Головная касса организации. Касса обособленных подразделений

Наличие в организации разветвленной структуры не является редким явлением - в настоящее время многие компании имеют в своем составе представительства, филиалы или иные структурные подразделения. При этом они могут осуществлять непосредственную продажу товаров (работ, услуг), в связи с чем возникает необходимость в наличных денежных расчетах, которые в соответствии с требованиями российского законодательства должны осуществляться с применением контрольно-кассовой техники. Рассмотрим, каким образом эти требования реализуются в обособленных подразделениях.
Обязанность применения контрольно-кассовой техники (далее - ККТ) на территории Российской Федерации установлена Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ).
По общему правилу использовать ККТ обязаны все организации и индивидуальные предприниматели при наличных расчетах (в том числе с использованием платежных карт) в случае продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг (п. 1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).
Вместе с тем не применять ККТ вправе:
- организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги населению при условии выдачи бланка строгой отчетности, который подтверждает факт принятия наличных денежных средств от покупателя;
- организации и индивидуальные предприниматели, деятельность которых подлежит обложению ЕНВД, а также индивидуальные предприниматели - налогоплательщики, применяющие патентную систему налогообложения, при условии выдачи им по требованию покупателя (клиента) документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу);
- организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения при осуществлении видов деятельности, указанных в п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ;
- аптечные организации, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, которые расположены в сельских населенных пунктах, и обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность (амбулатории, фельдшерские и фельдшерско-акушерские пункты, центры (отделения) общей врачебной (семейной) практики), расположенные в сельских населенных пунктах, в которых отсутствуют аптечные организации, при продаже лекарственных препаратов.
Таким образом, не применять ККТ могут только обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность, расположенные в сельских населенных пунктах, в которых отсутствуют аптечные организации, при продаже лекарственных препаратов. Все остальные обязаны применять на территории Российской Федерации контрольно-кассовую технику при осуществлении наличных расчетов за товары, выполнение работ или оказание услуг.
В соответствии с п. 15 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.07.2007 N 470, заявление о регистрации ККТ, которая подлежит применению обособленным подразделением пользователя, представляется им в налоговый орган по месту нахождения данного подразделения.
Согласно п. 21 Административного регламента предоставления ФНС России государственной услуги по регистрации контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.06.2012 N 94н, ККТ, подлежащая применению обособленным подразделением заявителя-организации, регистрируется в территориальном налоговом органе по месту нахождения данного обособленного подразделения.
Территориальные налоговые органы регистрируют ККТ заявителя-организации, осуществляющего деятельность через обособленные подразделения, которые находятся на территории одного муниципального образования, городов федерального значения Москвы и Санкт-Петербурга и которые подведомственны разным территориальным налоговым органам, в территориальном налоговом органе по месту нахождения одного из обособленных подразделений, где заявитель-организация поставлен на налоговый учет.
Аналогичное мнение высказано в Письме ФНС России от 25.11.2013 N ЕД-4-2/21059.
Одним из наиболее сложных вопросов, касающихся кассовой дисциплины в организациях с обособленными подразделениями, является ведение кассовой книги. В соответствии с абз. 9 п. 2.5 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 373-П) листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению.
Согласно п. 5.1 Положения N 373-П платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо кассовой книги, предусмотренной в абз. 1 данного пункта, ведет кассовую книгу для учета наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом). Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (п. 5.2 Положения N 373-П).
После выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня обособленное подразделение передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу (п. 5.6 Положения N 373-П).
Таким образом, Положением N 373-П установлена обязанность по ведению кассовой книги, в которой должны учитываться поступающие наличные деньги, не только организацией, но и каждым ее обособленным подразделением. Такая позиция изложена в Письме ФНС России от 17.05.2013 N АС-4-2/8827@.
Этот вывод подтверждается и арбитражной практикой, в частности Постановлением Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 по делу N А56-59643/2012. Как следует из материалов дела, налоговой инспекцией проведена проверка полноты учета выручки и порядка работы с наличностью в обособленном подразделении общества, по результатам которой общество было привлечено к административной ответственности, предусмотренной ч. 1 с. 15.1 КоАП РФ, за неоприходование в кассу денежной наличности.
Не согласившись с решением инспекции, общество обратилось в суд с исковым заявлением. По мнению общества, Положение N 373-П указывает на необходимость ведения кассовой книги только филиалами и представительствами, а не обособленными торговыми точками и удаленными рабочими местами. Кроме того, общество считает, что денежные средства были инкассированы непосредственно с торговой точки (АЗС) и не поступали в главную кассу головного офиса общества, в связи с чем общество не имело возможности оприходовать выручку в кассовой книге.
Суд, принимая сторону налоговой инспекции, сослался на то, что ежедневная инкассация непосредственно в банк не освобождает общество от обязанности оприходования поступивших наличных денежных средств в кассовую книгу. Ведение журнала кассира-операциониста в обособленном подразделении также не освобождает его от предусмотренной Положением N 373-П обязанности ведения кассовой книги для учета поступающих в кассу наличных денег.
Доводы общества о том, что Положением N 373-П установлена обязанность ведения кассовой книги только филиалами и представительствами, а не обособленными торговыми точками и удаленными рабочими местами, в то время как АЗС не является филиалом или представительством общества (не наделена функциями юридического лица, не имеет положений о филиале или представительстве, не отражена в уставе общества), отклонены судом как основанные на неправильном толковании Положения N 373-П.
Требование Положения N 373-П о ведении кассовой книги, в которую вносятся записи на основании приходных и расходных кассовых ордеров, должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением (Письмо Банка России от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255), и независимо от того, обладает ли такое обособленное подразделение статусом филиала или представительства юридического лица, а также вне зависимости от основания постановки на учет в налоговом органе согласно п. 3 или п. 4 ст. 83 НК РФ.
Рассмотрим вопрос об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе организации, имеющей в своей структуре обособленные подразделения.
В соответствии с п. 1.2 Положения N 373-П лимит остатка наличных денег - это максимально допустимая сумма денежных средств, которую можно хранить в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем организации (далее - касса), после выведения в кассовой книге суммы остатка денег на конец рабочего дня.
Обособленное подразделение (филиал, представительство) юридического лица, которому для совершения операций в кредитной организации или Банке России открыт банковский счет, устанавливает лимит остатка наличных денег в порядке, предусмотренном Положением N 373-П, для юридического лица (абз. 2 п. 1.2 Положения N 373-П).
На основании п. 1.3 Положения N 373-П юридическое лицо устанавливает лимит остатка наличных денег в соответствии с Приложением к Положению N 373-П.
Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет лимит остатка наличных денег с учетом наличных денег, хранящихся в обособленных подразделениях, за исключением случая, предусмотренного абз. 2 п. 1.2 Положения N 373-П.
Таким образом, если обособленные подразделения не имеют отдельного расчетного счета, то максимально допустимая сумма денежных средств, которую можно хранить в кассе, устанавливается в целом по организации, т.е. с учетом наличных денег, хранящихся в обособленных подразделениях.
Если у организации есть обособленные подразделения, которым открыты расчетные счета, то лимит остатка наличных денег определяется отдельно для каждого такого подразделения в порядке, предусмотренном Положением N 373-П.
Согласно п. 1.4 Положения N 373-П организация обязана хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег. Накопление организацией наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы; выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае осуществления организацией в эти дни кассовых операций.
В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита юридическим лицом не допускается.
В п. 1.5 Положения N 373-П определено, что уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном юридическим лицом, вносить наличные деньги юридическому лицу, или в банк, или в организацию, входящую в систему Банка России, уставом которой ей предоставлено право осуществления перевозки наличных денег, инкассации наличных денег, а также кассовых операций в части приема и обработки наличных денег, или в организацию федеральной почтовой связи для зачисления, перечисления или перевода их на банковский счет юридического лица.
Согласно п. 1.11 Положения N 373-П мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.
В заключение отметим, что в соответствии с положениями ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет за собой наложение административного штрафа:
на должностных лиц - в размере от 4000 до 5000 руб.;
на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

Ведение кассы в обособленном подразделении без открытия расчетного счета таит в себе много споров, поскольку в Положении ЦБР «О кассовых операциях» от 12.10.2011 N 373-П не совсем ясно прописаны некоторые важные организационные моменты оформления кассовых документов. Рассмотрим наиболее важные из них.

Для начала определимся с организацией деятельности в обособленных подразделениях. Организация или ИП имеет 2-3 обособленных подразделения, без открытия расчетных счетов. При этом кассиров нет, но есть продавец или несколько продавцов. Выручку обычно собирает материально-ответственное лицо со всех точек и сдает ее на расчетный счет головной организации. Как в этом случае правильно вести кассу? Выписывать ли ПКО и РКО на каждую операцию? Вести ли кассовую книгу в каждом подразделении отдельно? Какие документы оформить, если на точках нет ККМ?

Конечно, как и в обособленных подразделениях с открытым расчетным счетом, вы можете вести кассовую книгу, и, соответственно, выписывать приходники и расходники с последующей передачей листа кассовой книги в головную организацию не позднее следующего дня, как этого требует Центробанк в своем письме N 29-1-1-6/3255 от 4 мая 2012 г., хотя у вас и нет расчетного счета. Но письмо не имеет юридической силы и носит лишь рекомендательный характер, хотя налоговики в своих претензиях будут ссылаться именно на это письмо (письмо Минфина № 03-02-07/1-242 от 08.10.2012 и №АС-4-2/15195 от 12.09.2012). К тому же, если в обособленном подразделении установлен кассовый аппарат, вы ведете журнал кассира-операциониста (КМ-4), форму КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста» и форму КМ7 – «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации». Помимо всего, вы должны составить приказ о выполнении функций кассира продавцом (чтоб было, кому оформлять и подписывать кассовые документы). Это идеальный вариант для налоговой, но очень неудобный для компаний.

Удобный способ для предпринимателей при организации кассовых операций в обособленных подразделениях без расчетного счета – вести одну кассовую книгу в головном предприятии. При этом ежедневно выписывать ПКО в головной организации на сумму выручки, сданной из торговой точки. Можно в учетной политике прописать, что выручка сдается в течение, например, трех дней, хотя по Положению кассовые документы должны оформляться в момент совершения операции. В головной организации собирается выручка со всех торговых точек, заполняется отдельный ПКО по выручке каждой торговой точки, и сдается в банк на расчетный счет, выписав один РКО.

Раньше одна организация могла вести только одну кассовую книгу. Сейчас количество книг не ограничено, но это должно быть отражено в учетной политике.

Кто собирает и сдает выручку? Эти обязанности возлагаются на материально ответственное лицо, которое ежедневно объезжает точки, расписывается в журнале ККМ (если применяется) и сдает деньги в банк общей суммой. Затем МОЛ возвращается в головную организацию, отчитывается перед кассиром за сданные деньги, а кассир выписывает ПКО на суммы с торговых точек, указывая в основании: «Выручка от продажи того-то (в зависимости от специфики вашей деятельности). Также кассир выписывает РКО на основании квитанции банка (объявления на взнос наличными).

Какие документы остаются в обособленном подразделении? Если вы применяете ККМ и не ведете кассовую книгу, то вы ведете журнал кассира-оперециониста, где есть графы о подписи кассира, что деньги сдал, и МОЛ, что деньги принял (графы 16 и17). К тому же, можно приложить к товарному отчету квитанции от ПКО.

Если вы ведете кассовую книгу, тогда в обособленном подразделении остаются все ПКО и РКО и первые листы кассовой книги (вторые сдаются в головную организацию).

Вести ли кассовую книгу в обособленном подразделении отдельно или нет, решать вам. Все равно без споров здесь не обойдется. Только все особенности организации кассовых операций в вашей компании опишите в учетной политике.

Теперь несколько слов о лимите кассы. Поскольку у обособленного подразделения нет кассовой книги, то выделять отдельный лимит на конкретную торговую точку нет смысла. Поэтому лимит по обособленным подразделениям без кассовой книги определяется в целом по всей организации.

Таким образом, ведение кассы в обособленном подразделении, не имеющего расчетного счета, таит в себе много подводных камней. Но в любом случае, при спорных в законодательстве моментах суд принимает сторону налогоплательщиков.

Правила заполнения ПКО, РКО и кассовой книги читайте .

Все об учете кассовых операций смотрите .

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

Множество компаний осуществляет прием наличных денег от покупателей через струк­турные подразделения, расположенные вне места их государственной регистрации. Это может быть торговая сеть или пункты оказа­ния услуг населению. Нередко каждую подобную «точку» обслуживает один-един­ственный работник. Следует ли в таком под­разделении вести отдельную кассовую книгу?

К сожалению, простого и понятного от-вта на этот сугубо практический вопрос мы не найдем ни в базовом нормативном доку­менте - Положении о порядке ведения кас­совых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации утвержденном Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П (далее – Поло­жение), ни в официальных разъяснениях Банка России, Минфина России или Феде­ральной налоговой службы.

Попытаемся разобраться самостоятельно.

Читаем нормативный документ

Положение (абз. 2 п. 1.2) буквально устанав­ливает следующее: обособленное подразде­ление (филиал, представительство) юриди­ческого лица, для совершения операций которого юридическим лицом открыт бан­ковский счет, устанавливает лимит остатка н а л и ч ны х де нег. Но кол ь с коро дол жен быт ь лимит, наличествует и касса (абз. 1 п. 1.2 Положения). Кассовые операции подлежат отражению в кассовой книге (абз. 9 п. 2.6 Положения). А если обособленное подраз­деление ее не ведет?

Невнесение записей в кассовую книгу рассматривается как неоприходование в кассу наличных денег (абз. 2 п. 6.1 Положения). Оно расценивается как админи­стративное правонарушение и влечет за собой весьма внушительные штрафы (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Контроль за полнотой учета выручки денежных средств осущест­вляют территориальные налоговые инспек­ции (п. 5 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой служ­бой государственной функции по осущест­влению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в органи­зациях и у индивидуальных предпринима­телей, утв. приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н). Поэтому каждой компании, работающей с наличными день­гами вне места своего нахождения, важно определиться с «кассовыми» обязанностя­ми работников своих подразделений.

Так в каком же значении в Положении применено понятие «обособленное подраз­деление»?

Лингвистический анализ

Для начала разберемся в конструкции «обо­собленное подразделение (филиал, предста­вительство) юридического лица (далее – обособленное подразделение)», использо­ванной в Положении. При перечислениях скобки в нем применяются не в целях уточ­нения (конкретизации, сужения) первого из перечисляемых терминов, а для обозна­чения альтернативных или дополнитель­ных к нему вариантов. Об этом свидетель­ствуют многочисленные примеры из текста:

• банковский платежный агент (субагент);
• печать (штамп);
• кассовая книга (книга учета принятых и вы данных кассиром денежных средств);
• расчетно-платежная ведомость (платеж­ная ведомость);
• расходный кассовый ордер (расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость);
• наименование (фирменное наименование);
• приходный кассовый ордер (расходный кассовый ордер);
• полученные (выданные) наличные деньги.

Значит, «филиал» и «представительство» – это не расшифровки или пояснения к «обо­собленному подразделению», тем более что любой объект из интересующего нас переч­ня – «обособленное подразделение», «фили­ал» и «представительство» – в целях приме­нения Положения обобщенно именуется обособленным подразделением (с помощью оговорки «далее»). Казалось бы, обособлен­ное подразделение в «кассовом» понимании не сводится к общеустановленному значению термина «обособленное подразделение».

Справочно

Обособленное подразделение юридического лица непременно характеризуется расположенностью вне места его нахождения.

Формальный лингвистический анализ вынуждает нас признать, что обособленное подразделение, филиал и представитель­ство – равноценные с точки зрения Поло­жения понятия. А потому невозможно со­гласиться с мнением, что обособленными подразделениями в Положении считаются лишь филиалы и представительства.

Перечень объектов

Следующий шаг – разберемся со смыслом каждого из самостоятельных объектов – «обособленное подразделение», «филиал», «представительство».

На первый взгляд, речь идет о территори­альной обособленности, которая характеризуется адресом, отличным от адреса госу­дарственной регистрации компании.

Бухгалтеры склонны рассматривать обо­собленное подразделение в специальном значении, придаваемом этому термину на­логовым законодательством. Главным при­знаком такого обособленного подразделе­ния является срок, на который в нем обо­рудованы рабочие места. И если рабочее место существует менее месяца, то обособленного подразделения оно не порождает. Однако не следует забывать об ограничен­ном применении этого критерия. Такой признак обособленного подразделения, как срок, «работает» лишь в актах законода­тельства о налогах и сборах. Об этом прямо сказано в абзаце 1 пункта 2 статьи 11 На­логового кодекса. Положение, принятое Банком России, к подобным актам не отно­сится (п. 1 ст. 4 НК РФ). Оно предназначено для организации наличного денежного об­ращения (ст. 34 Закона от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ «О Центральном банке Россий­ской Федерации (Банке России)»).

Поясним сказанное на конкретном при­мере. Предположим, компания открыла торговую точку без определения срока и она функционирует менее месяца. С точ­ки зрения налогового законодательства обособленного подразделения у нее нет. Но это не означает, что такового не имеется в целях соблюдения кассовой дисциплины. Эту позицию поддерживает письмо Мин­фина России от 8 октября 2012 г. № 03-02-07/1-242. В нем подчеркивается, что органи­зация, в составе которой имеется «налого­вое» обособленное подразделение, подлежит постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения такого подразделения. Но факт такого учета не может влиять на порядок ведения кассовых операций.

Определения терминов

Характеристики интересующих нас терми­нов мы найдем в статье 55 Гражданского кодекса. А в ней нас поджидает удивитель­ный сюрприз. Из формулировки статьи не следует, что обособленное подразделение юридического лица непременно характе­ризуется расположенностью вне места его нахождения, которое определяется мес­том его государственной регистрации (п. 2 ст. 54 ГК РФ). Это в налоговых правоотно­шениях территориальная обособленность специально оговорена, то есть имеет прин­ципиальное значение.

Нетрудно представить себе обособлен­ные подразделения, находящиеся по «юри­дическому» адресу компании. Скажем, в одном задании, ей принадлежащем, могут размещаться несколько магазинов разного профиля (например, реализующих продук­ты питания и спортивные товары), ресторан и т. д. Под каждый вид деятельности выде­лено отдельное помещение, но в ЕГРЮЛ этот факт не отражается.

Филиал и представительство – особые разновидности обособленных подразделе­ний. Они должны быть, во-первых, располо­жены вне места нахождения юрлица, а во-вторых, непременно указаны в его учреди­тельных документах.

В итоге мы выявили источник трудно­стей в понимании требований Положения. И пришли к выводу: территориально-адресный признак – не обязательный кри­терий обособленности.

По мнению автора, в Положении филиа­лы и представительства выделены с тем, чтобы подчеркнуть гражданско-правовой статус обособленных подразделений. Но де­лать это было даже не обязательно. Ведь фи­лиалы и представительства – тоже обосо­бленные подразделения. А вот мнение от­дельных специалистов, что Положение определяет обособленные подразделения как филиалы и представительства, является заблуждением.

Внимание

Если подразделение ведет кассовые операции, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем использовать банковский счет вовсе не обязательно.

Роль банковского счета

В Положении сказано, что лимит устанав­ливают обособленные подразделения, для совершения операций которых юридиче­ским лицом открыт банковский счет. Эта формулировка послужила еще одним источником разногласий. Казалось бы, если счет для обслуживания подразделения спе­циально не открывался, то нет оснований и устанавливать лимит. Ну и соответствен­но – вести кассовую книгу.

Но Банк России возражает против такого толкования. В письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255 он разъясняет, что требование о ведении кассовой книги должно соблюдаться каждым обособленным подразделе­нием, ведущим кассовые операции, незави­симо от наличия банковского счета юри­дического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением. Эту позицию взяли на вооружение нало­говые органы (п. 1 письма ФНС России от 12 сентября 2012 г. № АС-4-2/15195).

Спорить с этой точкой зрения трудно, по­скольку владельцем счета выступает не обо­собленное подразделение, а юридическое лицо. Возможность использования счета ра­ботниками подразделения устанавливается компанией и извне, со стороны банка, не ограничивается.

Если подразделение ведет кассовые опе­рации, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем подразделению для соблюдения ли­мита использовать банковский счет вовсе не обязательно. Сверхлимитную налич­ность можно сдавать и в головную кассу (абз. 2 п. 1.5 Положения).

Выводы

В итоге остается единственный критерий наличия кассы – совершение подразделени­ем кассовых операций. Ну а кассовые опера­ции – это операции по приему наличных денег, включающие их пересчет, и выдаче наличных денег (абз. 2 п. 1.1 Положения). И если такие действия осуществляются непосредственно в обособленном помеще­нии, причем для этого назначены ответ­ственные лица, то подразделение обязано вести кассовую книгу.

Приходится признать, что главный при­знак обособленности – организационный. Ведь касса – это место для проведения кас­совых операций, определенное руководите­лем юридического лица (абз. 1 п. 1.2 Поло­жения). По мнению автора, налоговые спо­ры по неведению кассовой книги обособленным подразделением перспектив не имеют. Радует лишь то, что обязанности по специальному оборудованию и укрепленности касс ушли в прошлое.

Все поступления и выдача наличных денег в учреждениях учитываются в кассовой книге. Согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному Решением Совета директоров ЦБР от 22.09.1993 N 40 (далее – Порядок), каждое учреждение должно иметь кассу и вести только одну кассовую книгу по установленной форме. При этом для учреждений, имеющих филиалы и иные обособленные подразделения, упомянутый Порядок исключений не устанавливает.

О.А. Антошина

Согласно п. 23 Порядка для организаций введена обязанность регистрировать все кассовые операции в одной кассовой книге, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью, количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения. Таким образом, Порядком не предусмотрено наличие в организациях нескольких кассовых книг. Кроме того, в нем не установлены исключения для организаций, имеющих удаленные обособленные подразделения. Вместе с тем такая проблема существует и требует решения.

В соответствии с п. 24 Порядка записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Выполнить эти требования порой затруднительно, а иногда и невозможно, поскольку обособленные подразделения могут быть территориально удалены от головного учреждения или находиться в другом городе. Рассмотрим возможный порядок ведения кассовых операций обособленными подразделениями, находящимися:

– по месту нахождения головной организации;

– вне места ее нахождения.

Порядок ведения кассовых операций в обособленных подразделениях, находящихся по месту нахождения головной организации

Кассовые операции в организациях должны производиться согласно правилам, изложенным в вышеназванном Порядке. Однако если существуют объективные причины, в результате которых организация не может строго следовать положениям Порядка, то, по мнению автора, необходимо выработать другие законные способы ведения кассовых операций. Рассмотрим, как производятся кассовые операции, если в организации имеется несколько операционных касс.

В соответствии с п. 28 Порядка главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает кассирам операционных касс авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег. Кассиры этих касс в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям главному (старшему) кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

В этом случае приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи (п. 21 Порядка).

Если при приемке наличных денежных средств в учреждении используется ККТ, то в операционных кассах обязательно ведутся книги кассиров-операционистов, в которых ежедневно указываются показания счетчика ККТ на начало и конец рабочего дня, выводится сумма выручки за день и отражаются суммы, сданные в кассу организации, за подписью ответственных лиц.

При принятии наличных денежных средств от физических лиц до 31 декабря 2006 г. организациям было разрешено использовать бланки строгой отчетности, утвержденные Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК), форма которых соответствует требованиям Минфина России и не противоречит действующему законодательству (постановление Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 “Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники”).

Порядок ведения кассовых операций в обособленных подразделениях, находящихся вне места нахождения головной организации

Порядок ведения кассовых операций организациями, которые имеют территориально удаленные обособленные подразделения (филиалы), на сегодняшний день также однозначно не определен. Рассмотрим решение данной проблемы.

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождения и осуществляющее все его функции или их часть (ст. 55 ГК РФ). Применять рассмотренные выше варианты организации работы операционных касс при большой удаленности филиала от головного учреждения нельзя, так как невозможно и нерационально сдавать кассовые документы или отчеты, а также обеспечивать безопасную доставку наличных денежных средств ежедневно, например, из филиала, находящегося в другом городе или районе.

В этом случае наиболее правильное решение – выделить филиал на отдельный баланс с дальнейшей передачей отчетности в головную организацию по окончании отчетного периода для составления сводной отчетности. Специалисты Минфина в письме от 29.03.2004 N 04-05-06/27 указали, что под отдельным балансом следует понимать перечень показателей, установленных организацией для своих подразделений, выделенных на отдельный баланс. Другими словами, выделение на отдельный баланс представляет собой организацию бухгалтерского учета операций филиала обособленно от операций головного учреждения. Особый юридический статус выделения на отдельный баланс в этом случае не требуется.

Могут ли в таком случае филиалы самостоятельно получать денежные средства на ведение хозяйственной деятельности? Если могут, то как быть с нормой о единой кассовой книге? В Порядке ответы на эти вопросы не содержатся. Можно с уверенностью констатировать, что на настоящий момент имеется пробел в законодательстве, регулирующем порядок ведения кассовых операций, а именно кассовых книг в организациях, имеющих удаленные обособленные подразделения. Как в этом случае поступить?

Обратимся к законодательным актам, регулирующим налично-денежное обращение. В статье 34 Федерального закона от 10.02.2002 N 86-ФЗ “О Центральном банке Российской Федерации” перечислены основные функции Банка России по организации на территории РФ наличного денежного обращения. Одна из них – определение порядка ведения кассовых операций. Кроме того, Советом директоров Банка России (Протокол от 19.12.1997 N 47) утверждено Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 N 14-П (далее – Положение о наличном денежном обращении). Суть изложенных в нем основных организационных моментов, связанных с наличным денежным обращением, состоит в следующем:

– организации обязаны хранить свободные денежные средства на счетах в коммерческих банках (п. 2.1 Положения о наличном денежном обращении);

– порядок и сроки сдачи наличных денег в кассы коммерческих банков должны быть установлены учреждениями банков и согласованы с руководителями организаций (п. 2.4 Положения о наличном денежном обращении);

– необходимо наличие утвержденных лимитов остатков наличных средств в кассах организаций и их филиалов (п. 2.5 Положения о наличном денежном обращении);

– наличные средства должны храниться в кассах организаций только в пределах установленных лимитов.

Регистрация в кассовой книге всех приходных и расходных кассовых операций в соответствии с п. 24 Порядка, т.е. в момент их совершения, позволяет обеспечить контроль над полнотой и своевременностью оприходования получаемых организацией денежных средств, соблюдением установленных лимитов остатка наличных средств кассы и своевременной сдачей полученных или неизрасходованных средств на расчетные счета в коммерческие банки. Единая кассовая книга организации позволяет сконцентрировать все ее кассовые операции в одном месте – в главной кассе.

Наличие территориально удаленных обособленных подразделений не предоставляет возможности обеспечить безопасную ежедневную сдачу денежных средств в единую главную кассу организации, хранение остатков неиспользованных денежных средств в одной кассе, подтверждение кассового остатка, следовательно, и контроль кассовой дисциплины со стороны органов, наделенных такими полномочиями. Все это приводит к тому, что в таких случаях вести одну кассовую книгу невозможно, поэтому обособленные подразделения (филиалы), территориально удаленные от головной организации, вынуждены самостоятельно осуществлять все кассовые операции и регистрировать их в кассовой книге.

Для организации это влечет необходимость выполнения определенных действий:

– открытие для филиала отдельного банковского счета (лицевого счета);

– организация кассы, через которую будут производиться все кассовые операции филиала, регистрируемые в его кассовой книге.

Руководитель организации в распорядительном документе должен утвердить порядок ведения кассовых операций, в частности применения отдельных кассовых книг в территориально удаленных подразделениях, зафиксировав его в учетной политике.

Такие действия не противоречат п. 3 ст. 5 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”, в котором указано, что учреждения, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей своей деятельности.

Следовательно, в случаях, не оговоренных действующими законодательными и нормативными документами, руководителям организаций предоставлено право закрепить особенности ведения деятельности своими внутренними локальными актами.

За соблюдением учреждениями требований Порядка ведения кассовых операций (п. 41) (своевременностью оприходования получаемых денежных средств, соблюдением установленного лимита остатка кассы и др.) банки, а также соответствующие финансовые органы осуществляют систематический контроль.

Лимит остатка наличных средств в кассе организации

Лимит остатка наличных средств устанавливается учреждениями банков ежегодно всем организациям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для его определения организации представляют в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу.

Организациям, в состав которых входят обособленные подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям, как указано выше, доводится приказом руководителя организации.

Филиалам и другим обособленным подразделениям организации, расположенным вне места ее нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

Установлению лимита остатка наличных денег в кассе должно уделяться особое внимание. Так, для организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная им в учреждения банков денежная наличность – сверхлимитной, что влечет негативные последствия: привлечение к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.

Кроме того, необходимо следить за тем, чтобы остаток наличных средств в кассе не превышал установленного организации лимита.

Требование торговли, равно как и во всех других организациях, предусмотрено Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным ЦБ РФ 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций). Однако указанный документ не учитывает все особенности оптовой и розничной торговли. Например, если торговая организация имеет филиалы и обособленные подразделения, кем устанавливается лимит кассы? Как разумнее организовать документооборот? Каков порядок ведения кассовой книги?

Кроме вышеназванного Порядка наличное денежное обращение регулируют следующие документы:

Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон о применении ККТ);

Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 N 14-П (далее - Положение N 14-П).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций предприятия, организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по утвержденной форме (здесь важно не путать понятия "касса" и "ККТ"). Причем нормативными документами предусмотрено ведение только одной кассовой книги на всем предприятии. В кассах торговые организации должны хранить наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками. Прием и выдача наличных денег кассами предприятий производятся по приходным и расходным кассовым ордерам. Все поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге.

Соблюдаем лимит кассы

Что такое лимит кассы? Кем он устанавливается? Каковы особенности установления лимита кассы организациям торговли, имеющим обособленные подразделения? Для ответа на эти вопросы обратимся к уже названным документам.

Ключевое определение. Лимит кассы - предельная сумма средств, которая может постоянно находиться в кассе организации.

В соответствии с п. 5 Порядка ведения кассовых операций предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками (п. 6 Порядка ведения кассовых операций).

Порядок и сроки сдачи наличных денег определяются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию в индивидуальном порядке (п. 2.4 Положения N 14-П):

Для предприятий, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;

Для предприятий, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков, - на следующий день;

Для предприятий, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Госкомсвязи, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - один раз в несколько дней.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу (форма 0408020). Его форма приведена в Приложении 1 к вышеназванному Положению. При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков оно по своему усмотрению обращается в одно из них, где и устанавливается лимит остатка наличных денег в кассе. После установления лимита в одном из учреждений банков предприятие направляет уведомления об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых ему открыты соответствующие счета.

Если у торговой организации есть обособленные подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, согласно п. 2.5 Положения N 14-П устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы доводится приказом руководителя предприятия до структурных подразделений, то есть каждый магазин должен соблюдать указанный лимит в размере, определенном руководителем торговой организации. Сумма остатка денежной наличности по всем магазинам, входящим в состав организации торговли, не должна превышать лимит, установленный обслуживающим банком. То есть обособленные подразделения ежедневно должны сдавать в кассу головной организации дневную выручку (оставляя лишь денежные средства в пределах лимитов, установленных руководителем). Если же обособленные подразделения не имеют такой возможности (например, из-за территориальной удаленности), то торговому предприятию необходимо организовать инкассирование выручки в банк.

Если представительства, филиалы и другие обособленные подразделения торговой организации, расположенные вне места ее нахождения, составляют отдельный баланс и имеют счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений (п. 2.5 Положения N 14-П).

Обратите внимание! По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной (абз. 8 п. 2.5 Положения N 14-П).

Оформляем журнал кассира-операциониста

Для того чтобы не путаться с понятиями, определимся, что кассир - это работник организации, занимающийся выполнением кассовых операций. В его обязанности среди прочего входят выдача и прием денежных средств из кассы предприятия, ведение кассовой книги. Кассир-операционист - лицо, осуществляющее работу на контрольно-кассовой технике организации.

Напомним, что все организации, включая торговые, при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров в обязательном порядке должны применять контрольно-кассовую технику (исключение: организации и ИП, являющиеся плательщиками ЕНВД, освобожденные от обязанности применения ККТ в соответствии с п. 2.1 ст. 2 Закона о применении ККТ). Поэтому одновременно с Порядком ведения кассовых операций действуют Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (далее - Типовые правила) и Методические рекомендации по использованию данных учета выручки, полученных с применением ККМ (далее - Методические рекомендации).

Согласно вышеназванным документам на кассовую машину администрация торговой организации должна завести Книгу кассира-операциониста (форма КМ-4). На предприятиях, где имеется несколько ККТ, на каждую из них заводится отдельная книга кассира-операциониста (хотя п. 3.6 Типовых правил допускается ведение общей книги на все машины). В этом случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс (например, N N 1, 2, 3 и т.д.) с указанием в числителе заводского номера кассовой машины. Все записи в книге производятся в хронологическом порядке чернилами без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора (заведующего) и главного (старшего) бухгалтера. Кроме этого, п. 3.4 Типовых правил предусмотрено ведение кассового отчета (форма КМ-7). В соответствии с п. п. 7, 11 Методических рекомендаций в книге кассира-операциониста в обязательном порядке указываются показания счетчика кассовой техники на начало и конец рабочего дня, а также сумма поступившей за день выручки.

Перед началом работы на кассовой машине кассир-операционист получает у ответственного лица (директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) кассира) все необходимое для работы, включая разменную монету и купюры для расчетов с покупателями. Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег используется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Затем ответственное лицо вместе с кассиром-операционистом снимают показания счетчиков и сверяют их с показаниями, записанными в Книгу кассира-операциониста за предыдущий день. При совпадении показаний заносят их в книгу за текущий день на начало работы и заверяют своими подписями. Далее оформляется начало контрольной ленты (на ней указываются тип и заводской номер машины, дата и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков), данные на контрольной ленте заверяются подписями (п. 3.8.1 Типовых правил).

По окончании работы предприятия или по прибытию инкассатора банка, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир (кассир-операционист) обязан:

Подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

Составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших магазинах с одной - двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка) (п. 6.1 Типовых правил). То есть по окончании рабочего дня выручка сдается старшему (главному) кассиру, а тот, в свою очередь, составляет приходный ордер на итоговую сумму выручки, отраженную в отчете кассира-операциониста, и делает записи в кассовой книге.

Таким образом, если торговая организация имеет одну - две ККТ, где кассир-операционист совмещает обязанности кассира, вопросов в организации работы кассы не возникает. Порядок организации работы кассиров (кассиров-операционистов) в точке торговли при значительном числе кассовых аппаратов рассмотрен выше.

Ведем кассовую книгу (требования и нормы)

Итак, прием и выдача наличных денег кассами предприятий производятся по Приходному кассовому ордеру (ПКО) (форма КО-1) и Расходному кассовому ордеру (РКО) (форма КО-2). Кроме того, выдача наличных денег может производиться на основании других надлежаще оформленных документов: платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета (при условии наложения на них штампа с реквизитами расходного кассового ордера) (п. п. 13, 14 Порядка ведения кассовых операций). Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге (п. 22 названного Порядка).

Ведение кассовой книги и хранение денежных средств должны осуществляться в соответствии с гл. III Порядка ведения кассовых операций. Согласно п. п. 22, 23 данного Порядка все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. У торговых организаций по этому поводу возникает большое количество вопросов. Попробуем разобраться в них вместе с читателями.

Итак, Порядком ведения кассовых операций установлены требования к оформлению кассовой книги: записи ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов - отрывные, служат отчетом кассира. Первые остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Внимание! Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Это один из вариантов ведения кассовой книги.

Другой вариант, более распространенный в настоящее время, - автоматизированный способ ведения учета. Он также утвержден Порядком ведения кассовых операций. При автоматизированном способе учета листы кассовой книги формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. Подытожим основные требования, предъявляемые к оформлению кассовой книги:

Организации вправе вести только одну кассовую книгу;

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу;

Нумерация листов кассовой книги осуществляется в порядке возрастания с начала года.

Мы видим, что ни Порядком ведения кассовых операций, ни другими нормативными документами не утверждены правила ведения кассовой книги при наличии обособленных подразделений, поэтому организации вынуждены устанавливать свои правила документооборота. А насколько они соответствуют нормам, мы рассмотрим ниже.

Практическая бухгалтерия

Обособленные подразделения на отдельном балансе

Прямых указаний на порядок ведения кассовой книги в таких обособленных подразделениях нормативные документы не содержат. Автору статьи удалось найти Письмо Главного управления ЦБ по Санкт-Петербургу от 15.05.2006 N 27-1-14/4387, где описаны правила ведения кассовой книги на предприятиях, обособленные структурные подразделения которых выделены на отдельный баланс и имеют счета в банках: для учета поступлений наличных денег в кассу и выдач их из кассы обособленные подразделения могут вести самостоятельные кассовые книги. Основание: абз. 5 п. 2.5 Положения N 14-П, повествующий о возможности установления таким филиалам (обособленным подразделениям) лимита остатка наличных денег в кассе обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений. По мнению автора, названный пункт только косвенно указывает на возможность ведения самостоятельной кассовой книги обособленными подразделениями на отдельном балансе, поэтому порядок кассового документооборота следует описать в учетной политике торговой организации.

Обособленные подразделения, не выделенные на отдельный баланс

Приведем порядок организации кассовой работы предприятия, имеющего обособленные структурные подразделения (не выделенные на отдельный баланс и не имеющие счетов в банках), предложенный департаментом наличного денежного обращения Банка РФ. Надо отметить, что чиновники не балуют нас разъяснениями по данному вопросу. Так, ФНС направила Письмо ЦБ РФ от 11.12.2008 N 29-1-1-11/7735 о порядке ведения кассовой книги в нижестоящие налоговые органы (Письмо от 19.01.2009 N ШС-22-2/28@). Согласно указанному Письму обособленные структурные подразделения организации, расположенные вне места ее нахождения, должны вести в двух экземплярах отчет кассира, содержащий все реквизиты кассовой книги: первый остается в обособленном подразделении, второй вместе с прилагаемыми к нему кассовыми и подтверждающими документами передается в организацию. При этом передача отчета кассира в организацию может осуществляться в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства РФ. В таком случае передача отчета кассира на бумажном носителе с прилагаемыми кассовыми и подтверждающими документами осуществляется в соответствии с утвержденными в организации правилами документооборота. В организации на итоговые суммы наличных денег, содержащиеся во втором экземпляре отчета кассира обособленного подразделения, оформляются приходный и расходный кассовые ордера и производятся записи в кассовой книге. Под фразой "передача отчета в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства РФ", по мнению автора, следует понимать передачу информации согласно Федеральному закону от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Так, в силу п. 3 ст. 11 названного Закона электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью (исключение: если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами устанавливается требование о составлении какого-либо документа на бумажном носителе).

Для справки. В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и Порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., а на организацию - от 40 000 до 50 000 руб.

Следуя порядку организации кассового документооборота, описанному в Письме ЦБ РФ, предприятия торговли соблюдают норму законодательства о единстве кассовой книги в организации. Но за кадром остается вопрос: кто должен расписываться в ПКО и РКО на итоговые суммы наличных денег, отраженные во втором экземпляре отчета кассира обособленного подразделения?

Рассмотрим такую ситуацию: структурное подразделение торговой организации ежедневно инкассирует выручку в банк (оставляя в кассе денежные средства в пределах установленного лимита). Второй экземпляр отчета кассира отправляет в головную организацию в электронном виде. Кассир головного офиса составляет приходный ордер в размере итоговых сумм наличных денег (которых практически не видел), кроме того, отражает в учете передачу выручки в банк и расписывается в приходных и расходных кассовых ордерах несмотря на то, что указанные денежные средства не получает и не выдает.

Другой вопрос: каким образом организовать нумерацию приходных и расходных кассовых ордеров в обособленных подразделениях в порядке возрастания (с учетом требования нормативных документов)? В случае ежедневной передачи отчета кассира в электронном виде нумерация будет происходить в режиме настоящего времени и иметь сквозной характер, это соответствует Порядку ведения кассовых операций. А если у торговой организации нет возможности передавать отчет кассира в электронном виде или на бумажном носителе ежедневно?

На практике некоторые торговые организации используют следующее: в каждом обособленном подразделении заводится отдельный раздел кассовой книги (повторимся, что в учетной политике организации должен быть детально описан подобный порядок). Кассир самостоятельно выписывает расходные и приходные кассовые ордера, присваивая им специальную нумерацию (например, дробный номер с указанием в числителе условного наименования обособленного подразделения, а в знаменателе - порядковый номер в этом обособленном подразделении). Право ведения кассовой книги таким образом косвенно подтверждается наличием на ее титульном листе строки "структурное подразделение". В конце месяца (или в периоде, установленном внутренним распоряжением) данный раздел кассовой книги передается в головной офис, где и происходит формирование единой кассовой книги.

Кроме того, существует способ ведения кассовой книги с заранее зарезервированным диапазоном номеров кассовых документов для обособленных подразделений. По мнению автора, этот способ неудобен с технической точки зрения при наличии нескольких структурных подразделений. Может возникнуть путаница опять же со сквозной нумерацией приходных и расходных кассовых ордеров.

Итак, проведя анализ нормативных документов, приходим к выводу, что порядок ведения кассовых операций в торговых организациях, имеющих обособленные подразделения, в настоящее время не урегулирован в должной мере. Вопросы возникают при отражении операций в кассовой книге, нумерации кассовых ордеров, постановке подписей в кассовых документах. Поэтому во избежание получения замечаний от контролирующих органов предприятия торговли должны организовать документооборот с учетом специфики именно своей организации (причем данный порядок рекомендуется согласовать с обслуживающим банком).

К сведению. Способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа. При этом они применяются всеми филиалами, представительствами и иными подразделениями организации (включая выделенные на отдельный баланс), независимо от их места нахождения (п. 9 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").

Что изменится?

На официальном сайте ЦБ РФ в сети Интернет (www.cbr.ru) представлен проект Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, который несколько отличается от действующего в настоящее время. Сразу отметим, что это Положение разрабатывается для юридических лиц (в том числе перешедших на УСНО), физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (ИП), физических лиц, занимающихся в установленном законодательством РФ порядке частной практикой.

Автор статьи изучил вышеназванный проект с позиции вопросов, относящихся к данной статье. Например, в нем нет указания на то, что организация должна вести только одну кассовую книгу. Хотя отсутствие этой фразы, по мнению автора, не дает право делать заключение, что ЦБ РФ планирует разрешить ведение нескольких кассовых книг в организации. Что касается вопросов ведения кассы обособленными подразделениями, можно отметить следующее. Лимит остатка наличных денег у обособленных подразделений, имеющих свой расчетный счет, также как и в настоящее время, предлагается устанавливать банком, в котором открыт банковский счет.

Примечание. Кроме того, обособленное подразделение после выведения в кассовой книге 0310004 суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги 0310004 за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу. Передача обособленным подразделением листа кассовой книги 0310004 юридическому лицу может осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации. В этом случае передача листа кассовой книги 0310004 на бумажном носителе осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом (п. 5.6 проекта Положения о порядке ведения кассовых операций).

При прочтении данного проекта можно предположить, что кассовая книга будет иметь иной вид. Будем надеяться, что законодатели учтут сегодняшнее недочеты действующего Порядка ведения кассовых операций для организаций, имеющих обособленные подразделения. Что ж, поживем - увидим.