Годовая инвентаризация на предприятии. Проводим инвентаризацию перед годовой отчетностью

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности обязательна инвентаризация имущества и обязательств. Порядок ее проведения регламентируется такими нормативными актами, как:

• Закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ);
• Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее - Методические указания по инвентаризации);
• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

Значение инвентаризации

Инвентаризация в хозяйственной деятельности фирмы имеет немаловажное значение. Эта процедура обеспечивает достоверность данных ее бухучета и бухгалтерской отчетности, так как в ходе данного мероприятия проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка:

• имущества - основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, производственных запасов, готовой продукции, товаров, прочих запасов, денежных средств и прочих финансовых активов;
• финансовых обязательств - кредиторской задолженности, кредитов банков, займов и резервов.

Основные цели инвентаризации - это выявление фактического наличия имущества; сопоставление его фактического наличия с данными бухучета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Внимание

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в отношении имущества, инвентаризация которого проводилась позже 1 октября отчетного года, инвентаризацию можно не проводить.

Общий порядок проведения

Инвентаризацию проводит постоянно действующая комиссия. Ее персональный состав утверждает руководитель фирмы. Членами инвентаризационной комиссии обычно являются:

• представители администрации организации;
• работники бухгалтерии;
• специалисты инженерных, финансовых, юридических и других служб.

В состав инвентаризационной комиссии могут входить работники службы внутреннего аудита организации, а также представители независимых аудиторских организаций.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Подготовка

Инвентаризационная комиссия до начала проверки фактического наличия имущества должна иметь:

• последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы;
• отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

При этом материально ответственные лица должны к началу инвентаризации дать расписки о том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Документальное оформление

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Эти документы составляются не менее чем в двух экземплярах. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией. Документы по инвентаризации представлены в таблице.

Таблица . ДОКУМЕНТЫ ПО ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Отражение расхождений в бухучете

Расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухучета отражаются на бухгалтерских счетах в следующем порядке.

Излишки

Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, должны быть оприходованы и зачислены соответственно на финансовые результаты фирмы. При этом ей следует установить причины возникновения излишка и виновных лиц.

Излишки, выявленные при проведении инвентаризации, отражают по дебету счетов учета имущества 01 (10, 40, 43, 50 и т. д.) в корреспонденции с кредитом счета 91 «Прочие доходы и расходы». При этом основные средства и материально-производственные запасы, выявленные в излишке, следует учитывать по рыночной цене. Основание - пункты 29, 36 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н, пункт 29 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Внимание

При годовой инвентаризации излишки и недостачу на бухгалтерских счетах отражают на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (то есть не позднее 31 декабря отчетного года).

Недостача

В бухучете недостачу, выявленную при проведении инвентаризации, отражают по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счетов учета имущества 01 (10, 41, 43, 50 и т. д.). При этом недостающие товарно-материальные ценности (материально-производственные запасы) учитывают по фактической себестоимости. Основные средства - по остаточной стоимости.

В пределах норм

Недостача материально-производственных запасов или их порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения. Поэтому списание стоимости недостающих ценностей в рассматриваемом случае отражают по дебету счетов 20, 23, 44 и т. д. и кредиту счета 94.

Сверх норм

Недостача материально-производственных запасов или их порча сверх норм относятся на счет виновных лиц. Причем, согласно статье 243 Трудового кодекса, виновный работник должен возместить всю сумму причиненного ущерба, которая не может быть выше рыночной цены недостающего имущества и ниже его стоимости по данным бухучета (ст. 246 ТК РФ).

Отнесение на счет виновного работника недостачи имущества по балансовой стоимости оформляют проводкой по дебету счета 73 и кредиту счета 94. Разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества отражается по дебету счета 73 и кредиту счета 98.

По мере погашения сотрудником причитающейся с него суммы задолженности эту разницу списывают пропорционально доле погашенной задолженности по дебету счета 98 и кредиту счета 91-1.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации по дебету счета 91-2 и кредиту счета 94. Отметим, что в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.). Это указано в пункте 5.2 Методических указаний по инвентаризации.

Налоговый учет излишков

Излишки имущества, выявленные в ходе инвентаризации, при расчете налога на прибыль учитывают в составе внереализационных доходов по рыночной цене (п. 8 и 20 ст. 250, п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ). В случае годовой инвентаризации такой учет производят на дату составления бухгалтерской отчетности за год (то есть не позднее 31 декабря отчетного года) и независимо от того, как организация определяет налоговую базу по налогу на прибыль: методом начисления или кассовым методом (п. 1 ст. 271, п. 2 ст. 273 НК РФ).

Использование в производстве и реализация излишков

Основные средства, выявленные в виде излишков, для использования в производстве (выполнения работ, оказания услуг) признаются амортизируемым имуществом. Аналогичный вывод приведен в письмах Минфина России от 13 марта 2009 г. № 03-03-06/1/136 и от 2 декабря 2008 г. № 03-03-06/1/657.

Для начисления амортизации первоначальная стоимость таких основных средств определяется как сумма, в которую они оценены при включении в состав внереализационных доходов в соответствии с пунктом 8 статьи 250 Налогового кодекса. Основание - абзац 2 пункта 1 статьи 257 кодекса.

При реализации основных средств, выявленных в виде излишков, в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, необходимо списывать их рыночную стоимость (п. 3 ст. 38, п. 1 ст. 268, п. 1 ст. 257 НК РФ).

Стоимость излишков материально-производственных запасов, которые были в дальнейшем использованы в производстве (при выполнении работ, оказании услуг) или реализованы, определяется как сумма, по которой эти излишки ранее были учтены в составе доходов. То есть ею признается их рыночная цена. Она включается в состав материальных расходов (абз. 2 п. 2 ст. 254 НК РФ). Отметим, что в бухгалтерском учете рассматриваемые материально-производственные запасы подлежат включению в расходы по учетной стоимости, которой также признается их рыночная цена (п. 73 и 91 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н). В связи с этим расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Пример 1

ООО «Норд» 30 декабря 2011 года закончило инвентаризацию материально-производственных запасов, в результате которой были выявлены излишки материалов рыночной стоимостью 60 000 руб.

Для целей расчета налога на прибыль организация применяет метод начисления. При этом отчетным периодом для нее является месяц.

Бухгалтер ООО «Норд» сделал следующие бухгалтерские записи:

Дебет 10 Кредит 91-1

– 60 000 руб. – отражена стоимость излишков материалов, выявленных при инвентаризации.

Тогда же при расчете налога на прибыль эта сумма была включена в состав внереализационных доходов.

Дебет 20 Кредит 10

– 60 000 руб. – отражена стоимость сырья, переданного в производство.

При расчете налога на прибыль за январь бухгалтер учел всю стоимость сырья, переданного в производство (60 000 руб.) в составе материальных расходов.

Налоговый учет недостач

При расчете налога на прибыль недостачу материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли учитывают в составе материальных расходов (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). В случае годовой инвентаризации так поступают на дату составления бухгалтерской отчетности за год (то есть не позднее 31 декабря отчетного года). Причем не имеет значения, как организация признает расходы: по методу начисления или кассовым методом (п. 2 ст. 272, подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Важный момент

При применении кассового метода сумма недостачи материально-производственных запасов может быть учтена в составе материальных расходов, если только это имущество оплачено (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Сверх норм естественной убыли недостача материально-производственных запасов учитывается в зависимости от наличия виновного лица. Так у организации возникает внереализационный доход, если стоимость недостающего имущества взыскивается с указанного лица (п. 3 ст. 250 НК РФ). При этом недостачу учитывают в момент:

• признания виновным своей вины или вступления в силу решения суда - при методе начисления (подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ);
• возмещения виновным ущерба - при кассовом методе (п. 2 ст. 273 НК РФ).

Пример 2

По итогам инвентаризации, проведенной перед составлением бухгалтерской отчетности за 2011 год и законченной 30 декабря указанного года, ООО «Ромашка» выявило недостачу сырья стоимостью по данным бухучета - 40 000 руб. и рыночной стоимостью - 50 000 руб.

Было установлено, что виновным в недостаче лицом является кладовщик З.П. Захарова, которая признала свою вину. По решению руководителя ООО «Ромашка» рыночная стоимость недостающего сырья взыскивается с указанной работницы. З.П. Захарова с целью погашения задолженности внесла в кассу организации по 25 000 руб. 16 и 31 января 2012 года.

Для расчета налога на прибыль названная организация применяет метод начисления. Отчетным периодом является месяц.

Бухгалтер ООО «Ромашка» сделал следующие бухгалтерские проводки:

Дебет 94 Кредит 10

– 40 000 руб. – отражена балансовая стоимость недостающего сырья;

Дебет 73 Кредит 94

– 40 000 руб. – отнесена на кладовщика балансовая стоимость недостачи;

Дебет 73 Кредит 98

– 10 000 руб. (50 000 – 40 000) – отражена разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего сырья.

Дебет 50 Кредит 73

– 25 000 руб. – погашена задолженность по недостаче З.П. Захаровой;

Дебет 98 Кредит 91-1

– 5000 руб. (10 000 × (25 000: 50 000)) – включена в состав доходов разница между рыночной и балансовой стоимостью недостачи.

При расчете налога на прибыль за декабрь 2011 года бухгалтер учел:

– сумму, которую возместил сотрудник (50 000 руб.) в составе внереализационных доходов;

– сумму убытка от недостачи (40 000 руб.) в составе внереализационных расходов.

В случае отсутствия виновных лиц расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли, а также убытки от хищений при расчете налога на прибыль приравниваются к внереализационным расходам. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (абз. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

У.П. Фролова, налоговый консультант

Достоверность бухгалтерского учета обеспечивает инвентаризация имущественных ценностей и финансовых обязательств. В процессе проверки ревизуется действительное наличие имущества. Как часто следует инвентаризовать активы?

В Законе «О бухучете», в ст.12, сказано о необходимости проведения инвентаризации с целью подтверждения достоверности бухгалтерского учета организации и составляемой отчетности.

При этом упомянуто только несколько обязательных случаев выполнения инвентаризационной поверки.

Относительно иных ситуаций определено, что порядок и сроки инвентаризации устанавливаются руководителем. В какие сроки требуется проводить инвентаризацию?

Важные аспекты

Численность инвентаризационных проверок в отчетном периоде, даты их осуществления, перечень инвентаризуемых объектов определяется самой организацией, кроме случаев обязательной инвентаризации.

В обязательном порядке инвентаризуются имущественные объекты при:

Что касается прочих случаев проведения инвентаризации, то закон никак не ограничивает количество оных. Организация вправе назначить инвентаризационную проверку в любое время, руководствуясь собственной учетной политикой.

Периодичность инвентаризаций утверждается руководителем в учетных положениях ежегодно. Кроме того, возможно проведение внеплановых инвентаризаций, на основании приказа руководящего лица.

Что это такое

Инвентаризация представляет собой способ проверки фактического наличия имущества на соответствие количества учетным показателям.

Основная схема инвентаризации всегда одинакова – объекты проверки пересчитываются, и полученные показатели сравниваются с данными бухучета.

Но при этом различают разные виды инвентаризационных проверок, что оказывает влияние на сроки проведения. Инвентаризация полная предполагает проверку всех имеющихся у организации активов, имущества, обязательств.

Проводят такую проверку в преддверии создания годового отчета. Иногда полная проверка осуществляется при документальной ревизии, осуществляемой по требованию следственных или финансовых органов.

Инвентаризация периодического типа проводится в конкретные сроки, обусловленные положениями . При этом по отдельным группам имущества могут устанавливаться различные сроки инвентаризации.

Частичную инвентаризацию проводят раз в год для всякого объекта. Такой метод контроля не требует особых затрат и не мешает производственным процессам.

Допускается частично инвентаризовать различные группы объектов одного предприятия, а затем проанализировать совокупный итог всех частичных инвентаризаций для получения информации о предприятии в целом.

Выборочная инвентаризация применяется на отдельных производственных участках либо при проверке работы .

При этом процедура может проводиться с самой разной периодичностью. Если итог выборочной проверки выявляет расхождение, проводится инвентаризация полного характера.

С какой целью проводится

В определении «инвентаризации» говорится о цели ее проведения как о возможности выявления фактических остатков. Но на самом деле задачи инвентаризации гораздо обширнее.

Среди них особо выделить можно следующие:

Действующие нормативы

Сроки проведения инвентаризации кассы

Инвентаризация кассы может быть плановой и внеплановой (внезапной). Сроки определяются законодательством и учетной политикой.

То есть инвентаризация проводится во всех обязательных случаях и по заранее утвержденному графику. Внезапная проверка может проводиться в любое время.

Ее целью становится установление компетентности и ответственности сотрудника. Также внезапной инвентаризацией может выявляться обнаруженная в учете ошибка или усиливаться система внутреннего контроля.

Сроки внезапных проверок не требуют утверждения в составе учетной политике. Они проводятся в силу текущих обстоятельств на основании приказа руководителя о проведении внеплановой инвентаризации с указанием причины проверки.

В бюджетном учреждении

В п.9 Инструкции об отчетности, принятой сказано, что показатели бухгалтерской годовой отчетности бюджетных учреждений должны подтверждаться данными инвентаризации.

Сроки и случаи инвентаризации оговариваются в локальном нормативном акте в рамках формирования учетной политики учреждения.

То есть обязательной считается только годовая инвентаризация. Все прочие случаи могут перечисляться в локальном акте.

При этом закон допускает дублирование перечня случаев, приведенных в и учет требований вышестоящих структур.

Подводя итог можно отметить, что законодательно сроки инвентаризации определены лишь в отношении проверки в преддверии подготовки годового бухгалтерского отчета.

Все прочие случаи и сроки проведения проверки определяет исключительно руководство организации, основываясь на потребностях производства и наличествующих обстоятельствах.

Инвентаризация объектов (ТМЦ, расчетов, денежных средств, основных средств и пр.) проводится с целью выявления расхождений между их фактическим наличием и данными регистров бухгалтерского учета (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) ).

Организация самостоятельно определяет сроки проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности.

Организация самостоятельно определяет случаи, сроки, порядок проведения инвентаризации и объекты, подлежащие инвентаризации за исключением обязательного проведения инвентаризации (п. 3 ст. 11 Закона о бухучете ). Проведение инвентаризации обязательно, в частности, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года (п. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н ).

Годовая инвентаризация активов и обязательств проводится в IV квартале текущего года — с 1 октября по 31 декабря.

Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью?

Порядок и этапы проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов подробно описаны в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания № 49).

Этапы проведения инвентаризации:

Руководитель организации издает приказ (форма № ИНВ-22 ), в котором указываются (п. п. 2.2, 2.3, 2.8 Методических указаний № 49 ):

Должности и Ф.И.О. председателя и членов инвентаризационной комиссии;

Причина проведения инвентаризации;

Срок проведения инвентаризации;

Виды инвентаризируемых объектов учета.

Как правило, в состав комиссии включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.), кроме материально ответственных лиц. Также можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. При проведении инвентаризации должны присутствовать все члены инвентаризационной комиссии, иначе ее результаты могут быть оспорены. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

В установленные сроки проверяются:

Наименование и количество имущества, имеющегося в наличии, в том числе арендованного (ОС, МПЗ, деньги в кассе) (п. 2.7 Методических указаний № 49 );

Активы, не имеющие материально-вещественной формы (денежные средства на расчетном счете, НМА, финансовые вложения) (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний № 49 );

Размер дебиторской и кредиторской задолженности (п. 3.44 Методических указаний № 49 );

Иные объекты учета (незавершенное производство, расходы будущих периодов и т.д.)

Все показатели заносятся в соответствующие инвентаризационные описи (акты) не менее чем в двух экземплярах (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 - 2.11 Методических указаний № 49 ).

Полученные цифры сверяются с данными бухгалтерского учета. Если есть отклонения, результат фиксируется в сличительных ведомостях (актах) (п. 4.1 Методических указаний № 49 ).

По результатам инвентаризации составляется итоговая ведомость (форма № ИНВ-26 ) , в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ их отражения в учете (п. 5.6 Методических указаний № 49 ). Издается приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации и о привлечении к ответственности виновных должностных лиц. После чего результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта, при этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Наталья Сапко
Аудитор-методолог

Обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Первичные документы по отражению результатов инвентаризации организация вправе разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике (п. 4 ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ ). Но могут использоваться разработанные и утвержденные Госкомстатом РФ унифицированные формы (постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, от 27.03.2000 № 26 ).

Инвентаризация товаров (материалов)

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (ИНВ-3 );
- Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (ИНВ-4) ;
- Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (ИНВ-19 );

В соответствии с п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета № 34н выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату оформления результатов инвентаризации, увеличивая финансовые результаты организации.

Дебет 41 (10) Кредит 91 - оприходованы выявленные излишки товаров (материалов). Стоимость выявленных излишков включается в состав налоговых доходов по рыночной стоимости (п. 20 ст. 250 НК РФ, письмо Минфина РФ от 12.08.2011 № 03-03-06/1/478 ).

Недостача в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства, сверх норм - на счет виновных лиц (если виновные лица не установлены, то списывается за счет прибыли). Для целей налога на прибыль, если виновное лицо установлено, то недостача учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ, письмо Минфина от 27.08.2014 N 03-03-06/1/42717 (п. 1) ):
- признание виновным суммы ущерба (на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);
- вступление в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

Одновременно в доходах учитывается сумма ущерба, признанная виновным или присужденная судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ ).

Необходимо учитывать позицию Пленума ВАС РФ, изложенную в Постановлении от 30.05.2014 № 33 «О некоторых вопросах, возникающих у арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием НДС».

Наталья Сапко
Аудитор-методолог

В п. 10 данного Постановления Пленум ВАС РФ указал, что выбытие (списание) имущества в результате наступления событий, не зависящих от воли налогоплательщика (утрата имущества по причине порчи, хищения и тому подобных событий), только тогда не будет иметь налоговых последствий по НДС, когда налогоплательщиком будет подтвержден факт выбытия имущества в результате наступления событий, не зависящих от его воли (то есть организация должна представить доказательства того, что ею предпринимались меры по сохранению имущества, и выбытие имущества соответствует обычному уровню выбытия для данного вида деятельности).

По мнению Пленума ВАС РФ, налогоплательщик обязан зафиксировать факт выбытия и обстоятельство, по которому имущество выбыло. В противном случае выбытие будет квалифицировано как безвозмездная передача имущества, а такая операция является объектом обложения НДС.

Убытки от хищений, виновники которых не установлены, признаются во внереализационных расходах согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ . Но факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Действующие нормы НК РФ не содержат упоминания о документах, которыми можно подтвердить указанные убытки. По мнению Конституционного Суда РФ, пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ не содержит указания на то, какие именно документы подтверждают отсутствие виновных лиц при недостаче материальных ценностей.

Налоговое законодательство РФ не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов (Определение Конституционного суда РФ от 24.09.2012 № 1543-О ). В данном случае подойдет любой документ, выданный органами внутренних дел (письмо Минфина России от 21.05.2015 № 03-03-06/1/29177 ). Это может быть, например, постановление об отказе в возбуждении уголовного дела, постановление о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, которое подлежит привлечению в качестве обвиняемого. Если такого документа нет, то недостачу нельзя учесть в расходах в целях налогообложения прибыли.

Что касается НДС, то вопрос о восстановлении «входного» налога по материальным ценностям, списанным в результате обнаружения недостачи, является спорным. Налоговый кодекс РФ не содержит прямого требования о восстановлении НДС в случае выявленной недостачи (Решение ВАС РФ от 19.05.2011 № ВАС-3943/11, Решение ВАС РФ от 23.10.2006 № 10652/06 ).

Однако, несмотря на судебную практику, Минфин продолжает настаивать на восстановлении налога при прекращении использования ТМЦ в деятельности, облагаемой НДС (письмо Минфина РФ от 21.01.2016 № 03-03-06/1/1997 ). Учитывая позицию ВАС, есть хорошие шансы на выигрыш в суде, если налогоплательщик не захочет следовать разъяснениям финансового ведомства.

Входной НДС по выявленным потерям в пределах норм естественной убыли восстанавливать к уплате в бюджет не нужно (письмо Минфина России от 24.04.2008 № 03-07-11/161 ).

В бухгалтерском учете операции по списанию недостачи могут быть отражены следующим образом:

Дебет 20 (44) Кредит 41 (10) - списание недостачи товаров (материалов) в пределах норм естественной убыли;

Дебет 94 Кредит 41 (10) - списание недостачи товаров (материалов) сверх норм естественной убыли;

Дебет 19 Кредит 68 - восстановление НДС с сумм недостачи сверх норм естественной убыли;

Дебет 91 Кредит 19 - восстановленный НДС списан в состав прочих расходов;

Дебет 91 (73) Кредит 94 - недостача списана в состав прочих расходов (на виновное лицо).

При зачете пересортицы стоимость зачитываемых недостач не отражается в расходах, а стоимость зачитываемых излишков — в доходах.

Однако это правило применимо только в бухгалтерском учете. Согласно п. п. 5.3, 5.4 Методических указаний № 49 , если пересортица выявлена за один и тот же период у одного и того же материально ответственного лица, по товарам одного наименования и в тождественных количествах, то по решению руководителя организации недостачи и излишки можно зачесть в той части, в которой излишки покрывают недостачи.

Проводки делаются только в аналитическом учете:

Дебет 41 (10) Кредит 41 (10) - выявленные недостачи товаров (материалов) зачтены в счет выявленных излишков товаров (материалов). Стоимость излишков и недостач в части, не покрытой зачетом, учитывается в обычном порядке (п. п. 5.1, 5.2 Методических указаний № 49).

В налоговом учете ситуация неоднозначная. Согласно официальной позиции зачет излишков и недостач проводить неправомерно (письмо Минфина от 23.05.2016 № 03-03-06/1/29309 ). Организация в целях налогообложения должна отразить в учете внереализационный доход и одновременно внереализационный расход (но только в случае, если факт недостачи и отсутствие виновных лиц подтвержден документом, выданным уполномоченным органом государственной власти).

Судебная практика противоречива. Есть судебные акты в пользу позиции Минфина (Постановление ФАС Уральского округа от 02.04.2014 № Ф09-822/14) и против. Так в Постановлении АС Московского округа от 08.08.2016 по делу № Ф05-10845/2016 в аналогичной ситуации арбитры пришли к противоположному выводу. Указав, что организация правомерно учла во внереализационных доходах по налогу на прибыль окончательную величину стоимости излишков, определенную после зачетов по пересортице.

Инвентаризация основных средств

Обращаем внимание, что инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года.

Документы:

Инвентаризационная опись ОС (ИНВ-1);

Сличительная ведомость инвентаризации ОС (ИНВ-18).

Отдельные инвентаризационные описи составляются на ОС непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

Выявлены неучтенные объекты ОС

При выявлении не принятых на учет ОС комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели (п. 3.3 Методических указаний № 49 ). Выявленные при инвентаризации активы, отвечающие признакам ОС, указанным в п. 4 ПБУ 6/01 , принимаются к бухучету по текущей рыночной стоимости и отражаются по дебету счета 08 (01) в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы». Срок полезного использования выявленного ОС определяется при его принятии к бухгалтерскому учету. С месяца, следующего за месяцем оприходования ОС, начисляется амортизация.

В целях налогообложения стоимость обнаруженного имущества признается внереализационным доходом. Первоначальной стоимостью ОС признается его рыночная стоимость (п. 20 ст. 250 НК РФ, абз. 2 п. 1 ст. 257 НК РФ ). Эту величину нужно подтвердить документально. Для этого могут быть использованы данные о ценах на аналогичные основные средства, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, а также в СМИ и специальной литературе; экспертные заключения (например, оценщиков) о стоимости отдельных объектов основных средств. Начисление амортизации по ОС начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем, в котором оно было введено в эксплуатацию.

Выявлена недостача ОС

При обнаружении недостачи отражается выбытие объекта ОС (п. 76 Методических указаний по бухучету основных средств, утв. приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н) . Списание объекта оформляется актом (форма № ОС-4), утверждаемым руководителем организации. На основании этого акта, переданного бухгалтерской службе, в инвентарной карточке (форма № ОС-6) делается отметка о выбытии.

В бухгалтерском учете отражается:

1. Дебет 01.«Выбытие основных средств» Кредит 01. «Первоначальная стоимость» – списана первоначальная стоимость ОС;
2. Дебет 02 Кредит 01.«Выбытие основных средств» – списана накопленная амортизация;
3. Дебет 94 Кредит 01.«Выбытие основных средств» – списана остаточная стоимость объекта.

В зависимости от наличия виновного лица недостача списывается:

1. Дебет 73 Кредит 94 – установлено виновное в недостаче лицо;
2. Дебет 73 Кредит 98 – отражена разница между рыночной и остаточной стоимостью имущества;
3. Дебет 51 Кредит 73 – взыскан ущерб в размере рыночной стоимости имущества с виновного лица;
4. Дебет 98 Кредит 91.«Прочие доходы» – признан прочий доход;
5. Дебет 91.«Прочие расходы» Кредит 94 – конкретный виновник отсутствует.

Сумма возмещенного виновным лицом ущерба в целях налога на прибыль признается внереализационным доходом. При этом стоимость недостающего имущества можно включить во внереализационные расходы. Если работодатель решил не взыскивать ущерб с работника, он не вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму недостачи. Расход можно признать, если виновные лица отсутствуют или не установлены, и только при наличии документального подтверждения отсутствия виновных лиц, выданного уполномоченным органом государственной власти (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ ). В части восстановления НДС вопрос решается по аналогии с недостающими ТМЦ.

Наталья Сапко
Аудитор-методолог

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности

Формы документов для оформления проведения и результатов инвентаризации:

1. Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ИНВ-17 ).
2. По расчетам с контрагентами (счета 60, 62, 76) составляются акты сверки расчетов. Акт составляется с каждым контрагентом в 2-х экземплярах: один для организации, другой для контрагента. Акт подписывается руководителями организаций и задолженность считается согласованной.
3. По полученным займам и кредитам (счета 66, 67) задолженность показывается с учетом причитающихся на конец отчетного периода к уплате процентов.
4. По каждому подотчетному лицу (счет 71) необходимо сверить данные о полученных, израсходованных и возвращенных деньгах и об отраженных в бухучете первичных документах.
5. По расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами (счет 68, 69) обязательно получить от ИФНС, ПФР и ФСС документы, подтверждающие суммы задолженности (п. 74 Положения по ведению бухучета № 34н ). Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается.
6. По задолженности работникам (счет 70) выявляются невыплаченные суммы заработной платы, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

Одна из основных задач инвентаризации — выявить просроченную задолженность, подлежащую списанию.

Выявлена безнадежная дебиторская задолженность

Безнадежная дебиторская задолженность — сумма, которую организация не может взыскать со своих контрагентов в силу определенных причин, в том числе в связи с истечением срока исковой давности. Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ ).

В бухгалтерском учете безнадежная (нереальная к взысканию) задолженность списывается по каждому обязательству на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на счет средств резерва сомнительных долгов. А если в период, предшествующий отчетному, суммы таких долгов не резервировались, они относятся на финансовые результаты у коммерческой организации (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н ).

Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Указанная задолженность должна учитываться на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н ).

В целях налогообложения согласно п. 2 ст. 266 НК РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта госоргана или ликвидации организации.

Безнадежными долгами также признаются долги, невозможность взыскания которых подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, в случае возврата взыскателю исполнительного документа по основаниям, перечисленным в п. 2 ст. 266 НК РФ.

В целях исчисления налога на прибыль суммы безнадежных долгов приравниваются к убыткам, полученным налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, и включаются в состав внереализационных расходов организации, если в отношении конкретной задолженности ранее не создавался резерв по сомнительным долгам, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, то в состав внереализационных расходов включаются суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (пп. 2 п. 2 с. 265 НК РФ ).

Факт истечения срока исковой давности для взыскания долга является достаточным основанием для признания задолженности безнадежной и от организации не требуется проведения других мероприятий, например, направления письма контрагенту.

Важно заметить, что расход признается в отчетном периоде, в котором истек срок исковой давности (письмо Минфина России от 25.08.2017 № 03-03-06/1/54556, постановление Президиума ВАС РФ от 15.06.2010 № 1574/10 ). Безнадежная задолженность списывается в полной сумме с учетом НДС (письма Минфина России от 24.07.2013 № 03-03-06/1/29315, от 11.06.2013 № 03-03-06/1/21726 ).

На счетах бухгалтерского учета списание безнадежной «дебиторки» отражается следующим образом:

1. Дебет 91 (63) Кредит 62 (76) - списана безнадежная дебиторская задолженность;
2. Дебет 007 - списанный безнадежный долг учтен за балансом.

Если списывается безнадежный долг по выданным авансам, то ранее принятый к вычету НДС безопаснее восстановить и включить в расходы вместе со всей суммой долга (письма Минфина России от 23.06.2016 № 03-07-11/36478, от 17.08.2015 № 03-07-11/47347, от 23.01.2015 № 03-07-11/69652, от 11.04.2014 № 03-07-11/16527). Хотя, из буквального толкования норм НК РФ данный вывод не следует. Полный перечень случаев, когда налогоплательщику следует восстановить принятый к вычету НДС, приведен в п. 3 ст. 170 НК РФ и является закрытым. Основания для восстановления НДС в случае списания покупателем дебиторской задолженности по предоплате в приведенной норме не содержатся.

На счетах бухгалтерского учета:

1. Дебет 60 Кредит 51 — перечислен аванс поставщику;
2. Дебет 68 Кредит 76.ВА — НДС заявлен к вычету;
3. Дебет 91 Кредит 60 — списана задолженность по истечении срока исковой давности;
4. Дебет 76.ВА Кредит 68 — восстановлен ранее заявленный к вычету НДС.

Выявлена безнадежная кредиторская задолженность

Суммы кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, включаются в доходы по результатам проведенной инвентаризации при наличии письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации (п. 78 Положения по ведению бухучета № 34н, п. 7, 10.4, абз. 4 п. 16 ПБУ 9/99 ).

Согласно п. 18 ст. 250 НК РФ суммы кредиторской задолженности (обязательства перед кредиторами), списанной в связи с истечением срока исковой давности включаются в состав внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности (Письмо ФНС России от 08.12.2014 № ГД-4-3/25307@ ).

Задолженность может быть признана нереальной ко взысканию и по другим основаниям (например, при исключении организации-контрагента из ЕГРЮЛ). Восстанавливать НДС, принятый к вычету при приобретении товаров (работ, услуг), в связи со списанием просроченной кредиторской задолженности не нужно (письмо Минфина России от 21.06.2013 № 03-07-11/23503 ).

На счетах бухгалтерского учета операции по списанию кредиторской задолженности отражаются так:

1. Дебет 41 (10, 08) Кредит 60 – приняты к учету материальные ценности;
2. Дебет 19 Кредит 60 – выделен НДС;
3. Дебет 68 Кредит 19 – НДС принят к вычету;
4. Дебет 60 Кредит 91 - сумма долга включена в состав доходов.

НДС, начисленный при получении аванса, следует признать прочим расходом с отнесением в дебет счета 91.«Прочие расходы».

По мнению Минфина России, сумму НДС с полученного аванса налогоплательщик не может принять к вычету и включить в налоговые расходы (письма Минфина России от 10.02.2010 № 03-03-06/1/58, от 07.12.2012 № 03-03-06/1/635, постановление АС Московского округа от 05.03.2015 N Ф05-15737/2014 ). Вопрос о включении суммы НДС в доходы в составе задолженности законодательством не решен. Полагаем, если НДС не признается в составе расходов, то в соответствии с п. 1 ст. 248 НК РФ НДС , предъявленный покупателю в доходы включаться не должен, т. е. сумма долга должна включаться в доходы за минусом НДС. Включение в доход полной суммы авансовых платежей означало бы уплату налога на прибыль с суммы уже уплаченного в бюджет НДС, что противоречит налоговому законодательству.

1. Дебет 51 Кредит 62 – получен аванс от покупателя;
2. Дебет 76.АВ Кредит 68 – начислен НДС с аванса;
3. Дебет 62 Кредит 91 – сумма долга включена в состав доходов;
4. Дебет 91 Кредит 76.АВ – НДС списан в расход без учета в целях налогообложения.

Вступившие в силу судебные решения, признанные претензии

Особое внимание при инвентаризации расчетов необходимо уделить судебным делам, в которых организация участвует в качестве истца или ответчика. А также признанным претензиям как контрагентами, так и самой организацией. Признанные контрагентами претензии включаются в состав доходов в бухгалтерском и налоговом учете на дату признания должником. Соответственно, признанные организацией претензии включаются в состав расходов также на дату признания.

Доходы по причитающимся штрафам, пени, неустойкам, ущербу, по которым организация выступала истцом, признаются на дату вступления в законную силу решения суда (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ, п. 10.2 ПБУ 9/99 ). Аналогично признаются расходы по штрафам, пени, неустойкам, ущербу, присужденные к выплате организацией (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ, п. 14.2 ПБУ 10/99 ).

Напомним, что Решение арбитражного суда первой инстанции вступает в законную силу по истечении месячного срока со дня его принятия, если не подана апелляционная жалоба. В случае подачи апелляционной жалобы решение, если оно не отменено и не изменено, вступает в законную силу со дня принятия постановления арбитражного суда апелляционной инстанции (ст. 180 АПК РФ ).

Инвентаризация денежных средств

Формы документов для оформления проведения и результатов инвентаризации:

• Акт инвентаризации наличных денежный средств (ИНВ-15 ).

Инвентаризация кассы проводится с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей (ценных бумаг, денежных документов).

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере, признается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, являются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

На основании акта инвентаризации в бухучете отражается:

1. Дебет 50 Кредит 91 - отражен излишек кассы;
2. Дебет 94 Кредит 50 - выявлена недостача денежной наличности.

В зависимости от наличия виновных лиц:

1. Дебет 73 Кредит 94 - сумма недостачи отнесена на виновное лицо;
2. Дебет 91 Кредит 94 - при отсутствии виновного лица сумма недостачи отнесена на финансовые результаты.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках (сальдо счетов 51, 52, 55), проводится путем сверки остатков сумм, отраженных на соответствующих счетах бухучета, с выписками банка.

В целях налогообложения величина излишков включается в состав внереализационного дохода (п. 20 ст. 250 НК РФ).

Консультацию
эксперта

Задайте вопрос по Вашей ситуации и получите консультацию эксперта.

1 октября – это срок начала проведения годовой инвентаризации, целью которой является выявление наличия имущества в компании, а также сопоставление полученных данных с данными бухучета. Отказ от проведения инвентаризации может привести к тому, что информация в бухгалтерской отчетности окажется недостоверной. А это в свою очередь приведет к наложению штрафов, как на компанию, так и на должностных лиц (120 НК РФ , 15.11 КоАП РФ). В статье рассмотрим порядок, по которому проводится инвентаризация перед годовой отчетностью.

Законодательная база

Инвентаризация проводится в соответствии со следующими нормативными актами:

1. Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Приказ Минфина №49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
3. Приказ Минфина №34н «Об утверждении Положения по ведению бухучета и бухочетности в РФ».

Инвентаризация перед годовой отчетностью

Важно! Инвентаризация, проводимая перед составлением годовой отчетности является обязательной процедурой. Исключение составляет инвентаризация имущества, которая проводилась в 4 квартале отчетного года.

Срок проведения годовой инвентаризации – с 1 октября по 31 декабря текущего года, то есть в 4 квартале . При инвентаризации, проводимой перед годовой отчетностью, проверке подлежат активы и обязательства компании. При этом следует помнить, что инвентаризацию ОС можно проводить 1 раз в 3 года, а инвентаризацию библиотечных фондов – 1 раз в 5 лет.

Также существуют иные случаи, при которых инвентаризация является обязательной. К ним относят:

• смену материально-ответственного лица;
• выявление фактов хищения, порчи имущества и т.п.;
• стихийные бедствия, пожар и иные чрезвычайные ситуации;
• ликвидацию и реорганизацию компании;
• при выездных налоговых проверках (проводится налоговыми органами).

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризационный процесс проводится в несколько этапов:

1. Этап первый. В первую очередь руководитель компании должен издать приказ, в котором определяется следующее:

• члены инвентаризационной комиссии, председатель комиссии (указываются их должности и ФИО);
• причину, по которой проводится инвентаризация;
• сроки проведения инвентаризации;
• виды объектов учета, подлежащих инвентаризации.

1. Этап второй. Вторым этапом происходит непосредственная проверка:

• имущества, которое находится в наличии, включая и арендованное (основные средства, МПЗ, наличные денежные средства);
• нематериальных активов, средств на расчетных счетах и финансовых вложений;
• дебиторской и кредиторской задолженности;
• незавершенного строительства, расходов будущих периодов и иных объектов учета.

Полученные данные заносят в инвентаризационные ведомости.

1. Этап третий. Все полученные на предыдущем этапе проверки данные сверяют с данными бухучета. Если при сверке будут выявлены отклонения, то это вносится в сличительные ведомости.
2. Этап четвертый. На основании результатов, полученных при инвентаризации, составляется итоговая ведомость. В данной ведомости отражаются данные по излишкам или недостачам, выявленным в ходе проверки. После этого руководить издает приказ, которым утверждаются результаты инвентаризации, а также привлекаются к ответственности виновные лица, выявленные при инвентаризации. В завершении конечные результаты инвентаризации отражают в бухучете.

Инвентаризационная комиссия

Инвентаризация проводится на основании приказа руководителя компании специальной инвентаризационной комиссией. Данная комиссия может быть как постоянно действующей, так и рабочей. Состав комиссии определяется руководителем компании. Как правило, в нее входят представители администрации, бухгалтерского отдела, а также иные специалисты (например, экономисты, инженеры). Кроме того, в инвентаризационную комиссию могут входить представители службы внутреннего аудита компании, независимые аудиторы и специалисты, которые знают о способах хранения и использования имущества.

Важно! Если один из членов комиссии не присутствует при инвентаризации, то ее результаты могут быть признаны недействительными.

Количество лиц, включаемых в состав комиссии, организации определяют самостоятельно. Это зависит от деятельности компании, а также от вида проводимой инвентаризации.

Что подлежит инвентаризации

Инвентаризации подлежит: имущество, денежные средства компании, обязательства, обязательства, расчеты с дебиторами, резервы, кредитовые остатки, расчеты с персоналом и т.д

По кредитовым остаткам производится инвентаризация:

• задолженности по приобретенным товарам, выполненным работам и оказанным услугам;
• авансов и предоплат, полученных в счет будущих отгрузок товаров, работ (услуг);
• кредиторской задолженности по займам и процентов к ним;
• задолженности перед учредителями общества (акционерами) по выплате доходов от участия в фирме;
• иная кредиторская или дебиторская задолженность (к примеру, депонированная зарплата).

При инвентаризации расчетов с персоналом проверяются документы, в соответствии с которыми происходит начисление зарплаты и иных выплат, к которым относят:

• приказы приеме работников, их увольнении или перемещении, в соответствии со штатным расписанием и установленными ставками окладов;
• положение по выплатам персоналу, а также иные локальные акты компании, на основании которых работнику начисляются выплаты;
• табель учета рабочего времени;
• записки-расчеты о средней зарплате, предоставляемые при отпусках, увольнениях и т.д.;
• прочие документы, с которыми связан учет рабочего времени и его оплата.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Приказ о проведении инвентаризации

Как уже отмечалось выше, началом инвентаризационных мероприятий является издание приказа руководителя компании. Данный документ составляется по форме ИНВ-22, либо на бланке, разработанном компанией самостоятельно . Без приказа начаться инвентаризация не может. Только после того, как будет издан данный документ, назначенная комиссия переходит к проверке и составлению актов и описей. Порядок оформления распоряжения о проведении инвентаризации:

После заполнения приказа по форме ИНВ-22, его регистрируют в журнале ИНВ-23. Итоговые результаты инвентаризации вносят в журнал ИНВ-25.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Можно ли включать в состав комиссии материально-ответственных лиц компании?

Ответ: Нет, но они должны присутствовать при проверке фактического наличия имущества компании.

Вопрос: Какое минимальное количество человек должно входить в состав инвентаризационной комиссии?

Ответ: Комиссия должна состоять не менее, чем из двоих человек.

Заключение

Таким образом, проведение инвентаризации при подготовке годовой отчетности является необходимым мероприятием. Она позволяет подтвердить финансовые данные по активам компании.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности необходимо провести инвентаризацию. Такое требование установлено статьей 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». О том, как она проводится, какими документами оформляются ее результаты и что делать, если выявлены излишки или недостачи имущества, мы расскажем в нашей статье.

Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств организации. Помимо этого нужно проводить инвентаризацию не принадлежащего организации имущества, которое числится в бухучете (например, арендованных основных средств, ТМЦ, находящихся на ответственном хранении, полученных для переработки).

Заметим, что инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. Кроме того, если инвентаризация имущества проводилась не ранее 1 октября отчетного года, перед составлением годового баланса, эту процедуру можно уже не проводить.

Как проводится инвентаризация?

Как проводить инвентаризацию, объяснено в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Так, для проведения инвентаризации в организации обычно создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее состав утверждает руководитель организации. В комиссию, как правило, входят представители администрации, работники бухгалтерии и другие специалисты (например, инженеры, экономисты, техники). Кроме того, в инвентаризации могут участвовать и аудиторы.

При этом учтите: если хотя бы один из членов комиссии отсутствует, проводить инвентаризацию не имеет смысла. Ведь ее результаты все равно будут считаться недействительными.

Перед проведением инвентаризации руководитель издает приказ, где указываются сроки инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Унифицированный бланк приказа – форма № ИНВ-22, а также все остальные документы, составляемые при инвентаризации, утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Если вся комиссия в сборе, можно приступать к инвентаризации. Но перед этим комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы, а также отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. При этом материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания или обмера. Полученные таким образом данные вносят в описи, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую, что комиссия проводила проверку в их присутствии, и что претензий к проверяющим лицам у них нет.

Если комиссия обнаружила расхождения между фактическими остатками материальных ценностей, выявленными при проверке, и остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета, должна быть составлена сличительная ведомость.

Особенности инвентаризации

Теперь рассмотрим особенности инвентаризации различного имущества и обязательств.

Инвентаризация основных средств

Инвентаризация основных средств начинается с проверки документов.

По собственному имуществу проверяется наличие и состояние первичных учетных документов (в частности, инвентарных карточек), технических паспортов и прочей документации. Проверяя здания, сооружения и другую недвижимость комиссия должна убедиться в наличии документов, подтверждающих право собственности организации на эти объекты. По арендованным и принятым на хранение основным средствам также должны быть все необходимые документы (договор аренды, инвентарные карточки, акты приемки-передачи, накладные).

Если в ходе инвентаризации выявлены основные средства, не принятые к учету, или объекты, по которым в учете отсутствуют или указаны неверные данные, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени их ввода в эксплуатацию и причин, приведших объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.).

Итак, инвентаризационная комиссия составляет отдельные описи:

– по имуществу, находящемуся в собственности организации, в том числе неучтенному;

– по основным средствам, находящимся в ремонте;

– по арендованному, находящемуся на ответственном хранении имуществу и т. д.;

– по основным средствам, непригодным к эксплуатации и не подлежащим восстановлению.

Инвентаризационная опись основных средств составляется по форме № ИНВ-1, а в отношении ремонтируемых объектов – по форме № ИНВ-10. Если комиссия выявит какие-либо расхождения между фактическими данными и учетными показателями, оформляют сличительную ведомость по форме № ИНВ-18.

Инвентаризация нематериальных активов

При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:

– наличие документов, подтверждающих права организации на их использование;

– правильность и своевременность отражения нематериальных активов в учете.

В ходе инвентаризации нематериальных активов оформляют инвентаризационную опись по форме № ИНВ-1а.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). Для этих целей используются унифицированные документы по формам № ИНВ-3, № ИНВ-4, № ИНВ-5, № ИНВ-6.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально-ответственных лиц должна пересчитать, перевесить или перемерить имеющиеся на предприятии материальные ценности. Выявленные расхождения отражают в сличительной ведомости по форме № ИНВ-19.

Объекты, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями, с бюджетом, подотчетными лицами, работниками, другими дебиторами и кредиторами, инвентаризация кассы заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся в учете. Инвентаризация расчетов с поставщиками (подрядчиками) и покупателями (заказчиками) представляет собой проверку обоснованности сумм, отраженных на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.

Для этого составляются акты сверки расчетов с контрагентами, в которых указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов. Акты сверки оформляются по состоянию на отчетную дату.

По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие депонированию, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Для оформления результатов инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами применяется акт по форме № ИНВ-17. Его формируют на основании справки, составляемой по видам задолженности в разрезе синтетических счетов (приложение к форме № ИНВ-17).

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на счетах бухучета, с выписками банков. При инвентаризации кассы проверяются наличие денежных средств, ценностей и документов, находящихся в кассе, и данные кассовой книги. Результаты инвентаризации кассы оформляют актом по форме № ИНВ-15.

Как отразить результаты инвентаризации?

Отражать результаты инвентаризации придется только в том случае, если выявлены излишки или недостачи имущества. По такому имуществу составляются сличительные ведомости.

Окончательное решение по вопросу урегулирования выявленных излишков и недостач принимает руководитель. Он издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. Материалы работы инвентаризационной комиссии передаются в бухгалтерию, где они должны храниться не менее пяти лет. При этом результаты инвентаризации, проводимой перед составлением годовой отчетности, отражаются в бухучете записями декабря.

Если выявлены излишки

В бухучете излишек имущества, выявленный в ходе инвентаризации, приходуется по рыночной стоимости, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации (п. 3 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ)). Рыночная стоимость должна быть подтверждена документально или путем проведения экспертизы (п. 10.3 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 32н). Итак, в учете делается проводка:

ДЕБЕТ 01 (10, 41, 43...) КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»

– оприходовано имущество, выявленное в ходе инвентаризации.

В налоговом учете излишек имущества включается во внереализационные доходы (п. 20 ст. 250 НК РФ). И опять же по рыночной стоимости (п. 5, 6 ст. 274 НК РФ). А сделать это нужно на дату завершения инвентаризации. Причем, независимо от того, какой метод по налогу на прибыль применяет организация – метод начисления или кассовый (п. 1 ст. 271, п. 2 ст. 273 НК РФ).

Если выявлены недостачи

Недостача имущества может возникнуть из-за естественной убыли, по вине материально-ответственного лица или в результате чрезвычайных ситуаций. При этом в бухучете действует такое правило: недостачу имущества в пределах норм естественной убыли относят на издержки производства или обращения, сверх норм – на виновных лиц (п. 3 ст. 12 Закона № 129-ФЗ).

В бухучете недостача имущества в пределах норм естественной убыли отражается следующими проводками:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 (41)

– отражена недостача имущества;

ДЕБЕТ 20 (44) КРЕДИТ 94

– списана недостача имущества в пределах норм естественной убыли.

В налоговом учете такие недостачи списываются на материальные расходы (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Если недостачи и потери имущества превышают нормы естественной убыли или по данному виду ценностей нормы вообще не установлены, сумму недостачи рассматривают как сверхнормативную и относят на счет виновных лиц.

Если недостача возникла по вине работника, он обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Размер ущерба определяется по фактическим потерям. Для этого используют рыночные цены, действующие в данной местности на день причинения ущерба. При этом размер ущерба не может быть ниже стоимости имущества, которая определяется по данным первичных учетных документов. Недостача основных средств рассчитывается по их остаточной стоимости.

В бухучете будет отражено:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению ущерба» КРЕДИТ 94

– отнесена недостача имущества на виновника.

Надо сказать, что с виновника может быть взыскана рыночная стоимость недостающего имущества. Тогда разницу между рыночной и учетной стоимостью недостающего имущества относят на доходы будущих периодов:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению ущерба» КРЕДИТ 98

– отражена разница между рыночной и остаточной стоимостью недостающего имущества.

А по мере взыскания суммы недостачи с виновника указанная разница списывается на доходы текущего периода:

ДЕБЕТ 50 (70) КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению ущерба»

– отражено погашение виновником суммы недостачи;

ДЕБЕТ 98 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»

– списана часть доходов будущих периодов.

В налоговом учете сумма возмещения ущерба, взыскиваемая с виновника, включается во внереализационные доходы (п. 3 ст. 250 НК РФ).

Если недостача материальных ценностей возникла из-за чрезвычайных обстоятельств (пожара, наводнения, стихии) или виновника не удалось установить, потери списываются на прочие расходы организации, что отражается в учете проводкой:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94

– списаны потери от недостачи имущества.

При расчете налога на прибыль такие недостачи включаются во внереализационные расходы (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Но при этом необходимо документально подтвердить факт пожара или другого чрезвычайного обстоятельства, которое привело к недостаче имущества. А если причина в том, что нет виновника, нужно представить справку о закрытии уголовного дела (письмо УФНС России по г. Москве от 15 января 2007 г. № 19-11/2462).

Если выявлены недостача и излишек

Недостача товарно-материальных ценностей может возникнуть из-за пересортицы. Тогда такую недостачу покрывают излишками.

Пример

В ходе инвентаризации товаров в магазине обнаружены:

– недостача сока «Мандарин» по цене 35 руб. за 1 упаковку в количестве 15 упаковок. Сумма недостачи – 525 руб. (35 руб. Х 15 уп.);

– излишек сока «Персик» по цене 32 руб. за 1 упаковку в количестве 15 упаковок. Сумма излишка – 480 руб. (32 руб. Х 15 уп.).

В данном случае возникла пересортица, поэтому недостачу в размере 480 руб. можно покрыть излишками на эту сумму. А вот недостачу в размере 45 руб. (525 – 480) нужно отнести на виновных лиц.

© "Бухгалтерия и кадры", №12, 2008