2.3. Правила хранения, приема и выдачи наличных денежных средств Хранение денежных средств Правила хранения денежных средств установлены в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации.При организации хранения свободных денежных средств в кассах

Учет наличных денег Если налогоплательщик использует расчеты наличными денежными средствами, то он обязан соблюдать Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации.Согласно указанному положению

8.4 Накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов Лимит остатка кассы - это та сумма наличных денег, которую вы можете оставлять в кассе на конец рабочего дня.С 1 июня 2014 года действует новое Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения

Узелок 18 Красота наличных денег Я не сказал «красота денег». Я сказал «красота наличных денег». Вы понимаете, какая это редкая и прекрасная вещь – наличные? Есть люди, которые, зарабатывая 200, 300, 400 тысяч долларов в год, за последние двадцать лет в глаза не видели даже

Выдача наличных денег из кассы оформляется только расходными кассовыми ордерами (ф.1 КО-2) с приложением в необходимых случаях надлежащем оформленных других документов (платежных, расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др.). Расходный кассовый ордер выписывает в одном экземпляре только бухгалтер, которому по должностной инструкции предписано это оформление. В первой строке пишется наименование организации, далее по порядку в установленных местах: номер ордера, дата заполнения, корреспондирующий счет, аналитический счет (при необходимости), сумма числом.

В строке “Выдать” пишется Ф.И.О. плательщика.

В строке “Основание” указывается целевое назначение выдачи: выручка для сдачи в банк: в подотчет на хозяйственных расходы согласно служебной записки: “ командировочные расходы; за год”; услуги по счету; заработная плата по ведомости, трудовое соглашению, договору подряду, далее сумма прописью.

В строке “Приложение” указывается докумёнт, на основании которого выполняется данная операция: Квитанция банка; служебная записка; приказ; расчетная ведомость. Соглашению договор-подряд. Возможно будет приложена доверенность, квитанция из банка, личное заявление работника; письмо от организации; договор и др. Передача денег из кассы инкассаторам для последующего зачисления на расчётный счёт оформляется копией препроводительной ведомости к сумке с рублёвой наличностью, прикладываемой к Расходному Кассовому Ордеру.

Если на документах, прилагаемых к Расходному Кассовому Ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходном ордере (на выдачу депонированной зарплаты) не обязательна Выдача Расходного Кассового Ордера на руки лицам, получающим деньги, не допускаются.

При выдаче денег - отдельному лицу кассир имеет право потребовать предъявления паспорта или удостоверения личности, записывает в Расходный Кассовый Ордер наименование и номер документа, кем и когда он выдан и получает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на нескольких лиц, если кассир сомневается личности работника. Лицам, не состоящим в списках предприятия, деньги из кассы выдают только по расходным кассовым ордерам. Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если деньги получают по доверенности, то в ордере бухгалтер указывает по порядку ФИО получателя и ФИО лица, которому доверено получение денег. Если же деньги выдают по доверенности, но по общей ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности”. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам. По истечении установленных п. 9 сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

• а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки "Депонировано";
• б) составить реестр депонированных сумм;
• в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается; г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп "Расходный кассовый ордер N ______________" Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России от 22.07.93 г. N 40.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляются один общий кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах должны быть указано основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

• а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
• б) правильность оформления документов;
• в) наличие перечисленных в документах приложений. В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи .

Инструкция

Для осуществления выдачи денежных сумм через кассу организации необходимо иметь кассовую книгу. В ней ведется учет по всем операциям с наличными средствами. Данные можно заносить как через компьютер, так и в ручную с помощью приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).

Заполнять или распечатывать кассовую книгу не нужно, нужны лишь те дни, в которых осуществлялись операции по кассе. Ведется вручную, в конце периода, книга прошивается, пронумеровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Любая выдача денежных сумм расходным кассовым ордером (форма № КО-2). Он на одну операцию или же на несколько однотипных, например, на выплату заработной платы. В случае нескольких однотипных операций к ордеру прилагаются подтверждающие документы, например, платежная ведомость.

В расходном кассовом необходимо указать основание выдачи денежной суммы, лицо, которому они выдаются и приложение. Основанием могут быть следующие формулировки: «выдано подотчет», «выплачена заработная плата» и прочие. Приложениями являются ведомости, заявление работника и прочие.

Получив денежную сумму подотчет, сотрудник должен расписаться в расходном кассовом ордере. Затем по истечению времени ему необходимо отчитаться перед бухгалтерией. Подтверждающими документами являются чеки, квитанции, накладные, в которых должен быть прописан данный сотрудник.

Для того чтобы подтвердить расходы, они должно быть экономически обоснованы. Если все в норме, то на сумму по документу составляется авансовый отчет.

Если денежные суммы из кассы выдаются на зарплату, то работникам достаточно расписаться в платежной ведомости, а тот, кто выдает заработную плату, например, кассир, должен расписаться в расходном кассовом ордере.

Выданные суммы подотчет, должны быть возвращены или подтверждены не позднее того срока, который указан в приказе руководителя о распоряжении выдачи денежных сумм из кассы. Но не стоит устанавливать слишком большой срок, дабы не навлечь подозрения проверяющих. При командировочных расходах сотрудник должен отчитаться в течение трех дней после возвращения на рабочее место.

Денежные суммы, выданные через кассу организации, бухгалтер должен оприходовать на счете 50 «Касса», к которому могут дебетироваться счета: 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при оплате заработной платы), 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (при выдаче подотчет на нужды организации), 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (при оплате поставщику).

У бухгалтеров и кассиров-операционистов возникает немало вопросов относительно расчетов наличными: как расходовать деньги из кассы и так далее. В Письме ЦБ РФ № 190-Т от 04.12.2007 Центральный банк дал пояснения, на которые и следует опираться.

Инструкция

Согласно указанному документу, есть лимит на расчет наличными. И лимит этот составляет 100 000 рублей. Но это ограничение действует лишь в том случае, если расходование средств происходит в рамках одного договора с одним контрагентом. При этом не важно, производится ли расчет сразу всей суммой или частями. Бухгалтер предприятия должен учитывать каждую сумму и контролировать, когда она станет критической. Далее все расчеты могут проводиться лишь через расчетный счет. Если договор заключен на длительный срок, то возникают некоторые сложности при контроле.

Если с одним и тем же контрагентом заключено несколько договоров, то вы вправе по каждому из них вести наличные расчеты в рамках 100 000 рублей. Например, 1 апреля 2012 года ООО «Восток» выплатило 55 000 рублей наличными ООО «Запад» в поставки №1, 15 апреля ООО «Восток» произвело расчет наличными с ООО «Запад» по договору поставки №2 в размере 75 000 рублей. В этом случае требование «Банка России» соблюдено, никаких претензий со стороны налогового органа быть не может.

Согласно п 14 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег из касс предприятии производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным или расчетно-платежиым ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на такие документы штампа с реквизитами этого расходного КАССОВОГО ордера Соответственно на данные документы также выписывается расходный кассовый ордер, а на сами документы ставится штамп с реквизитами (датой и номером) этого расходного кассового ордера,
В частности, после выдачи заработной платы по платежной (рас- четно-платежной) ведомости в централизованных Бухгалтериях на об-щую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой ведомости (л. 14 Порядка ведения кассовых операций)
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным Бухгалтером предприятия мяи лицами, наэю уполномоченными В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).
Заготовительные организации могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья с последующим составлением но окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным кшпанциям-
Согласно п. 16 Порядка ведения кассовых операций выдача денег лицам, не состоящим и списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдечьной ведомости на основании заключенных договоров
В случае если іія сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузоч- ные работы были организованно направлены группы от организаций, выдача денег липам, привлекаемым на указанные работы, а также для ликвидации гдасчсдгший стихийных бедствий, может производиться по ведомостям Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, «заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия - организатора работ, подписью уполномоченного со-ответствующей организации
Предлагаем вниманию читателей алгоритм документирования выдачи денежных средств из кассы.
Действие 1. Составление расходного кассового ордера (форма N9 КО-2)
Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи начичных денег из кассы как в условиях традиционных методов об-работки данных, так и при обработхе информации с применением средств вычислительной техники
Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре ра-ботником бухгалтерии
Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой либо выписаны на пишущей или вычислительной машине. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются (п 19 Порядка ведения кассовых операций)
Пример заполненного расходного ордера по форме № КО-2 вы найдете на с. 31
Таблица 2.2.1
Заполнение формы № КО-2 Наименование реквизита Порадокзаполнвник Приквчкния «пора а- Наименование организации - составителя документа (тоестъ организации, выдасщей ДЕЛЬТИ из своей кассы] Дмеев зтой жесіроке всоответству- кчцей трафе указывается код органи-зации поОКпО, который присваивает-ся организации органом статистики сразу после ее регистрации Строка («лрук-
туриое подраз-деление» Скда же могут быть занвмны сведения о тем, от кахогоструктурюго поорацэ- грВ Сольших организация в эту строку ист быть занесены сведения о том, работнику какого структурного іхдевз- дагения выданы денежные средства. Далее в згой жестрокеВ графе «Код.
У>азыеаегся КЙЭТОГО структурного мдраздапеяия (лрм иаюльэованми о(яанизацией системы идотрованмя)
OtwiaKM rafrl 221


30
Унифицированная форма № КО-2
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР FLEFCR ХРВДЛ Зга иг I 7t-3 1 7»30Э SO , «365-00 - 1
Основание /дане ив командировочные расходы Сумма Одна тысяча генстя цмотшедиг та.
диредтср А.н. Ним
¦12» январи По РОМ
ртделои кадров ЗАР.?Мвотрнта» _
удоега&аряюцЕго локостъ гол^чатвля
Выдал хассир
e^^U Т.К. Сомова
Таблица 2 22 Вмоперац» .- ііЛринятоот - Выдай ыатермалисй по-мощи,ссуды, займа Выдача материальной Помощи (ссуды, займа.) ФИО ияруднию организации вдвтепьнпц падв- Заявление с визой руко-водители и ІП Srir По мещс і» перерано- да поавонсовому отчету ФИОсогруднишорга- ладеже Авансовый отчет с приложенными чеками м другими сфав датель-ными документами, копия прииза (если его Бедачз рэкт под отчет кажэяРивемно-опсгяци- онные расходы Под отчет иа хозяйствен ію-яісраіцоїнье рано
НИИ) N9 от ФИО сотруднииоргл. низацнн в дательном Заявление с разрешаю щей надписью руководи-теля или гриоз; Вы/wOWHer на раомды, iCB« ,lue со служебными Выдача денег на коман-дировочные расходы по іриказу № or ФИОеоіру/!»«а организации, палравлймго Зг.чзлегмесразрешао- щей иэдписьоруководн- Выплата заработной платы конкретному лицу Заработная плата за ФИО лица, полуевдвго зарплату Реквизиты документа, Вюсюеерягаааопич- Выплата по ведомости за-работной платы, пособий по ссцгаш-юму страхованию, сптщяі Выдача эсрабятгой опв- ты (пособия гто социаль-ному страши ио. стипендии) повадсмости №_аа По ведомости Ведомость№_ва Сдаа наличной выручки в банк дли зачи-лягия на расе HJR счет гошровиуслуг через «РИО кассира ор- ганизации> Квитанция № _ от (работ. услуг)погримд- Иі . от зацимгхупаїсііяіш сФИО сотрудиииорга- Бццача заРмов по догово-рам с крИдическими лица- Вьдача займа повогоес- через Действие 2. Регистрация расходного кассового ордера и журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов
Напоминаем, что согласно п. 21 Порядкі ведения кассовых операций расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма Na КО-3), для чего в нем отведены графы с 5 по 8 (см. с. 39)


Действис 3. Разрешение на выдачу денег из кассы
После заполнения расходного кассового ордера его подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или лицо, на то уполномоченное письменным распоряжением руководителя (см с. 7).
Обращаем ваше внимание, что если на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна (п 14 Порядка ведения кассовых операций)
Действие 4. Выдача денежных средств из кассы
Расходный кассовый ордер передается бухгалтером в кассу для выдачи по нему денежных средств. Выдача расходных кассовых ордеров или документов, их заменяющих, на руки лицам, получающим деньги, запрещается (п. 19 Порядка ведення кассовых операций).
При получении расходного кассового ордера кассир обязан проверить:
наличие и подлинность подписи руководителя и главного бухгалтера на документе;
правильность оформления документа,
наличие перечисленных в документе приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает расходный кассовый ордер в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Перед получением денег из кассы лиио, хоторому выдаются денежные средства, в строке «Получит» указывает сумму рублей прописью с заглавной буквы с начала строки, а сумму копеек - цифрами, проставляет дату получения им наличных денег и расписывается.
При іюлучсіиїм денег по платежной (рлсчетію-платежной) псдомосги сумма прописью не указывается.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно, чернилами или шариковой ручкой
В следующей строке расходного кассового ордера кассир укпьимст наименовпиис, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя, который кассир согласно п. IS Порядка ведения кассовых операций должен потребовать при выдаче денег от-дельному лниу по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу. ТАКИМ документом, например, может быть паспорт, воен-ный билет, водительские право На предприятии выдача денег может производиться го удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на иен фотографин и личной подписи владельца.
Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей гріфе платежных документов. Однако в этом случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится (п. 15 Порядка ведения кассовых операций).
Приложенные к расходному кассовому ордеру документы кассир погашает штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Документы погашаются штампом для того, чтобы в дальнейшем ими никто не смот воспользоваться с иелью получения денег из кассы вторично.
После выдачи денег из кассы расходный кассовый ордер остается
Действие 5- После выдачи денег по расходному кассовому ордеру делается запись я кассовой книге (форма hS КО-4)
Записи Б кассовую книгу производятся кассиром сразу же после выдачи денег по расходному кассовому ордеру или другому заменяющему его документу (п. 24 Порядка ведения кассовых операций).
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтер"» предприятия или лица, его заменяющего.
ЗА

Запись производится ие том же листе кассовой книги, где была отражена операция получения денег по Приходному кассовому ордеру (см с. 41).
Расходный кассовый ордер и кассовая книга (см. с. II и с. 40-42) являются основанием для отражения н бухгплісрском учете операций по расходованию денежных средств из кассы организации:
Дебет счета 57 Кредит счета 50 - переданы инкассатору наличные денежные средства для отправки и банк;
Дебет счета 58 Кредит счета 50 - предоставлены долгосрочные (или краткосрочные) денежные займы другим организациям (и том числе под векселя);
Дебет счета 58 Кредит счсга 50 - участником договора простого товарищем он внесен наличными вклад в общее имущество товарищей.
Дебет счета 60 Кредит счета 50 - из средств кассы погашена задолженность перед поставщиками и подрядчиками (выданы из кассы авансы под поставку материальных ценностей).
Дебет счета 62 Кредит счета 50 - возвращена заказчикам излишне полученная с них наличная денежная сумма (возвращены авансы, полученные от покупаїелей и заказчиков);
Дебет счета 66 (67) Кредит счета 50 - отражено погашение шшич- ными денежными средствами краткосрочных (долгосрочных) заемных обязательсгв;
Дебет счета 68 Кредит счета 50 - внесены в бюдкет наличными штрафные санкции, налагаемые на должностных лиц;
Дебет счета 63 Кредит счета 50 - за счет фондов социального страхования и обеспечения осуществлены выплаты работникам;
Дебет счета 70 Кредит счета 50 - выплачена заработная плата персоналу;
Дебет счета 71 Кредит счета 50 - выданы из кассы подотчетные суммы;
Дебет счета 73 Кредит счета 50 - выданы работникам предприятия страховые возмещения по договорам добровольного и обязательного страхования, полученные от страховых компаний (учтены суммы займов, предоставляемых работникам; выплачены суммы компенсации персоналу за использование личного автомобияя и инструмента для служебных целей);
Дебет счета 75 Кредит счета 58 - выплачены из кассы дивиденды учредителям, не являющимся работниками предприятия;
Дебет счета 75 Кредит счета 50 - участником, ведущим общие дела по договору простого товарищества, произведены расчеты по выплате дохсчов, полученных и результате совместной деятельности, другим участникам;
Дебет счета 76 Кредит счета 50 - оплачены из кассы услуги (выплачена депонированная заработная плата; оплачены из средств кассы страховые взносы по договорам страхования, заключенным со страховыми компаниями; оплачены из кассы штрафные санкции по хозяйственным договорам);
Дебет счета 76 Кредит счета 50 - участником договора простого товарищества компенсированы убытки, понесенные в ходе совместной деятельности;
Дебет счета 76 Кредит счета 50 - комиссионером выплачена компен-сация комитенту за утерянные товары (комиссионером отражены наличные денежные средства, выданные комитенту за реализованные товары);
Дебет счета 79 Кредит счета 50- головной организацией отражены расходы за счет подразделений, выделенных на отдельные балансы;
Дебет счета 80 Кредит счета 50 - участником, ведущим общие деда по договору простого товарищества, товарищам возвращены денежные вклады;
Дебет счета 81 Кредит счета 58 - отражен выкуп собственных акций за наличный расчет;
Дебет счета 91 Кредит счета 50 - отражены отрицательные курсовые разницы по валютным денежным средствам в кассе (за нарушение договорных обязательств оплачены штрафы и неустойки);
Дебет счета 91 Кредит счета 50 - комиссионером выплачена комитенту из кассы неустойка за задержку перечисления денежных средств;
Дебет счета 94 Кредит счета 50 - при инвентаризации кассы выявлена недостача денежных средств.