены. Объём компенсации оговаривается внутренними документами компании.

Возмещение расходов на использование транспортного средства не зависит от его вида:

• легковой;
• грузовой;
• мотоцикл.

Нередко возникают споры о том, можно ли возвращать суммы, потраченные на эксплуатацию машины, применяемой для выполнения трудовых обязанностей сотрудника, которой он управляет по доверенности. Разъяснения ФНС и сложившаяся судебная практика однозначно указывают, что выплаты в такой ситуации являются правомерными.

Компенсация ГСМ

Организация должна возместить издержки, возникшие при использовании личного транспорта работника для её нужд, если ситуация удовлетворяет ряду условий:

• руководство поставлено в известность;
• сотрудник - собственник автомобиля или имеет доверенность на управление;
• размер компенсации установлен соглашением сторон;
• отношения оформлены в письменном виде;
• затраты подтверждены соответствующими документами;
• имеется обоснование (расчёты и бумаги) того, что машина эксплуатируется в интересах компании.

Кому положено

Покрытие расходов на приобретение бензина, дизельного топлива, масел и других материалов предоставляется владельцу или лицу, имеющему полномочия на вождение либо распоряжение автомобилем. Привлечение сторонней техники для нужд организации с оплатой издержек на её применение может быть узаконено разными способами.

Чаще всего - это компенсация, оформленная в рамках трудового договора, соглашение о безвозмездной эксплуатации, или о найме транспортного средства с экипажем, а также без него.

У каждого варианта есть свои нюансы, важные для обеих сторон. Они связаны с налогообложением, размером выплат, возможностями по использованию имущества.

Оформление

Один из самых очевидных способов возместить расходы на ГСМ - компенсация, установленная руководителем. Её объём и виды затрат, подлежащие возмещению, согласовывают с сотрудником. Кроме топлива, в список могут входить ремонт и амортизация. При необходимости сумма может быть увеличена.

Приведённый вариант имеет как достоинства, так и недостатки:

В этом случае нужно действовать следующим образом:

• согласовываются все детали возмещения;
• составляется ;
• издаётся соответствующий ;
• служащий передаёт в бухгалтерию компании на ежемесячную компенсацию средств, потраченных на обслуживание автомобиля.

Оптимальный порядок покрытия финансовых затрат на эксплуатацию машины сотрудника в интересах организации - это . Гражданский кодекс РФ предлагает альтернативу: нанять транспорт с экипажем или без него. Первый вариант не может быть использован, поскольку в рассматриваемом случае водитель является собственником. Как следствие, у него не получится заключить трудовой контракт с самим собой.

Используя такой способ, можно учесть любые нюансы, например:

• размер арендной платы;
• какая из сторон оплачивает ремонт и заправку;
• возмещение собственнику суммы, потраченной на транспортный налог, или стоимости страхового полиса.

Оформление отношений таким способом, несомненно, выгодно организации и владельцу автомобиля вместе с тем есть отрицательные моменты:

Сделка по аренде предполагает следующий алгоритм:

• согласование с руководством фирмы привлечения собственного транспорта служащего;
• выбор способа возврата средств, использованных на обслуживание машины;
• подписание соглашения;
• переоформление ОСАГО с учётом изменившегося количества лиц, допущенных к управлению;
• составление бумаг, подтверждающих передачу автомобиля организации на оговорённый заранее срок.

Вариант, при котором вознаграждение за предоставление транспортного средства для исполнения служебных обязанностей не предполагается, выгоден, если оно принадлежит, например, учредителю. Впрочем, если необходимо, перечисление денег можно оформить, как материальную помощь сотруднику.

Использование имущества по безвозмездному соглашению увеличивает основу для расчёта налога на прибыль, согласно рыночной стоимости услуги, оказанной бесплатно.

В этом и состоит самый большой минус такого способа. И всё же он дешевле, чем простой возврат денег за ГСМ.

Выплата

Покрытие расходов сотрудника на использование личной собственности в рабочем процессе происходит с периодичностью, указанной в соглашении, подписанном обеими сторонами. Чаще всего - один раз в месяц. Во время отпуска, больничного, командировки возмещение не предусмотрено.

Для получения денег нужно представить ряд документов:

• паспорт транспортного средства;
• свидетельство о регистрации;
• доверенность (если служащий не является владельцем);
• обоснование расходов, например, чеки;
• путевые листы подтверждающие, что автомобиль эксплуатировался для нужд фирмы ().

По последнему пункту нередко возникают споры . Дело в том, что такая бумага предназначена для учёта перемещений транспорта, принадлежащего компании.

Законодательство не регламентирует применение личной собственности в служебных целях и не требует заполнения соответствующей документации.

Суды не настаивают на составлении путёвки лицом, которое не является водителем. Однако письма Минфина на эту тему неоднозначны. Тем, кто не желает использовать такую форму отчётности вполне реально доказать свою правоту в спорах с ФНС. А если отвечать на лишние вопросы инспекторов не хочется, то придётся документально подтверждать служебный характер разъездов.

Налогообложение

Все организации, неважно применяют они общую систему или УСН, возмещение затрат на привлечение личного транспорта сотрудника для исполнения служебных обязанностей относят к расходам.

В случае легкового автомобиля - эта величина ограничивается на законодательном уровне:

Для грузовиков сумма не регламентируется. А при эксплуатации мотоцикла базу налога на прибыль можно уменьшить на 600 рублей. Тип легко определяется с помощью ПТС или свидетельства о регистрации.

На выплаты работнику, в свою очередь, не начисляются:

• НДФЛ (не отражается в соответствующей декларации);
• обязательные взносы в ФСС и ПФР.

Чтобы избежать возникновения налога необходимо передать в организацию бумаги для подтверждения:

• права собственности на транспорт;
• применение машины для нужд компании;
• суммы фактических затрат на эксплуатацию.

Нередко возникает вопрос, обложения доходов физического лица, полученных сверх норматива, установленного для прибыли Правительством РФ. Такой подход не совсем верен. И несколько лет назад ВАС принял решение, что указанные лимиты нельзя применять для определения базы НДФЛ. Следовательно размер возмещения ничем не ограничен.

В случае когда сотрудник управляет автомобилем, который ему не принадлежит, мнения о взимании налога с суммы компенсации разделились. ФНС и Минфин считают, что НДФЛ нужно начислять. В то же время есть несколько судебных решений в пользу освобождения от обязательной выплаты. Однозначного ответа пока не существует.

А вот организация, сможет учесть в составе расходов выплаты, связанные с возмещением затрат на использование транспортного средства, управляемого по доверенности.

Такие действия удовлетворяют нормам НК РФ, при условии, что сотрудник представит следующие бумаги:

• копию технического паспорта;
• путевой лист с учётом служебных поездок.

Расчёт суммы

Размер выплаты определяется по соглашению сторон. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана провести соответствующие вычисления.

Ниже представлен примерный образец:

Периодичность

Работодатель исполняет обязательства, связанные с расходами подчинённого на применение собственного автотранспорта для служебной необходимости, ежемесячно.

Затраты на ГСМ в текущем периоде покрываются до его окончания.

Все сроки должны быть согласованы обеими сторонами и оформлены в письменном виде.

Таким образом, для восполнения расходов, связанных с эксплуатацией машины, которая находится в собственности или управляется по письменному уполномочию, нужно придерживаться простого алгоритма:

• поставить в известность руководителя компании о желании привлечь своё имущество для выполнения служебных функций;
• выбрать способ оформления отношений (договор аренды самый выгодный);
• представить все бумаги для подтверждения правомерности распоряжения автомобилем;
• написать заявление в бухгалтерию;
• своевременно и аккуратно передавать чеки и другие бумаги для отчёта о потраченных средствах;
• составлять путевые листы, в которых показываются все передвижения по заданию компании;
• помнить, что издержки не возмещаются в период отпуска, больничного, командировки и в нерабочее время;
• получать компенсацию ежемесячно на зарплатную карту или наличными деньгами в кассе;
• выплата не включается в базу налога на доходы физических лиц и не вносится в соответствующую декларацию, за исключением арендной платы по договору;
• страховые взносы не перечисляются;
• компания имеет возможность минимизировать налогооблагаемую прибыль за счёт затрат, связанных с наймом транспорта, приобретением топлива, осуществлением текущего ремонта и техобслуживания.

Негласно компенсация ГСМ помимо экономической справедливости, носит ещё и характер мотивационной выплаты. Компании, которые в полном размере и без задержек выплачивают вышеуказанное возмещение, находятся на более высоких позициях в рейтинге работодателей.

Когда входной НДС можно принять к вычету, как отразить приобретение ГСМ по топливным картам, как списывать ГСМ, порядок заполнения путевых листов разъяснит статья.

Вопрос: Наша организация занимается оптовой торговлей и находится на общей системе налогообложения. По договору с покупателями мы обязаны доставить товар. Для доставки привлекаются сторонние перевозчики (ИП). В договорах на оказание транспортных услуг в обязанность нашей организации (заказчика) входит обеспечение ГСМ транспортных средств перевозчиков, используемых для выполнения работ по договору перевозки грузов. Для этих целей заключен договор на приобретение ГСМ посредством топливных карт. (Топливные карты передаются водителям перевозчика). Можем ли мы как заказчик автотранспортных услуг возмещать НДС по ГСМ, израсходованным перевозчиками? Какие документы нам необходимо затребовать от перевозчика? Каким образом списывать ГСМ (на основании каких документов)? Не будет ли данная ситуация рассматриваться, как реализация топлива? Тогда ведь придется выставлять счет-фактуру перевозчику и платить НДС.

1.НДС можно принять к вычету, если соблюдаются все необходимые для этого условия:

НДС по приобретенным ГСМ предъявлен поставщиком;

ГСМ приобретены для облагаемых НДС операций;

ГСМ приняты на учет;

Поставщик выставил правильно оформленный счет-фактуру.

2.С перевозчиком необходимо оформлять и требовать от него подтверждающие документы:

Договор с перевозчиком на оказание услуг по перевозке груза;

Накладные на отпуск материалов на сторону, например по форме М-15, оформленные заказчиком транспортных услуг и подтверждающих передачу ГСМ перевозчику;

Транспортная накладная, товарно-транспортная накладная, подтверждающие оказание услуг по перевозке груза;

Копии путевых листов перевозчика, в которых зафиксированы показатели работы транспортного средства.

3. Стоимость ГСМ может быть учтена в расходах для целей налогообложения прибыли.

Для подтверждения факта расходования ГСМ на перевозку помимо документов на приобретение необходимы копии путевых листов перевозчика, на основании которых вы можете списывать ГСМ в расходы.

4.В данном случае факта реализации ГСМ с вашей стороны перевозчику не возникает. Вы обеспечиваете перевозчика ГСМ, согласно условиям договора с ним на оказание транспортных услуг. Вы как Заказчик приобретаете ГСМ и передаете его перевозчику для оказания услуг. Законодательство, а именно ст. 421 ГК РФ, позволяет заключить договор оказания транспортных услуг с использованием ГСМ заказчика.

Когда входной НДС можно принять к вычету

Кто может воспользоваться вычетом НДС

Воспользоваться вычетом смогут только те организации и предприниматели, которые применяют общую систему налогообложения и не освобождены от обязанностей налогоплательщиков , связанных с уплатой НДС. В остальных случаях входной НДС к вычету принять нельзя. Такие суммы разрешено включать в стоимость приобретенных товаров, работ, услуг и имущественных прав или же учитывать в расходах отдельно (п. 2 ст. 170 , подп. 8 п. 1 ст. 346.16 , подп. 8 п. 2 ст. 346.5 НК).

Как отразить приобретение ГСМ по топливным картам

Как подтвердить расход ГСМ

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Типовые формы путевых листов, которые применяют при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены .

Порядок заполнения путевых листов приведен в разделе 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 , и в разделе 3 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152 . Эти правила требуют заполнить реквизиты, которых нет в унифицированных формах путевых листов:

дата и время предрейсового и послерейсового медосмотров водителя. Проставляет медработник, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О. или соответствующим штампом;

дата и время предрейсового контроля автомобиля. Проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О.

Расчет количества топлива

По данным путевого листа рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:

Списание топлива

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО , по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).

При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3 - списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

ОСНО

В зависимости от характера использования транспорта расходы на ГСМ включите в состав:

материальных расходов (при оказании автотранспортных услуг) ( , письмо УФНС России по г. Москве от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253);

прочих расходов, связанных с производством и реализацией (при использовании автотранспорта для нужд организации) (подп. и п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 , подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если НДС включен в цену и выделен в расчетных документах отдельной строкой, то сумму этого налога следует исключить (п. 1 ст. 170 НК РФ). НДС на основании счета-фактуры можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ относятся к материальным расходам, списывайте их с учетом метода оценки материалов , который применяет организация (п. 8 ст. 254 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ относятся к прочим расходам, списывайте их по фактической стоимости приобретения (без НДС) (подп. 11 п. 1 ст. 264 , п. 1 ст. 170 НК РФ).

О применении норм расхода ГСМ при расчете налога на прибыль см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные .

Ситуация: когда в состав расходов для расчета налога на прибыль можно включить стоимость ГСМ, приобретенных по топливной карте

Организация Заказчик заключила договор на транспортные услуги с транспортной компанией, по условиям договора ГСМ за счет заказчика. Правомерность признания в расходах затрат на ГСМ, не имея техники.

Вопрос: Организация Заказчик заключила договор на транспортные услуги с транспортной компанией. Исполнитель оказывает услуги на спецавтотехнике. ГСМ за счет заказчика.1 Правомерно ли организация - заказчик спишет на расходы ГСМ, не имея спецтехнику и, соответственно, нормы списания ГСМ?2 Можно ли оформить ГСМ как давальческое сырье?3. Возможна ли переквалификация договора на транспортные услуги в договор аренды транспортных средств с экипажем? Какие при этом могут быть правовые последствия?

Ответ:
Условиями договора (в описанной Вами ситуации это может быть и Договор на оказание транспортных услуг, и Договор по аренде автомобиля с экипажем) может быть предусмотрено, что расходы по ГСМ несет заказчик услуг.

В таком случае израсходованные ГСМ возможно рассматривать как давальческие материалы. То есть, по факту их расходования исполнитель должен представить заказчику Отчет об израсходованных материалах. А также, так как ГСМ расходовались на проведение определенных перевозочных работ, затраты по ним должны быть подтверждены путевыми листами, копии которых по факту выполнения услуг перевозки исполнитель предъявляет заказчику.

Следовательно, на основании условия в договоре и оформленных вышеуказанных документов, заказчик сможет учесть затраты на приобретение ГСМ в составе налоговых расходов.

Обоснование

Налоговые последствия разных вариантов компенсации расходов заказчика или исполнителя

Чтобы подстраховать себя от повышения цен на материалы, исполнители нередко настаивают, чтобы заказчик возместил им расходы сверх суммы вознаграждения. Однако это не самый выгодный вариант для обеих сторон

На практике к возмещаемым расходам исполнителя или подрядчика относят расходы на наем жилья, проезд, сборы за услуги аэропортов, оплату материалов, услуг субподрядчиков и т. д. Заказчик вправе самостоятельно определить наиболее выгодный для него вариант оплаты таких услуг исполнителю, к примеру:

в общую цену договора может входить как вознаграждение исполнителя, так и компенсация его затрат;

помимо оплаты стоимости работ или услуг заказчик может отдельно компенсировать расходы исполнителя;

заказчик может напрямую оплачивать третьим лицам расходы, понесенные исполнителем.

В зависимости от выбранного варианта различаются налоговые последствия для обеих сторон.

Вариант второй — помимо вознаграждения исполнителя заказчик компенсирует сумму затрат

Этот вариант достаточно рискованный для обеих сторон в силу того, что возникают спорные моменты по налогу на прибыль и НДС.

Неясность по налогу на прибыль у исполнителя. В этом случае у исполнителя доходом может быть признана только сумма вознаграждения. При получении компенсации затрат, подтвержденных документально, он не получает никакой экономической выгоды, что согласно статье 41 НК РФ является обязательным признаком дохода. Соответственно суммы возмещенных расходов также не признаются в налоговом учете исполнителя.

Однако контролирующие ведомства могут выступить против такого порядка учета. В довольно давних разъяснениях они указывают, что исполнитель должен определять доход от сделки с учетом всех поступлений от заказчика (письма Минфина России от 04.08.05 № 03-03-04/2/41 и УФНС России по г. Москве от 19.12.07 № 20-12/121656). Вместе с тем в случае признания дохода он сможет признать и соответствующие расходы, которые ему компенсирует заказчик. В этом случае налоговая база будет той же.

Плюс в возможности признать расходы заказчиком. У него обе суммы (и вознаграждение, и компенсация затрат) признаются в составе затрат в общем порядке (см. врезку ниже). Однако в интересах заказчика необходимо предусмотреть обязанность исполнителя приложить заверенные подписью и печатью подрядчика копии первичных документов. Имея на руках копии расходных документов, заказчик может признать суммы возмещения как прочие расходы (постановления ФАС Западно-Сибирского от 18.08.09 № Ф04-4093/2009(12642-А67-39) и Московского от 13.08.08 № КА-А40/7595-08 округов).

Причем в договоре следует определить, какой конкретно документ (название, содержание, форма) оформляется исполнителем для предъявления суммы возмещаемых расходов заказчику. Это может быть отдельный документ в виде отчета о предъявляемых к возмещению расходах (постановление ФАС Северо-Западного округа от 28.07.08 № А42-6681/2005). Или же данные об осуществленных расходах могут быть указаны в справках о стоимости выполненных работ и затрат, счетах-фактурах, актах приемки выполненных работ (постановление ФАС Уральского округа от 30.04.09 № Ф09-2594/09-С3 , оставленное в силе определением ВАС РФ от 31.07.09 № ВАС-9188/09).

Кроме того, стороны должны четко прописывать наименование возмещаемых затрат. К примеру, часто заказчик в своем налоговом учете отражает командировочные расходы по сотрудникам организации-исполнителя. При таком оформлении в признании затрат будет отказано, так как юрлицо имеет право направлять в командировки только своих работников (письмо Минфина России от 16.10.07 № 03-03-06/1/723 и постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 20.01.11 № А03-3375/2010).

В этом случае безопаснее отражать затраты как возмещение командировочных расходов организации-исполнителя по проезду его сотрудников к месту выполнения работ (постановления ФАС Московского от 08.10.10 № А40-96191/09-108-586 и Поволжского от 20.11.07 № А55-19546/2006 округов).

Вариант третий — заказчик напрямую оплачивает третьим лицам расходы, понесенные подрядчиком

При данном варианте возможны те же претензии налоговиков, которые перечислены при рассмотрении второго варианта возмещения расходов. Ведь, по сути, в этой ситуации затраты также являются расходами подрядчика или исполнителя.

Отличия возникают, если в отношении работ такой вариант признается давальческой переработкой. В этом случае заказчик, получив право собственности на изготовленную продукцию, возмещает подрядной организации стоимость работ.

Плюс в возможности принятия к вычету НДС. Заказчик самостоятельно приобретает материалы для подрядчика и получает от продавца счет-фактуру. Соответственно при давальческой переработке у него не возникает проблем с вычетом НДС.

Плюс в том, что право собственности остается у заказчика. Право собственности на приобретенные материалы, которые предоставляет заказчик, не переходит к подрядчику. Стоимость материалов не является частью цены переработки и не относится к расходам подрядчика.

Плюс в признании затрат по налогу на прибыль. Заказчику проще учесть затраты в целях исчисления налога на прибыль. Так как расходные документы на покупку материалов будут на руках у заказчика, он сможет признать суммы возмещения как прочие расходы (постановления ФАС