Инвентаризация сохранность бухгалтерской документации проверка. Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

"Советник бухгалтера", 2011, N 4

Продолжая разговор о формировании учетной политики, рассмотрим еще два важных вопроса, которые должны быть урегулированы в организационно-техническом разделе: тонкости постановки рационального документооборота и регламентации процедуры проведения инвентаризации.

Общие требования к первичному учету и бухгалтерским документам

Поскольку бухгалтерский учет призван осуществлять сплошное и непрерывное наблюдение за разнообразными хозяйственными операциями организации, нужно уделить особое внимание регламентации процедур на этапе сбора информации о совершенных операциях, то есть первичному учету . Ведь именно он является основным "поставщиком" информации для всех видов хозяйственного учета, для анализа деятельности предприятия, для осуществления контрольно-ревизионной работы и аудиторских проверок, для планирования и прогнозирования деятельности предприятия.

Способы первичного наблюдения включены согласно п. 2 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" (утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106) в состав совокупности способов ведения бухгалтерского учета, составляющих учетную политику организации, наряду со стоимостным измерением, текущей группировкой и итоговым обобщением фактов хозяйственной деятельности.

Первичный учет составляет основу последующей обработки исходной информации и процесса управления. По оценкам, затраты на него, как правило, составляют 40 - 60% общих затрат на обработку информации.

На стадии первичного учета первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие в кассе, на складах, в цехах и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Документ (от лат. documentum - "доказательство") - это письменное доказательство, свидетельствующее о происходящем факте. Он является подтверждением правомерности и законности совершения хозяйственной операции, ее законченности и хозяйственной целесообразности.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Обязательное оформление всех хозяйственных операций первичными документами является отличительной чертой бухгалтерского учета.

Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции, является свидетельством происшедших фактов, подтверждает юридическую силу произведенной операции и устанавливает ответственность исполнителей за выполненные ими операции.

Именно документирование создает основу для контроля за сохранностью собственности, поскольку документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности, и способствует укреплению законности операций.

Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это невозможно - непосредственно после совершения операции. На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах (счетах, журналах).

О видах первичных документов

Обратите особое внимание на то, что основанием для бухгалтерских записей могут служить только оправдательные или комбинированные учетные документы, но никак не распорядительные документы. Поясним подробнее.

Распорядительные документы, как следует из их названия, это документы, в которых содержатся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц о выполнении операций. Это, например, приказы о приеме на работу и увольнении с работы, об отпуске, платежные поручения и другие. Такие документы не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции. Именно потому они сами по себе не могут быть основанием для отражения операций в учете. Ведь если, например, директор приказал направить работника в командировку и выдать ему командировочные, это еще не означает, что для бухгалтера это будет основанием для отражения данной операции в учете. Или если организация подала в банк платежное поручение на перечисление денег поставщику, это еще не значит, что банк тут же его исполнил - движение (выбытие) денег по расчетному счету могло быть фактически осуществлено и на следующий день, а в случае нехватки денег на счете на момент поступления платежного поручения - спустя несколько дней (когда средств на счете будет достаточно).

Еще раз подчеркнем: основанием для отражения операций в учете являются оправдательные (исполнительные) документы . Именно они удостоверяют факт совершения хозяйственных операций для целей бухгалтерского учета. Например , это могут быть приходные ордера, накладные, акты приемки товарно-материальных ценностей, акты о приеме-передаче основных средств и многие другие документы. Они составляются в момент совершения операции и подписываются лицами, ответственными за выполнение операций и за правильность их оформления в документах.

В некоторых случаях - например, когда для отражения той или иной операции нет унифицированных форм документов или когда бухгалтеру нужно обобщить ряд оправдательных и распорядительных документов для подготовки учетных записей - работники бухгалтерии составляют документы бухгалтерского оформления . Такие документы обычно составляются на основании ранее оформленных оправдательных или распорядительных документов для отражения операций в регистрах, поэтому в этих документах может не быть распоряжений на проведение операций или подтверждения факта их совершения. Примерами таких документов могут служить расчеты сумм претензий по искам, расчет амортизации основных средств и нематериальных активов, расчет товарных потерь и т.д. Кроме того, к документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки , которые составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях, и т.д.

На практике нередко встречаются также комбинированные документы, одновременно являющиеся и распорядительными, и исполнительными. Например , приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия, авансовые отчеты и т.д. В них одновременно отражается и распоряжение на совершение операции (например, когда директор подписывает заголовочную часть расчетно-платежной ведомости, приказывая тем самым выплатить зарплату работникам по данной ведомости), и фактическое исполнение данной операции (когда работники расписываются в ведомости по мере получения зарплаты). Использование комбинированных документов позволяет уменьшить количество документов и снизить вероятность ошибок и описок в документах.

О формах первичных документов

Первичные учетные документы принимаются к учету только в том случае, если они составлены по установленной форме.

В соответствии с п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" при формировании и утверждении учетной политики должны быть утверждены в том числе и формы первичных учетных документов, а также регистров бухгалтерского учета и документов для внутренней бухгалтерской отчетности.

Однако это не означает, что каждая организация вправе самостоятельно разрабатывать все формы первичных документов, которые она планирует применять. Ведь согласно п. 3 ст. 6 и п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ составлять первичные учетные документы нужно по типовым (унифицированным) формам первичной учетной документации.

Иными словами, для оформления большинства хозяйственных операций существуют унифицированные формы, обязательные к применению всеми организациями. И если существует унифицированная форма, организации обязаны применять именно ее и не имеют право самостоятельно разрабатывать альтернативную форму взамен унифицированной.

Впрочем, в некоторых случаях выбор все-таки есть - бывает, что одна и та же операция может быть оформлена одним из нескольких видов унифицированных первичных документов, и организация может самостоятельно решить, какую именно форму использовать. Например , отпуск материалов со склада в производственный цех может оформляться либо требованием-накладной, либо лимитно-заборной картой.

Такой выбор должен быть зафиксирован в учетной политике. Иными словами, имеет смысл предусмотреть в ней - по тексту или в качестве отдельного приложения - конкретный перечень первичных документов, для которых установлены унифицированные формы, которые будут применяться в данной организации с учетом специфики ее деятельности.

И лишь в случае, если альбомами унифицированных документов не предусмотрены формы документов для отражения каких-то операций, организация получает право самостоятельно разработать бланк (форму) такого документа.

Например , нет унифицированной формы акта приемки-передачи нематериальных активов, в то время как существующая форма НМА-1 "Карточка учета нематериальных активов" (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а) является скорее регистром аналитического учета, чем первичным оправдательным документом. Значит, организация, которая имеет на балансе нематериальные активы (или, по крайней мере, планирует их создавать или приобретать), должна самостоятельно разработать собственную форму Акта о приеме-передаче нематериального актива, в котором будут, в частности, фиксироваться первоначальная стоимость и срок полезного использования объекта - та информация, которая необходима и в бухгалтерском, и в налоговом учете для подтверждения обоснованности начисления амортизации по объекту. При этом за основу можно взять унифицированные формы Актов о приеме-передаче основных средств (например, форму ОС-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7), соответственно, модифицировав их показатели.

При разработке собственных форм необходимо проследить, чтобы в ней содержались все обязательные реквизиты, а именно:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Обратите внимание, что печать не является обязательным реквизитом. Поэтому на многих документах, используемых бухгалтером, печать не ставится. Однако существуют и такие документы, на которые печать ставится в обязательном порядке, например счета-фактуры, доверенности и т.д.

Для документов, формы которых организация разрабатывает самостоятельно, необходимо не только указать в учетной политике наименования (перечень) таких документов, но и привести в приложениях к учетной политике образцы (бланки) этих форм. Более того, желательно также включить в приложения и указания (рекомендации) по заполнению таких собственных форм. Это особенно актуально для крупных организаций, чтобы обеспечить единообразие оформления первичных документов всеми сотрудниками (в том числе сотрудниками удаленных подразделений, филиалов и т.д.).

Основные требования к составлению первичных документов

Бухгалтерская документация должна отвечать следующим требованиям:

1) быть точной (соответствовать фактически произведенным операциям по их характеру, количественному и денежному выражению);

2) быть простой и ясной, понятной не только работникам бухгалтерии, но и пользователям (работникам налоговой инспекции, банков, менеджерам, учредителям и т.д.);

3) быть своевременно оформленной и ориентированной на обработку в условиях автоматизации учетного процесса;

4) быть качественной и эффективной (формироваться с наименьшими затратами труда и времени).

Исходя из этих требований, можно сформулировать основные правила составления первичных учетных документов :

1. Документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день на основании Z-отчета ККМ (информации о пробитых за день кассовых чеках).

2. Документы должны составляться в соответствии с унифицированными формами документов, а если унифицированной формы не существует, организация обязана самостоятельно разработать форму документа, включающую все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом о бухгалтерском учете.

3. Первичные документы необходимо составлять на бланках установленной формы в необходимом количестве экземпляров с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, свободные строки обязательно прочеркиваются.

4. Записи в документах должны быть сделаны чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах, то есть таким способом, который оставляет четкий нестирающийся след, что должно обеспечить сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Использовать для записей в документе простой карандаш запрещается.

5. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации; в последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

6. Текст документа должен быть конкретным, четким, не допускающим возможности двойного чтения. Документы необходимо оформлять аккуратно, текст и цифры писать четко и разборчиво, итоговые данные следует указывать цифрами и прописью (с заглавной буквы).

7. Если в документе была допущена ошибка, ее исправляют корректурным способом - неправильно записанные текст или цифры зачеркивают одной чертой так, чтобы можно было прочитать написанное, и надписывают сверху правильный текст или сумму, затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ (то есть указывают, что и на сколько было исправлено цифрами и прописью).

8. В кассовых и банковских документах исправления делать не разрешается. В случае если такой документ испорчен, его перечеркивают крест-накрест, прилагают к вновь выписанному документу и хранят как неиспорченный документ, чтобы можно было доказать обоснованно пропущенный номер документа (например, испорченный чек перечеркивают крест-накрест и оставляют в чековой книжке, а затем выписывают новый (следующий) чек).

9. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

10. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

О праве подписи документов

Согласно п. 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть утвержден руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, в обязательном порядке подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Логично включить такой перечень в состав учетной политики фирмы. Хотя формально не запрещено издать отдельный приказ об утверждении этого перечня.

При разработке такого перечня, конечно же, следует указывать наименования должностей лиц, имеющих право подписи первичных документов, а не Ф.И.О. конкретных сотрудников, ведь работники могут меняться (кто-то увольняется, кто-то идет на повышение и т.д.), а штатное расписание является более стабильным.

График документооборота

Полноту и своевременность получения информации обеспечивает четкая организация документооборота - прохождения (движения) документа от момента составления или поступления от других организаций и лиц до сдачи на хранение в архив.

В п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" предусмотрено, что частью учетной политики должна стать регламентация правил документооборота и технологии обработки учетной информации.

На практике это требование реализуется путем составления и включения в состав учетной политики графика документооборота - обычно в качестве приложения, оформляемого в табличной форме. Значит, график документооборота разрабатывается главным бухгалтером, а утверждается и вводится в действие приказом руководителя.

В соответствии с действующим законодательством требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации, а не только для сотрудников бухгалтерии. Поэтому необходимо предусмотреть, чтобы каждый исполнитель, то есть каждый сотрудник, который по долгу службы должен будет иметь дело с теми или иными первичными документами, получал выписку из графика документооборота. Удобнее вручать ее сотруднику при приеме на работу (или переводе на новую должность) вместе с должностной инструкцией, в которой, кстати, тоже следует прописывать, что в обязанности сотрудника входит соблюдение правил (графика) документооборота. Тогда у работника не будет оснований оправдываться тем, что он не имел представления о требованиях к его участию в документообороте.

В графике документооборота указываются наименования документов, перечень исполнителей, сроки поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников, сроки обработки документов и т.д. Например , график документооборота может иметь такой вид:

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Наименование документа

Количество экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок исполнения

Требование- накладная

2

Цех

ОМТС, бухгалтерия

Склад

Ежедневно

Бухгалтерия

1 экз. - цех, 2 экз. - склад

При отчете

Ежедневно

Бухгалтерия

Ежедневно

Бухгалтерия

По истечении квартала

При составлении графика следует соблюдать следующие принципы :

• в график не включается прохождение документа по инстанции, где документ только визируется;
• время продвижения документа от одного исполнителя к другому должно быть по возможности равномерным;
• объем обработки документов каждому исполнителю должен даваться в соответствии с его способностями и знаниями;
• необходимо планировать обработку документа в один рабочий прием, так как многократное возвращение к одному и тому же документу приводит к ошибкам.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации учета, специфики работы, величины предприятия, степени компьютеризации учетных работ и т.д.

Однако для всех документов существуют общие этапы движения :

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту их сдачи;

3) проверка принятых документов (по форме, по содержанию, арифметическая);

4) обработка документов (группировка, контировка, запись сумм в учетные регистры);

5) сдача документов в архив на хранение после составления учетных регистров и форм отчетности.

Инвентаризация в учетной политике

В организационно-техническом разделе учетной политики нужно также прописать вопросы, связанные с организацией и проведением инвентаризаций.

Ведь согласно п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" в рамках учетной политики подлежит утверждению и порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.

Важность этого метода бухгалтерского учета объясняется тем, что даже если учетные данные полностью соответствуют содержанию первичных учетных документов, это не всегда означает, что при документировании фактов хозяйственной деятельности и их отражении в учете в бухгалтерском учете не было допущено нарушений. Фактически имеющееся у организации имущество (активы) может не соответствовать данным бухгалтерского учета в силу ряда причин:

• материальные ценности могут быть подвергнуты естественным природным воздействиям, вследствие чего их количество и стоимость может существенно уменьшиться (естественная убыль);
• возможны прямые злоупотребления при учете (хищения, обвесы и т.д.);
• возможны ошибки в учетных записях, в том числе при оприходовании ценностей;
• и так далее.

Поэтому в целях обеспечения полноты и достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности все организации должны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

По сути, инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности. Она способствует реализации контрольной функции бухгалтерского учета, позволяя выявлять случаи необоснованного уменьшения капитала, вложенного в различные виды имущества.

Порядок проведения инвентаризаций регламентируется следующими нормативными актами:

1) Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";

2) Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н;

3) Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• проверка полноты отражения в учете обязательств.

Конечно, нет необходимости дублировать в своей учетной политике требования вышеупомянутых нормативных документов. По общему правилу в учетной политике надо отражать только те вопросы, в отношении которых нормативными актами предусмотрена возможность выбора из нескольких вариантов либо вообще не регламентированы процедуры учета.

А вот количество инвентаризаций в отчетном году, даты (сроки) их проведения, а также перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются именно руководством организации, в рамках учетной политики.

В соответствии с Федеральным законом о бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета проведение инвентаризаций обязательно в следующих случаях :

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года (инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет);
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Министерства финансов РФ;
• а при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Выбора, проводить или не проводить инвентаризацию в таких случаях, у организации нет. Однако и тут существует некоторый простор для творчества - например, имеет смысл разработать четкий план-график проведения ежегодных инвентаризаций, чтобы не делать их аврально под конец декабря текущего года или вообще задним числом, а осуществлять их планомерно в течение всего четвертого квартала. Это позволит обеспечить более высокое качество проведения инвентаризаций и достоверность их результатов, а также даст бухгалтеру время спокойно и планомерно урегулировать выявленные расхождения до начала напряженного "бухгалтерского сезона", когда у него будет масса работы по закрытию года и подготовке годовой отчетности.

В организационном разделе учетной политики нужно также предусмотреть не только плановые инвентаризации (как обязательные, так и проводимые по решению руководства), но и внезапные инвентаризации. Ведь именно они позволяют выявлять факты злоупотреблений и недобросовестности со стороны материально ответственных лиц (МОЛ). Конечно, в отношении внезапных инвентаризаций нет смысла прописывать в учетной политике конкретные даты или сроки их проведения (например, каждый третий вторник месяца), ведь тогда МОЛ-нарушители смогут заранее готовиться к проверкам и скрывать свои нарушения.

Для внезапных инвентаризаций логичнее установить минимальную периодичность их проведения - скажем, прописать, что инвентаризационная комиссия должна проводить внезапную инвентаризацию кассы не реже одного раза в две недели.

Кстати, о комиссиях. По правилам для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия , в состав которой включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.), могут также включаться представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии . При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав комиссий утверждается руководителем организации. В частности, персональный состав рабочей инвентаризационной комиссии фиксируется в приказе (постановлении, распоряжении) о проведении инвентаризации, унифицированной формы N ИНВ-22 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88), который следует регистрировать в Книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Однако имеет смысл и в учетной политике зафиксировать или, по крайней мере, прописать правила формирования состава постоянно действующей инвентаризационной комиссии (с указанием должностей, без Ф.И.О. конкретных работников, занимающих эти должности на момент утверждения учетной политики).

Н.Н.Шишкоедова

Консультант-эксперт

Издательского Дома "Советник бухгалтера"

В каждой организации в обязательном порядке нужно производить периодические проверки материальных активов и различных обязательств, то есть фиксацию наличия и анализ состояния. Количество по факту, ценность и состояние материальных активов должно соответствовать цифрам, занесенным в бухгалтерские бумаги. Инвентаризация имущественных фондов, товаров, других активов является непременной процедурой для всех владельцев бизнеса.

По каким правилам проводится эта операция, и какие нюансы характерны для ее документального оформления, мы расскажем ниже.

Инвентаризация и ее объективная важность

Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией .

Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:

• естественные воздействия на определенные материальные ценности, могущие повлиять на изменение их количества, веса, объема, остаточной ценности (усушка, потери при транспортировке, порча вследствие хранения, испарение и т.п.);
• выявление злоупотреблений учета материальных ресурсов (неправильные замеры, допущение обвесов, совершение хищений и т.п.);
• проблемы, возникшие при внесении записей в бухгалтерскую документацию (описки, ошибки, помарки, исправления, неточности и другие двусмысленности).

Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого предприятия.

Практические функции инвентаризации

1. Она позволяет объективно оценить соблюдение условий складского хранения товаров.
2. По ней можно объективно судить о порядке ведения первичной и учетной документации.
3. Отражает практику ведения складского хозяйства.
4. Свидетельствует о степени полноты и достоверности бухучета.
5. Профилактика правонарушений и злоупотреблений.

Обязаны проводить по закону

Обязательность этой процедуры утверждена федеральным законодательством нашей страны. Предпринимателей обязывают регулярно инвентаризировать собственное, хранимое или арендованное имущество и свои финансовые обязательства два нормативных документа:

• Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Министерства финансов России от 13 июня 1995 г. № 49).

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

• при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
• если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
• когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
• в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
• при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
• после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий - аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
• при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Кто устанавливает порядок процедуры?

Кроме требований закона, изложенных в Методических рекомендациях, все остальные нюансы инвентаризации остаются в ведении руководства организации. Естественно, их необходимо зафиксировать в локальной документации предприятия. Дирекции нужно прояснить следующие вопросы:

• какое количество инвентаризаций нужно проводить в течение рабочего года;
• в какое именно время это следует осуществлять;
• перечисление видов активов, подлежащих проверке;
• назначение главы и членов инвентаризационной комиссии;
• возможности выборочной (внезапной) инвентаризации.

Что именно проверяется

В зависимости от того, какие именно активы входят в перечень для инвентаризации, различают ту или иную ее форму:

• сплошная инвентаризация - весь имущественный фонд, отвечающий правам собственности фирмы, арендованные и/или взятые на ответственное хранение материальные ценности, плюс возможные неучтенные активы и предпринимательские обязательства;
• выборочная (внезапная) инвентаризация - переучету подвержена означенная доля имущества (например, только активы в ведении конкретного лица, несущего материальную ответственность, либо объединенные территориально).

Объектами инвентаризирования в том или ином сочетании признаются такие группы материальных ценностей и коммерческих обязательств.

1. Основные средства фирмы.
2. Товары.
3. Нематериальное имущество.
4. Денежные инвестиции.
5. Незаконченное производство.
6. Планируемые траты.
7. Наличность, ценные документы, бланки строгой отчетности.
8. Расчеты.
9. Резервы.
10. Животные, насаждения, посевной материал и т.п. (в соответствующей сфере предпринимательства).

Орган, осуществляющий проверку и учет

Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:

• профилактические меры, направленные на сохранение материальных активов;
• участие в разрешении проблем, касающихся управления вопросами хранения и возможной порчи имущественных фондов;
• контроль документального сопровождения динамики материальных ценностей;
• обеспечение процесса инвентаризации во всех ее аспектах (инструктаж членов комиссии, осуществление самой проверки, подготовка соответствующей документации);
• оформление следствий инвентаризации.

Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (). В него можно включить:

• административных работников;
• сотрудников-бухгалтеров;
• внутренних аудиторов или независимых экспертов;
• представителей любой специальности, работающих на предприятии.

Если объемы имущественных активов небольшие, то функцию инвентаризационной комиссии допускается возложить на ревизионную комиссию, в случаях, когда она действует на предприятии.

ВАЖНО! Если при фактической проверке зафиксировано неприсутствие даже одного члена комиссии, то инвентаризация не признается действительной.

Инвентаризация на предприятии шаг за шагом

Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.

1. Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно предпринять ряд обязательных мероприятий:
   • оформление руководителем приказа о проведении инвентаризации на предприятии;
   • контроль готовности инвентаризационной комиссии (или ее первичное назначение, если инвентаризацию проводят в первый раз);
   • установление дат проверки;
   • утверждение перечня инвентаризируемых фондов;
   • вручение инвентаризационной комиссии самых свежих данных, касающихся учета имущественных активов, в форме расписок от лиц с материальной ответственностью.
2. Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии в полном составе проверяют (замеряют, выявляют, анализируют) фактическое наличие, количественное выражение, положение имущественных ценностей и/или коммерческих договоренностей. Для этого комиссии создаются все необходимые условия (работу предприятия допустимо приостановить на срок до 3 дней, руководитель обязан выдать все необходимые приборы, инструментарий и тару для обмера, взвешивания и других методов проверки, при необходимости предоставить рабочую силу для практической помощи, например, в перемещении имущества). При процессе обязан присутствовать материально ответственный за данный участок сотрудник. Если проверка растягивается на несколько дней, то, покидая место инвентаризации, комиссия обязана опечатать его.
3. Опись. Занесение полученных результатов в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в 2). Отдельно фиксируются результаты по собственному, арендованному или сохраняемому имуществу.
4. Документальный анализ. Сравнение задокументированной информации с имеющейся в бумагах бухгалтерии. Фиксация соответствия или установление разночтений. При констатации несоответствий заполняется сличительная ведомость с формулировкой причины нестыковки.
5. Оформление результатов. По итогам контрольной проверки бухгалтерские данные нужно привести в полную идентичность с реальными. Для этого предусмотрены различные механизмы:
   • зачет средств (взаимозачет);
   • списание убыли;
   • оприходование излишков;
   • отнесение на виновных лиц.

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

при ликвидации или реорганизации организации.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

представители администрации организации;

работники бухгалтерской службы (например, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);

другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должны входить как минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием "до инвентаризации на "__" __________ 201_ г.", что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны.

Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, ), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 - 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н):

если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

• если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.

Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

Выявлены излишки имущества

Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

или отчетом независимого оценщика.

Проводка в бухгалтерском учете будет такая.

Действующим законодательствам о бухучете, а также Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 г. установлен регламент инвентаризационных мероприятий, соблюдать который обязан каждый субъект предпринимательской деятельности.

Инвентаризация: методические указания и причины для ее проведения

Детальные указания на то, как провести инвентаризацию и документально ее оформить, содержат «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденные вышеуказанным приказом.

В Указаниях содержатся требования к процедуре начала и проведения инвентаризационных мероприятий, а также конкретные причины, которые могут являться основанием для ее проведения. К таким причинам относятся:

• плановая инвентаризация;
• переоценка имущества;
• реорганизация либо реструктуризация, проводимые на предприятии;

• установление факта кражи либо порчи имущества, а также его утрата в связи с обстоятельствами непреодолимой силы (пожар, стихийные бедствия и т.п.);
• передача имущества предприятия в аренду с последующей его продажей.

Как правильно оформить инвентаризацию документально

Документальное оформление инвентаризации – одна из обязательных составляющих проверки.

Используемые в ходе проверочных мероприятий документы можно составить самостоятельно или применить унифицированные формы, утвержденные Постановлениями Госкомстата от 18.08.1998 № 88 и от 27.03.2000 № 26 (все формы содержат аббревиатуру «ИНВ»).

Для оформления инвентаризационных документов предусмотрен ряд правил:

• сформированный акт проверки не должен содержать незаполненных граф. Если требуемая информация отсутствует – в поле для заполнения ставится прочерк;
• многостраничные описи и акты должны быть последовательно скреплены, а все страницы документа – пронумерованы;
• при заполнении актов используются общепринятые в бухгалтерском учете номенклатурные обозначения и единицы измерения;
• все исправления, допущенные при заполнении документа, должны быть оговорены в сносках, и заверены всеми членами комиссии по инвентаризации, а также подписью материально-ответственных лиц;
• документы по инвентаризационному учету визируются всеми участвующими в ревизии лицами.

Документы по инвентаризации: «стартовый» пакет

Перед началом мероприятий необходимо подготовить документы для проведения инвентаризации:

• разработать и утвердить порядок и график проведения проверки;
• сформировать инвентаризационные описи (перечень обязательств и имущества для проверки);
• издать приказ о проведении инвентаризации;
• получить от материально-ответственных лиц расписки установленной формы.

Плановые инвентаризации проводятся с цикличностью, устанавливаемой предприятием. Периодичность проведения проверок материальных средств и финансовых обязательств устанавливается собственником самостоятельно, и должна быть отражена в локальных актах – Положении о бухгалтерии, Учетной политике предприятия и т.п., утвержденных и введенных в действие соответствующим образом.

Приказ на инвентаризацию: основные аспекты

Приказ о проведении инвентаризации можно издать по унифицированной форме (№ ИНВ-22), или разработать самостоятельно.

В приказе указываются:

• данные о назначении и составе инвентаризационной комиссии – состав проверяющей группы указывается с разделением на председателя комиссии и ее членов, с указанием занимаемых должностей;
• период проведения инвентаризации с указанием точных дат начала и окончания работы комиссии, а также сроков предоставления отчетных документов по проведенной проверке;
• причины проверки – причина инвентаризации в приказе должна быть отражена в точных формулировках (плановая проверка, смена материально-ответственных лиц и т.д.).

После подписания руководителем и регистрации приказа о проведении инвентаризации в специальном журнале (форма № ИНВ-23), комиссия вправе начать процедуру проверки. Заполняя инвентаризационные документы, в каждом из них комиссией указываются регистрационные данные приказа.

Инвентаризация: формы документов, заполняемых по результатам проверки

Результаты проверки фиксируются в инвентаризационных описях, составляемых обычно в трех экземплярах, а при ведении на предприятии электронной формы учета – и в электронном виде.

Оформление инвентаризации проводится в два основных этапа:

• при проверке комиссией фактического наличия проверяемых объектов оформляются и в тот же день передаются руководителю и главному бухгалтеру предприятия предварительные результаты проверки;
• после сверки данных о фактическим наличии с данными бухучета, оформляется окончательный результат инвентаризационной проверки – инвентаризационный акт.

В ходе проверки Комиссия осуществляет документирование инвентаризации, заполняя следующие формы -

• инвентаризационные описи и акты:

• по основным средствам (№ ИНВ-1) и НМА (№ ИНВ-1а),
• по товарно-материальным ценностям (№ ИНВ-3, № ИНВ-4), в т.ч. принятым на ответхранение и находящимся в пути (№ ИНВ-5, № ИНВ-6),
• по драгметаллам и изделиям из них, драгоценным камням (№ ИНВ-8, № ИНВ-8а, № ИНВ-9),
• по ценным бумагам и БСО (№ ИНВ-16),
• по расчетам с дебиторами и кредиторами, поставщиками и покупателями, по задолженностям по займам и кредитам (№ ИНВ-17),

• при обнаружении расхождений между учетными и фактическими данными оформляют сличительные ведомости, в т.ч.:

• по основным средствам и НМА (№ ИНВ-18),
• по ТМЦ (№ ИНВ-19).

В сличительные ведомости вносится информация об излишках и недостачах, обнаруженных при инвентаризации. Кроме этого, у материально-ответственных лиц обязательно запрашиваются соответствующие объяснения.

Итоговым документом проведенной инвентаризации является ведомость учета результатов инвентаризационной проверки (форма № ИНВ-26), которая отражает полную информацию о проведенной ревизии. В этом сводном документе отражают суммы всех обнаруженных недостач и излишков в разбивке по счетам бухучета, а также, куда будут отнесены убытки от недостач (на виновных лиц, на пересортицу и т.д.).

Приведение в соответствие учетных данных

По результатам инвентаризации при наличии расхождений между фактическим наличием и учетными данными (п. 5.1 Методических указаний):

• имущество в излишке – должно быть оприходовано и отнесено на результат хоздеятельности предприятия, с последующим выявлением виновных и причин образования излишков;
• убыль в пределах допустимых норм – списывается на издержки обращения на основании приказа руководителя;
• недостачи сверх допустимых пределов естественной убыли, либо порча имущества – относятся на виновное лицо (а если таковое не установлено – списывается на издержки).

Результат проведенной инвентаризации должен быть отражен в учете и отчетности того месяца, в котором завершилась проверка, а по годовой инвентаризации – в годовом отчете.

Изучив материалы темы, Вы сможете:

– определить понятие бухгалтерского документа и его роль в получении первичной учетной информации о состоянии средств и источников их образования;

– уяснить документооборот и его значение;

– изучить сущность и значение бухгалтерских регистров;

– понять формы бухгалтерского учета;

– дать классификацию документов;

– освоить способы исправления ошибок в бухгалтерских регистрах.

Все хозяйственные операции должны оформляться на основе первичных оправдательных документов. Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке и имеющее юридическую силу письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной деятельности, составленное в момент его совершения.

К документам предъявляются следующие требования:

Точность и полнота отражения фактов хозяйственной деятельности;

Своевременность составления и ясность содержания;

Соблюдение установленных форм и реквизитов.

Порядок документирования хозяйственных операций определен Законом «О бухгалтерском учете» от 21.11 1996 г. № 129-ФЗ и «Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н.

Любой документ должен содержать ряд показателей (реквизитов). Реквизиты делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные:

Наименование документа (формы), код формы;

Дата составления;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Количественная и стоимостная оценка факта хозяйственной деятельности;

Наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной деятельности и правильность его оформления;

Личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Записи в первичных документах производятся чернилами, шариковыми ручками.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций, назначением документов, технологией обработки учетной информации. Это:

Номер документа;

Расчетные счета организации;

Основание для совершения хозяйственной операции.

Рассмотрим классификацию документов .

1. По месту расположения реквизитов в документе форма документа может быть зональной, анкетной, табельной.

2. По характеру операций формы документов бывают:

Типовые (для однородных операций – кассовые ордера) и специализированные.

Чтобы исключить возможность повторного использования документов, ряд документов подлежит погашению штампом «получено» или «оплачено» с указанием даты и подписи.

3. По назначению : распорядительные (приказы, доверенности, накладные на выполненные работы, чек на получение наличных, платежное поручение), оправдательные или исполнительные (накладная на получение товара, акт на списание товарно-материальных ценностей, расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер), бухгалтерского оформления (ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, амортизации, расчеты отклонений от нормативной себестоимости) и комбинированные (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость).

4. По степени обобщения : документы первичного и вторичного оформления.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент совершения факта хозяйственной деятельности: о поступлении или отпуске материалов (приемные акты, требования, ЛЗК), об отгрузке продукции (накладные, счета-фактуры), о начислении зарплаты (табель учета рабочего времени).

Вторичные документы составляются на основе первичных документов и предназначены для равномерного накопления и обобщения учетной информации: материальный отчет складского имущества, накопительные ведомости, книги учета, авансовый отчет.

Материальные (акты приема-передачи), денежные (чеки, выписки из банка, кассовые ордера, квитанции, займы, марки, облигации, сберегательные сертификаты), расчетные (платежные поручения, расчетные чеки, расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты).

6. По способу охвата хозяйственной деятельности :

Разовые (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования) и накопительные (накопительный рабочий наряд, лимитно-заборная карта на месяц).

7. По месту составления : внутренние (накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, расчетно-платежные ведомости, товарные отчеты, авансовые отчеты, путевые листы) и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщика товары, доверенности, платежные поручения, судебные и исполнительные документы).

8. По способу заполнения : ручным способом и при помощи вычислительной техники.

9. По количеству учетных позиций : однострочные (наряд на выполнение одной работы) и многострочные (счет, товарно-транспортная накладная).

10. По характеру фактов хозяйственной деятельности : кассовые, банковские, материальные и расчетные.

12. По степени типизации : стандартные и нестандартные.

13. По сроку исполнения : срочные и несрочные.

14. По подлинности составления : подлинные и копии.

Первичные документы должны быть своевременно переданы в бухгалтерию, где их проверяют и принимают к учету. Затем документы направляют в архив для хранения в течение определенного срока. Путь прохождения документа с момента его составления до сдачи в архив называется документооборотом.

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации о работе предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.

Документооборот регламентируется графиком. Составление графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя предприятия, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот , продолжительность которого зависит от организации бухгалтерского учета, специфики работы, уровня научной организации труда, степени компьютеризации учетных работ, величины предприятия и т.д. Однако для всех документов наряду с этим существуют общие этапы движения. Таких этапов в документообороте можно выделить пять:

Составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

Передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи их для учетной обработки;

Проверка принятых документов бухгалтером. Она осуществляется по форме (полнота и правильность оформления, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей), а также включает в себя обязательную арифметическую проверку, которая может быть выполнена вычислительным центром или вычислительной установкой под контролем главного бухгалтера;

Обработка документов в бухгалтерии вручную или машинным способом. Прежде всего, документы группируют по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры;

Сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров, форм отчетности.

Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 35 «О первичных учетных документах» на Государственный комитет Российской Федерации по статистике возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.

Федеральным органам исполнительной власти по согласованию с Госкомстатом Российской Федерации предоставлено право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов на предприятиях.

Совершенствованию документации способствует стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому освоению, позволяет рационально использовать бумагу.

Совершенствовать документооборот можно за счет его рационализации путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

График документооборота и обработки учетной информации являются составными частями плана организации бухгалтерского учета. Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются руководителем организации в графике документооборота. График документооборота определяет объем, последовательность выполняемых учетных работ, сроки выполнения, конкретных исполнителей и позволяет устранить возможность дублирования, определить точки пересечения взаимокнтролируемых показателей, равномерно распределять занятость бухгалтеров в учебном процессе.

Однако не все явления, происходящие в процессе хозяйственной деятельности, могут быть зафиксированы в документах. Выявить незафиксированные в документах явления помогает инвентаризация - проверка соответствия фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета. Ее данные служат для приведения показателей учета в соответствие с действительностью, отражая те объекты и явления, которые по каким-либо причинам своевременно не были охвачены учетом.

Документация и инвентаризация применяются для получения первичных данных об объектах учета.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем предприятия, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. А именно: при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации предприятия; в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

В соответствии с действующим Положением о бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов РФ 27.07.98 № 34н, годовой считается инвентаризация, которая проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года. В Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приложение к приказу Минфина РФ от 13.06.95 № 49) констатируется, что кроме материальных, нематериальных и прочих финансовых активов организации должны проводить инвентаризации кредиторской задолженности, кредитов банков, займов и резервов, незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов.

Данные о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств должны быть внесены в инвентаризационные описи или акты инвентаризации . За правильность, своевременность, полноту и точность оформления материалов инвентаризации несет ответственность инвентаризационная комиссии. Руководитель предприятия назначает постоянно действующую инвентаризационную комиссию, в состав которой входят представители бухгалтерии, другие специалисты. Состав комиссии утверждается приказом руководителя предприятия.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости . В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:

излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты предприятия;

недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Учетные регистры – книги, карточки, журналы или отдельные листы, машинограммы, полученные при использовании вычислительной техники, диски и иные машинные носители, предназначенные для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Учетные регистры – это таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Они разделяются по внешнему виду, объему содержания операций, характеру записей и строению.

По внешнему виду учетные регистры могут быть представлены в виде бухгалтерских книг, карточек и свободных листов.

Бухгалтерские книги – это сброшюрованные учетные таблицы (листы бумаги) со специальной графовкой. Они применяются для учета в бухгалтерии по местам производства (цехи, бригады, склады и т. п.). Все страницы в бухгалтерской книге нумеруются, а в конце книги ставится подпись главного бухгалтера и указывается количество страниц. Наиболее распространенные книги Главная и складского учета.

Карточки – это отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, которые мс хранить в специальных запирающихся ящиках. Карточки (совокупность карточек) разбиваются на необходимые разделы картонными разделителями, к которым прикрепляются металлические указатели (индикаторы) разных цветов и размеров. На этих индикаторах надписываются номера названия счетов и другие необходимые обозначения, что обеспечивает быстроту нахождения в картотеке нужной карточки. Каждая картотека закрепляется за определенным счетным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых в них записей. В нерабочее время картотека запирается на ключ. При открытии карточки регистрируются в особом реестре, где каждой из них присваивается свой порядковый номер, это позволяет в любой момент проверить наличие всех карточек.

Применение карточек способствует внедрению механизированных средств учета. Они очень удобны для копировальных записей и всякого рода группировок учетных данных.

Свободные листы представляют собой разновидность карточных учетных реестров; отличие состоит лишь в способе хранения. Если карточки хранятся в картотеке, то отдельные листы находятся в специальных регистраторах (папках).

По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические «тематические и комбинированные. Хронологические регистры применяются для регистрации всех документов в порядке их поступления но без определения по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах, ее цель - обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию и правильностью записи в них.

Систематические регистры ведутся для группировки бухгалтерских записей по синтетическим и аналитическим счетам.

Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи.

Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки).

Регистры аналитического учета служат для отражения показателей аналитических счетов и контроля за наличием и движением каждого вида материальных ценностей.

По строению регистры подразделяются на односторонние, двухсторонние, многографные, линейные и шахматные.

Односторонние регистры - это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях.

Двухсторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице - дебет, на правой - кредит). Двухсторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном способе учета.

Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета.

Линейные регистры – разновидность многографных регистров; здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что позволяет разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов (это невозможно при вертикальном графлении).

Шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и графы.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа.

1. Проверка по существу (устанавливается целесообразность и законность операции, определяется место и сумма операции).

2. Формальная проверка документа (выписан ли документ на бланке установленной формы, проверяется правильность заполнения всех реквизитов и подписей).

3. Группировка, арифметическая проверка, таксировка (перевод натуральных и трудовых измерителей в денежный измеритель) и котировка (определение и проставление корреспонденции счетов).

Информация первичных документов накапливается и систематизируется в учетных регистрах, из которых она переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению. Ответственность за сохранность в период работы с ними и передачу в архив несет главный бухгалтер.

Сроки хранения документов установлены Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988 г. (в ред. решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.1996 г.):

Бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные записки к ним, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов: годовые – 10 лет, квартальные – 3 года;

Первичные документы и приложения к ним (кассовые, банковские документы, извещения и выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списании имущества, квитанции и др.) – 5 лет;

Инвентарные карточки и книги учета основных средств – 3 года;

Учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера и др.) – 5 лет;

Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости – 5 лет;

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости, книги по учету депонированной зарплаты, журналы регистрации исполнительных листов – 5 лет;

Журналы, книги регистрации счетов, кассовые ордера, платежных поручений – 5 лет;

Документы по инвентаризации – 3 года;

Документы по выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности – не менее 5 лет;

Исполнительные листы – не менее 5 лет;

Документы по дебиторской задолженности, недостачах, растрате, хищениях (справки, акты, обязательства, переписка) – не менее 5 лет;

Акты документальных ревизий – 5 лет;

Акты проверки кассы, правильности взимания налогов – 5 лет;

Договоры, соглашения – 5 лет;

Реестры договоров – 3 года;

Договоры о материальной ответственности – 5 лет;

Образцы подписей материально ответственных лиц – до минования необходимости;

Лицевые счета рабочих и служащих определяется по формуле: 75 – В лет, где В – возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета;

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости – 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или когда она быстро обнаружена и не отразилась на итогах.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления такой суммы составляют дополнительную бухгалтерскую проводку на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции.

Способом «красное сторно» исправляются ошибки, затрагивающие корреспонденцию счетов. Сущность способа «красное сторно» заключается в том, что неправильная запись сторнируется, т. е, снимается обратно (как бы уничтожается), и вместо нее делается правильная запись. Способ «красное сторно» применяют для исправления ошибок и в тех случаях, когда корреспонденция счетов на нарушена, но преувеличена сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют вторую сторнировочную проводку на разность преувеличенной и правильной сумм операции.

Формабухгалтерского учета – совокупность учетных регистров, используемых в определенной последовательности и взаимосвязи.

В настоящее время организация может применять следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерную; журнально-ордерную; упрощенную; автоматизированную.

При мемориально-ордерной форме о сновными учетными регистрами являются мемориальные ордера. В течение определенного периода первичные документы поступают в бухгалтерию, накапливаются и регистрируются в специальных группировочных и накопительных ведомостях по однородным операциям.

На основании сгруппированных документов каждая бухгалтерская проводка оформляется отдельным мемориальным ордером, к нему прикрепляются все относящиеся к данной проводке документы как первичные, так и сводные.

Оформленные ордера регистрируют в хронологическом порядке в журнале регистрации мемориальных ордеров.

Данные мемориальных ордеров после их регистрации вносят в Главную книгу – основной регистр синтетического учета, построенный по синтетическим счетам.

Параллельно в бухгалтерии ведутся записи в регистрах аналитического учета, а по окончании месяца составляются оборотные ведомости по аналитическим и синтетическим счетам. Итоги дебета и кредита по оборотной ведомости синтетического учета должны быть равны итогу по регистрационному журналу.

К недостаткам мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета можно отнести: Трудоемкость учета из-за многократного дублирования одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах).

Основными учетными регистрами при журнально-ордерной форме являются журналы-ордера, построенные по кредитовому признаку.

Накапливание данных первичных документов производится в учетных регистрах, в которых отражаются все хозяйственные операции за отчетный месяц.

Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется.

Аналитический и синтетический учет осуществляется совместно. Карточки аналитического учета могут быть заведены, в виде исключения, по некоторым видам расчетов. Сохраняются инвентарные карточки, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам. Поэтому оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета.

В журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера по кредиту счетов и вспомогательные ведомости по дебету счетов.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Данные текущего бухгалтерского учета ежемесячно обобщаются в Главной книге, являющейся синтетическим учетным регистром. Он предназначен для проверки правильности записей по счетам и для составления баланса. В ней обязательно должны быть показаны по каждому счету сальдо на начало месяца, обороты за отчетный период и сальдо на конец месяца. Причем оборот по кредиту счета записывается одной суммой, а оборот по дебету отражается развернуто по корреспондирующим счетам. Это связано с тем, что кредитовый оборот по корреспондирующим счетам выявляется в журналах-ордерах, а дебетовый – в Главной книге.

По тем счетам, по которым одновременно с журналом-ордером ведется ведомость, дебетовый оборот, выявленный в Главной книге, сверяется с данными ведомостей.

Упрощенная форма «Журнал-Главная» - э то книжно-карточная форма бухгалтерского учета, предусмотренная для ведения учетного процесса на предприятиях с небольшим объемом производства (работ, услуг) ее называют американской.

В этой форме учетные регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учета объединены в одной комбинированной книге Журнал-Главная. Одна сторона этой книги отражает структуру регистрационного журнала, другая – предназначается для систематической записи по синтетическим счетам.

Такая форма позволяет не составлять оборотную ведомость. В книгах и карточках этой формы ведется аналитический учет и составляется на основе данных аналитического учета оборотная ведомость аналитического учета. Баланс составляется на основе Журнал-Главная.

Контрольные вопросы:

1. Способы получения первичной учетной информации о состоянии средств и источников их образования, о хозяйственных процессах.

2. Бухгалтерский документ и его роль в учете.

3. Документы, их классификация.

4. Обработка документов. Документооборот и его значение.

5. Архив бухгалтерских документов.

6. Инвентаризация, виды, порядок проведения и отражение на счетах бухгалтерского учета.

7. Бухгалтерские учетные регистры, понятие и классификация.

8. Исправление ошибок в бухгалтерских регистрах.

9. Счетные записи: хронологическая и систематическая, шахматная и линейная, ручная и машинная.

10. Формы бухгалтерского учета.