Годовая инвентаризация имущества. Приказ о проведении инвентаризации

Инвентаризация – процедура, необходимая предприятию для того, чтобы вовремя выявить излишки или недостачу, определить ошибки или неточности в ведении учета с фактическим наличием имущества у организации. В статье расскажем, когда проводится обязательная инвентаризация, дадим примеры проводок.

В каких целях проводится инвентаризация

• Обнаружить недостоверность данных в учете имущества фактически имеющемся и числящемся на балансе
• Определить реально существующее количество материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;
• После проведения проверки установить результат, проанализировать и приступить к дальнейшим действиям
• Сопоставить, на сколько полная информация учтена в организации, после чего отразить в балансе результат

Виды и периодичность инвентаризации на предприятии

Инвентаризация бывает:

• полная или частичная
• плановая либо внезапная.

При полной проверке инвентаризации подвергается все имущество, проводится она не чаще раза в год перед составлением годовой отчетности. При частичной исследуется определенный участок или какой-то из видов имущества. Плановая проверка проводится по запланированной схеме, заранее установленной в учетной политике, а внезапная как правило собирается по каким-либо причинам, например при обнаружении факта кражи или ущерба.

Как проводится инвентаризация кассы

Проверка кассы происходит в нескольких случаях:

• При смене ответственного лица, например кассира
• При смене директора, когда один передает полномочия другому

Последовательность проведения:

1. Перед началом процедуры кассир пишет расписку, о том, что все документы проведены и приняты к учету. Первым шагом в подготовке издается документ на проведение, который подписывает руководитель предприятия, в нем определяется инвентаризационная комиссия.
2. На основании приказа комиссия получает либо доступ к программе, например 1с, в которой ведется учет, проводятся проводки и идет движение по счету кассы либо к бумажным документам, ордерам и кассовой книге.
3. Члены комиссии в ходе проверки пересчитывают полистно все денежные средства, находящиеся в кассе, ценности и сверяют с журналом кассира, если имеются не проведенные документы, их тоже берут к учету
4. Затем проверяющие расписываются в акте по итогу проведения, все данные о выявленных недостачах и расхождениях фиксируются на обратной стороне.

ВАЖНО! Если в течение долгого времени на предприятии не менялось ответственное лицо по кассовым операциям, то ежегодно издавать приказ на комиссию не нужно.

Если по каким-либо причинам присутствовали не все члены комиссии, инвентаризация считается недействительной и проводится повторно.

Проводки в бухгалтерском учете:

Сроки проведения инвентаризации

Каждое предприятие само устанавливает сроки проведения инвентаризации, за исключением, требования законодательства, не реже раза в год.

Показатели	Сроки
Основные средства	Не реже раза в год, но не раньше первого ноября
Незавершенное производство	Перед созданием годового отчета
Расходы будущих периодов	Не менее раза в год
Готовая продукция, хранящаяся на складе	Не реже раза в год, перед составлением отчета
Товары в рознице	Не реже двух раз в год

Порядок и сроки инвентаризации устанавливаются самой организацией, за исключением обязательной проверки раз в год.

Эта процедура является обязательной в случаях, когда:

• меняется ответственное лицо
• установлен факт хищения или порчи
• чрезвычайных происшествий
• сдача имущества в аренду, продажа
• при ликвидации организации
• в случае коллективной ответственности при смене руководителя

Законодательная база по инвентаризации

Законом установлен следующий перечень нормативных актов для проверки:

• Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»
• ПБУ 4/99 “Бухгалтерская отчетность организации”, утв. Приказом Минфина РФ от 06.07.1999 N 43н (указывает на необходимость обоснования данных бухгалтерского учета итогами осуществленной инвентаризации);
• Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н “Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации” (предписывает, что сведения в учете проверяются проводимой ревизией, при осуществлении которой подтверждаются факты наличия активов, оценивается

Частые ошибки по проведению

В ходе проведения проверки зачастую могут возникать нарушения, которые могут привести к тому, что данные инвентаризации будут искажены, признаны недействительными либо поставлены под сомнение. Среди ошибок, которые могут поставить под сомнение результат инвентаризации могут быть:

• Отсутствие приказа на проведение, не утвержден состав участников комиссии, не указана дата.
• Не полный состав ответственных лиц.
• Неверное заполнение приказа.
• По какой-либо причине не присутствовало материально-ответственное лицо.
• Материально-ответственное лицо не написало расписку о том, что сдало все приходные и расходные документы в бухгалтерию.
• В помещение, где хранятся описи не был ограничен доступ посторонних лиц.
• Внесение в акты заведомо ложных данных по наличию имущества и денежных средств.
• Не произведен пересчет, а данные вносятся со слов участников.
• Распечатан один экземпляр описи. Данные ошибки могут привести к сомнительным результатам проведения проверки.

Пример 1. Например, у нас увольняется материально-ответственное лицо-кассир. В этом случае инвентаризации не избежать. Создается комиссия, в составе которой должны присутствовать представитель администрации, бухгалтерии и другой специалист. Директором издается приказ с уточнением сроков, порядка проведения, состава комиссии.

По итогу составляются инвентаризационные описи, сличительная ведомость и итоговая. Если в ходе проверки выявлены основные средства, не учтенные на балансе, то в бухгалтерском учете они отражаются по текущей рыночной стоимости по дебету счета основных средств. По налоговому учету они будут входить во внереализационные доходы. К учету их необходимо принять по рыночной стоимости и начислять амортизацию.

Пример 2. В ООО «Меркурий» была произведена проверка, после увольнения заведующей в ходе которой установлена недостача одного монитора стоимостью 50 000 рублей и излишек – ноутбук стоимостью 60 000 рублей. Отразим это в сличительной ведомости. Включим сюда заводской номер, инвентарный номер, количество и сумму по недостаче и излишку.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Для чего необходимо составлять приказ на проведение инвентаризации?

Вопрос №2. Что делать если выявлена недостача имущества?

Составляют сличительную ведомость, в которой фиксируют факт недостачи, расхождения в бух.учете инвентарных описях (см. → )

Вопрос №3. Как будет происходить выявление виновного лица при факте недостачи?

Сначала необходимо провести внутреннее разбирательство. Если ответственное лицо готово признать свою вину и возместить ущерб, то директор издает приказ о вычете с его заработной платы недостающей суммы, сам работник пишет по факту происходящего объяснительную, с указанием причин и своим согласием либо несогласием. В случае несогласия, администрация предприятия может подать в суд для выяснения обстоятельств дела.

Шишкоедова Н. Н. , доцент кафедры "Бухучет и аудит",
Курганский филиал АТ и СО

В конце года начинается подготовка данных годовой отчетности, важной составной частью которой является имущества строительной компании. В связи с этим напомним, как проводить инвентаризацию и отражать ее результаты в бухгалтерском и налоговом учете.

Основные правила

Необходимость проведения инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой отчетности с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета установлена в пункте 2 статьи 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Однако это не значит, что все имущество нужно пересчитывать и переписывать именно 31 декабря 2008 года. Начать годовую инвентаризацию можно и раньше (после 1 октября).

Дальнейшие действия будут такими.

Прежде всего рассчитывают и списывают недостачу в пределах норм естественной убыли в дебет счетов учета затрат (20 «Основное производство» или 26 «Общехозяйственные расходы»).

Нормы естественной убыли нерудных строительных материалов (песка, щебня, гравия) при хранении приведены в Приложении № 1 к постановлению Госснаба СССР от 15 июня 1984 г. № 72.

Если же виновные не обнаружены, недостача списывается с кредита счета в дебет счета .

ПРИМЕР

При инвентаризации товарно-материальных ценностей в ООО «Монолит» обнаружена недостача строительного песка на общую сумму 36 000 руб. Виновные лица не установлены. Недостача в пределах норм естественной убыли по расчету составляет 7250 руб. Руководителем принято решение о списании суммы недостачи на финансовые результаты. Бухгалтер запишет:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10
- 36 000 руб. - списан недостающий песок на основании сличительной ведомости;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 94
- 7250 руб. - списана недостача песка в пределах норм естественной убыли;

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 94
- 28 750 руб. (36 000 - 7250) - списана недостача песка сверх норм естественной убыли.

В налоговом учете расходы в виде недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, включаются в состав внереализационных расходов. Но для этого факт отсутствия виновных должен быть подтвержден уполномоченным органом государственной власти документально (подп. 5 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ). В противном случае убытки в целях исчисления прибыли не учитываются.

ЗАЧЕТ ПО ПЕРЕСОРТИЦЕ

В соответствии с пунктом 5.3 Методических указаний по инвентаризации строительная компания может производить взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы.

Однако сделать это можно только в виде исключения в случае, если одновременно обнаружены излишек и недостача товарно-материальных ценностей одного и того же наименования:

За один и тот же проверяемый период;
- у одного и того же проверяемого лица;
- в тождественных количествах.

Поэтому, например, если имеется излишек песка и недостаток щебня, провести зачет по пересортице нельзя. Нельзя произвести зачет и в том случае, если обнаружен излишек песка на одной стройплощадке и недостача - на другой.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности обязательна инвентаризация имущества и обязательств. Порядок ее проведения регламентируется такими нормативными актами, как:

• Закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ);
• Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее - Методические указания по инвентаризации);
• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

Значение инвентаризации

Инвентаризация в хозяйственной деятельности фирмы имеет немаловажное значение. Эта процедура обеспечивает достоверность данных ее бухучета и бухгалтерской отчетности, так как в ходе данного мероприятия проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка:

• имущества - основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, производственных запасов, готовой продукции, товаров, прочих запасов, денежных средств и прочих финансовых активов;
• финансовых обязательств - кредиторской задолженности, кредитов банков, займов и резервов.

Основные цели инвентаризации - это выявление фактического наличия имущества; сопоставление его фактического наличия с данными бухучета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Внимание

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в отношении имущества, инвентаризация которого проводилась позже 1 октября отчетного года, инвентаризацию можно не проводить.

Общий порядок проведения

Инвентаризацию проводит постоянно действующая комиссия. Ее персональный состав утверждает руководитель фирмы. Членами инвентаризационной комиссии обычно являются:

• представители администрации организации;
• работники бухгалтерии;
• специалисты инженерных, финансовых, юридических и других служб.

В состав инвентаризационной комиссии могут входить работники службы внутреннего аудита организации, а также представители независимых аудиторских организаций.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Подготовка

Инвентаризационная комиссия до начала проверки фактического наличия имущества должна иметь:

• последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы;
• отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

При этом материально ответственные лица должны к началу инвентаризации дать расписки о том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Документальное оформление

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Эти документы составляются не менее чем в двух экземплярах. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией. Документы по инвентаризации представлены в таблице.

Таблица . ДОКУМЕНТЫ ПО ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Наименование документа	Номер формы	Документ, которым утверждена форма
Инвентаризационная опись основных средств
Инвентаризационный ярлык
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
Акт инвентаризации товаров отгруженных
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение
Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути
Акт инвентаризации незаконченных ремонтом основных средств
Акт инвентаризации расходов будущих периодов
Акт инвентаризации наличных денежных средств
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств
Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей
Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией

Отражение расхождений в бухучете

Расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухучета отражаются на бухгалтерских счетах в следующем порядке.

Излишки

Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, должны быть оприходованы и зачислены соответственно на финансовые результаты фирмы. При этом ей следует установить причины возникновения излишка и виновных лиц.

Излишки, выявленные при проведении инвентаризации, отражают по дебету счетов учета имущества 01 (10, 40, 43, 50 и т. д.) в корреспонденции с кредитом счета 91 «Прочие доходы и расходы». При этом основные средства и материально-производственные запасы, выявленные в излишке, следует учитывать по рыночной цене. Основание - пункты 29, 36 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н, пункт 29 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Внимание

При годовой инвентаризации излишки и недостачу на бухгалтерских счетах отражают на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (то есть не позднее 31 декабря отчетного года).

Недостача

В бухучете недостачу, выявленную при проведении инвентаризации, отражают по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счетов учета имущества 01 (10, 41, 43, 50 и т. д.). При этом недостающие товарно-материальные ценности (материально-производственные запасы) учитывают по фактической себестоимости. Основные средства - по остаточной стоимости.

В пределах норм

Недостача материально-производственных запасов или их порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения. Поэтому списание стоимости недостающих ценностей в рассматриваемом случае отражают по дебету счетов 20, 23, 44 и т. д. и кредиту счета 94.

Сверх норм

Недостача материально-производственных запасов или их порча сверх норм относятся на счет виновных лиц. Причем, согласно статье 243 Трудового кодекса, виновный работник должен возместить всю сумму причиненного ущерба, которая не может быть выше рыночной цены недостающего имущества и ниже его стоимости по данным бухучета (ст. 246 ТК РФ).

Отнесение на счет виновного работника недостачи имущества по балансовой стоимости оформляют проводкой по дебету счета 73 и кредиту счета 94. Разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества отражается по дебету счета 73 и кредиту счета 98.

По мере погашения сотрудником причитающейся с него суммы задолженности эту разницу списывают пропорционально доле погашенной задолженности по дебету счета 98 и кредиту счета 91-1.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации по дебету счета 91-2 и кредиту счета 94. Отметим, что в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.). Это указано в пункте 5.2 Методических указаний по инвентаризации.

Налоговый учет излишков

Излишки имущества, выявленные в ходе инвентаризации, при расчете налога на прибыль учитывают в составе внереализационных доходов по рыночной цене (п. 8 и 20 ст. 250, п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ). В случае годовой инвентаризации такой учет производят на дату составления бухгалтерской отчетности за год (то есть не позднее 31 декабря отчетного года) и независимо от того, как организация определяет налоговую базу по налогу на прибыль: методом начисления или кассовым методом (п. 1 ст. 271, п. 2 ст. 273 НК РФ).

Использование в производстве и реализация излишков

Основные средства, выявленные в виде излишков, для использования в производстве (выполнения работ, оказания услуг) признаются амортизируемым имуществом. Аналогичный вывод приведен в письмах Минфина России от 13 марта 2009 г. № 03-03-06/1/136 и от 2 декабря 2008 г. № 03-03-06/1/657.

Для начисления амортизации первоначальная стоимость таких основных средств определяется как сумма, в которую они оценены при включении в состав внереализационных доходов в соответствии с пунктом 8 статьи 250 Налогового кодекса. Основание - абзац 2 пункта 1 статьи 257 кодекса.

При реализации основных средств, выявленных в виде излишков, в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, необходимо списывать их рыночную стоимость (п. 3 ст. 38, п. 1 ст. 268, п. 1 ст. 257 НК РФ).

Стоимость излишков материально-производственных запасов, которые были в дальнейшем использованы в производстве (при выполнении работ, оказании услуг) или реализованы, определяется как сумма, по которой эти излишки ранее были учтены в составе доходов. То есть ею признается их рыночная цена. Она включается в состав материальных расходов (абз. 2 п. 2 ст. 254 НК РФ). Отметим, что в бухгалтерском учете рассматриваемые материально-производственные запасы подлежат включению в расходы по учетной стоимости, которой также признается их рыночная цена (п. 73 и 91 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н). В связи с этим расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Пример 1

ООО «Норд» 30 декабря 2011 года закончило инвентаризацию материально-производственных запасов, в результате которой были выявлены излишки материалов рыночной стоимостью 60 000 руб.

Для целей расчета налога на прибыль организация применяет метод начисления. При этом отчетным периодом для нее является месяц.

Бухгалтер ООО «Норд» сделал следующие бухгалтерские записи:

Дебет 10 Кредит 91-1

– 60 000 руб. – отражена стоимость излишков материалов, выявленных при инвентаризации.

Тогда же при расчете налога на прибыль эта сумма была включена в состав внереализационных доходов.

Дебет 20 Кредит 10

– 60 000 руб. – отражена стоимость сырья, переданного в производство.

При расчете налога на прибыль за январь бухгалтер учел всю стоимость сырья, переданного в производство (60 000 руб.) в составе материальных расходов.

Налоговый учет недостач

При расчете налога на прибыль недостачу материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли учитывают в составе материальных расходов (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). В случае годовой инвентаризации так поступают на дату составления бухгалтерской отчетности за год (то есть не позднее 31 декабря отчетного года). Причем не имеет значения, как организация признает расходы: по методу начисления или кассовым методом (п. 2 ст. 272, подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Важный момент

При применении кассового метода сумма недостачи материально-производственных запасов может быть учтена в составе материальных расходов, если только это имущество оплачено (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Сверх норм естественной убыли недостача материально-производственных запасов учитывается в зависимости от наличия виновного лица. Так у организации возникает внереализационный доход, если стоимость недостающего имущества взыскивается с указанного лица (п. 3 ст. 250 НК РФ). При этом недостачу учитывают в момент:

• признания виновным своей вины или вступления в силу решения суда - при методе начисления (подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ);
• возмещения виновным ущерба - при кассовом методе (п. 2 ст. 273 НК РФ).

Пример 2

По итогам инвентаризации, проведенной перед составлением бухгалтерской отчетности за 2011 год и законченной 30 декабря указанного года, ООО «Ромашка» выявило недостачу сырья стоимостью по данным бухучета - 40 000 руб. и рыночной стоимостью - 50 000 руб.

Было установлено, что виновным в недостаче лицом является кладовщик З.П. Захарова, которая признала свою вину. По решению руководителя ООО «Ромашка» рыночная стоимость недостающего сырья взыскивается с указанной работницы. З.П. Захарова с целью погашения задолженности внесла в кассу организации по 25 000 руб. 16 и 31 января 2012 года.

Для расчета налога на прибыль названная организация применяет метод начисления. Отчетным периодом является месяц.

Бухгалтер ООО «Ромашка» сделал следующие бухгалтерские проводки:

Дебет 94 Кредит 10

– 40 000 руб. – отражена балансовая стоимость недостающего сырья;

Дебет 73 Кредит 94

– 40 000 руб. – отнесена на кладовщика балансовая стоимость недостачи;

Дебет 73 Кредит 98

– 10 000 руб. (50 000 – 40 000) – отражена разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего сырья.

Дебет 50 Кредит 73

– 25 000 руб. – погашена задолженность по недостаче З.П. Захаровой;

Дебет 98 Кредит 91-1

– 5000 руб. (10 000 × (25 000: 50 000)) – включена в состав доходов разница между рыночной и балансовой стоимостью недостачи.

При расчете налога на прибыль за декабрь 2011 года бухгалтер учел:

– сумму, которую возместил сотрудник (50 000 руб.) в составе внереализационных доходов;

– сумму убытка от недостачи (40 000 руб.) в составе внереализационных расходов.

В случае отсутствия виновных лиц расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли, а также убытки от хищений при расчете налога на прибыль приравниваются к внереализационным расходам. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (абз. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

У.П. Фролова, налоговый консультант

Проведение инвентаризации расчетов относится к одному из этапов обязательной инвентаризации имущества и обязательств, проводимой перед составлением годовой отчетности в соответствии с требованиями п.2 ст.12 закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Учитывая все более жесткие требования, предъявляемые к точности и достоверности бухгалтерской отчетности, пристальному вниманию подвергаются все существенные показатели отчетности.

Для многих компаний к таким показателям относятся суммы расчетов с дебиторами и кредиторами, а так же суммы оценочных значений (резервов), регулирующих суммы дебиторской задолженности, в случае ее сомнительности.

В целях осуществления внутреннего контроля за дебиторской и кредиторской задолженностью, а так же за достоверностью ее отражения в годовой бухгалтерской отчетности, организациям необходимо:

• вести активную работу с дебиторской и кредиторской задолженностью,
• контролировать сроки погашения задолженности,
• своевременно списывать безнадежную задолженность в бухгалтерском учете и признавать ее в составе доходов или расходов в налоговом.

При осуществлении такого контроля организации должны учитывать требования гражданского, бухгалтерского и налогового законодательства, уделять внимание арбитражной практике и рекомендациям Минфина и налоговых органов.

Результаты проведения инвентаризации расчетов условно можно разделить на три категории.

1. Инвентаризацией подтверждена обоснованность сумм, отраженных в бухгалтерском учете.

В этом случае бухгалтеру ничего предпринимать не нужно, сальдо расчетов подтверждено.

2. Инвентаризация выявила дебиторскую, кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности, подлежащую списанию.

Данный случай предполагает принятие решения руководителем о списании задолженности, что тем или иным образом повлияет на финансовый результат организации.

3. Инвентаризация выявила сомнительную дебиторскую задолженность.

Такой результат обязывает организацию оценить вероятность погашения задолженности и с учетом этой вероятности создать резерв по сомнительным долгам (суммы дебиторской задолженности будут отражаться в бухгалтерском балансе за вычетом суммы резервов), что ухудшит показатели финансовых результатов компании.

В статье будут рассмотрены особенности:

• порядка проведения инвентаризации расчетов,
• создания резервов по сомнительным долгам,
• списания задолженности в бухгалтерском и налоговом учете.

Требования действующего законодательства к порядку проведения инвентаризации

В соответствии с положениями п.3 ст.6 закона 129-ФЗ:

• порядок проведения инвентаризации,
• методы оценки видов имущества и обязательств,

являются элементом принятой организацией учетной политики, которая утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета (руководителем компании).

Сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

При этом, в соответствии с п.5 ст.8, все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.

В соответствии со ст.12 закона №129-ФЗ, организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

При этом дебиторская и кредиторская задолженность инвентаризируется перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в обязательном порядке, кроме той, которая была проинвентаризирована не ранее 1 октября отчетного года.

Таким образом, приступать к инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности компании можно (и даже рекомендуется) сразу после 1 октября отчетного года.

В ходе инвентаризации расчетов проверяются и документально подтверждаются:

• наличие,
• состояние,
• оценка

расчетов с дебиторами и кредиторами.

Проведение инвентаризации расчетов и резервов обязательно не только перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но и при реорганизации или ликвидации организации, а так же в других случаях, предусмотренных законодательством.

В соответствии с 23. ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» обоснованность признания и величина оценочного обязательства подлежат проверке организацией:

• в конце отчетного года,
• при наступлении новых событий, связанных с этим обязательством.

Приказом Минфина от 13.06.1995 №49 утверждены Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Данные Методические указания устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации (кроме банков) и оформления ее результатов.

Инвентаризация расчетов компании:

• с банками и другими кредитными учреждениями,
• бюджетом,
• покупателями,
• поставщиками,
• подотчетными лицами,
• работниками,
• депонентами,
• другими дебиторами и кредиторами,

заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» должен проверяться, в том числе:

• по товарам, оплаченным, но находящимся в пути,
• расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам.

По задолженности перед работниками организации выявляются:

• не выплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов,
• суммы возникновения переплат работникам и их причины.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются:

• авансовые отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования,
• суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

1. Правильность расчетов:

• с банками,
• финансовыми и налоговыми органами,
• внебюджетными фондами,
• другими организациями,
• а так же со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы.

2. Правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям.

3. Правильность и обоснованность сумм:

• дебиторской,
• кредиторской,
• депонентской

задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности .

Статьей 196 Гражданского кодекса общий срок исковой давности устанавливается в три года.

Течь он начинает с момента, когда организация узнала о нарушении своего права (например, со дня, когда должна была поступить и не поступила оплата от покупателя согласно условиям договора).

Согласно ст. 203 ГК РФ, течение срока исковой давности прерывается предъявлением судебного иска, а также совершением должником действий, свидетельствующих о признании долга (например, подписание акта сверки ).

При этом, после перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.

Таким образом, если организация и контрагент подписали акт сверки в текущем периоде, даже если с момента образования задолженности прошло 3 года, течение срока исковой давности начинается заново с текущего периода.

Дебиторская и кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности списывается на счета прибылей и убытков по приказу руководителя.

Обратите внимание: С истечением срока исковой давности по главному обязательству истекает срок и по дополнительным обязательствам (поручительство, залог и прочее). Перемена лиц в обязательстве не влечет за собой изменение срока исковой давности.

Так же необходимо определить суммы сомнительной дебиторской задолженности и вероятность ее погашения.

Эти данные необходимы для своевременного и корректного создания в бухгалтерском учете резерва по сомнительным долгам .

Создание резерва по сомнительным долгам по результатам инвентаризации дебиторской задолженности

Порядок создания резерва по сомнительным долгам регламентируется ПБУ «По ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» (Приказ Министерства Финансов от 29.07.1998г. №34н).

Новая редакция этого Положения, действующая с отчетности за 2011 год, сделала создание оценочного резерва по сомнительным долгам обязательным для всех организаций.

Соответственно, в учетной политике организации нет нужды указывать, будет создавать организация резерв или нет.

При этом необходимо раскрыть порядок создания данного резерва и критерии оценки вероятности и признания долгов сомнительными.

В соответствии с п. 70 ПБУ по ведению бухучета, организация создает резервы сомнительных долгов в случае признания дебиторской задолженности сомнительной с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации.

Сомнительной считается дебиторская задолженность организации, которая не погашена или с высокой степенью вероятности не будет погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями.

Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.

Если до конца отчетного года , следующего за годом создания резерва сомнительных долгов, этот резерв в какой-либо части не будет использован, то неизрасходованные суммы присоединяются при составлении бухгалтерского баланса на конец отчетного года к финансовым результатам .

Резервы по сомнительным долгам учитываются на счете 63 «Резервы по сомнительным долгам» по каждому сомнительному долгу обособленно, что может быть весьма трудоемким в случае большого количества контрагентов у организации.

Начисление созданных резервов отражается по дебету счета 91 и кредиту счета 63.

Списание сумм сомнительных долгов по истечении сроков исковой давности или по другим основаниям за счет резерва, отражается по дебету счета 63 и кредиту счета учета расчетов (60, 62, 73, 76).

В соответствии с п. 77 ПБУ по ведению бухучета, дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном пунктом 70 настоящего Положения, или на увеличение расходов у некоммерческой организации .

Суммы дебиторской задолженности в бухгалтерском балансе организации отражаются за вычетом сумм резерва по сомнительным долгам.

Утвердив в учетной политике организации для целей налогового учета порядок создания резерва по сомнительным долгам, организация может создавать резерв и в налоговом учете в соответствии с п. 3 ст. 266 Налогового кодекса.

В соответствии с п. 1 ст. 266 Налогового кодекса РФ, сомнительным долгом признается любая задолженность перед налогоплательщиком, возникшая в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг, в случае, если эта задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией .

При этом для резерва по сомнительным долгам в налоговом учете действуют некоторые ограничения. Так, например, в соответствии с п. 4 ст. 266 Налогового кодекса РФ, сумма создаваемого резерва по сомнительным долгам не может превышать 10 процентов от выручки отчетного (налогового) периода, определяемой в соответствии со статьей 249 Налогового кодекса.

Таким образом, в учете предприятия снова могут возникнуть временные, а в некоторых случаях и постоянные разницы в соответствии с ПБУ 18/02.

Порядок списания дебиторской задолженности в бухгалтерском и налоговом учете

В результате проведения инвентаризации дебиторской задолженности перед составлением годовой отчетности, были выявлены долги, по которым в соответствии с договором (или по иным основаниям) истек срок исковой давности (получен акт государственного органа или произошла ликвидация юридического лица).

Для подтверждения дебиторской задолженности и факта истечения исковой давности по ней организации необходимы следующие документы:

• Договор или счет, документы подтверждающие факт оплаты.
• Накладные, акты об оказанных услугах, выполненных работах.
• Акты сверок, подтверждающие задолженность (не обязательны, но желательны).
• Письменные требования о погашении задолженности.

Документы, подтверждающие невозможность исполнения обязательств должником:

• Акт (постановление) судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.
• Выписка из ЕГРЮЛ подтверждающая, что произошла ликвидация юридического лица - должника.

Обратите внимание: Срок хранения документов (не менее пяти лет для БУ и не менее четырех лет для НУ), подтверждающих обоснованность списания задолженности, исчисляется с момента ее списания (а не возникновения). В случае если в налоговом учете возникли убытки - с момента уменьшения налоговой базы на сумму этих убытков.

Вести учет задолженности и хранить документы по просроченной задолженности рекомендуется отдельно от остальных первичных документов.

При наличии пакета необходимых документов и после оформления «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» ИНВ-17, руководитель подписывает приказ о списании дебиторской задолженности, который направляется в бухгалтерию для исполнения.

На основании приказа руководителя бухгалтер составляет бухгалтерскую справку-расчет.

В бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности отражается следующими проводками:

1. В случае списания задолженности за счет ранее созданного оценочного резерва по сомнительным долгам.

• Дебет счета 63 «Резервы по сомнительным долгам»
• Кредит

- списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности (не реальная к взысканию) за счет ранее созданного резерва.

• Дебет

Списанная дебиторская задолженность подлежит учету на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в связи с тем, что сам факт списания долга вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности.

Аналитический учет по счету 007 ведется по каждому должнику, чья задолженность списана в убыток, и каждому списанному в убыток долгу.

2. В случае, когда оценочный резерв не создавался или суммы резерва недостаточно для покрытия списываемой задолженности.

• Дебет счета 91.2 «Прочие расходы»
• Кредит счета учета расчетов (60, 62, 70, 71, 73, 76)

- списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности (не реальная к взысканию), в т.ч. не покрытая за счет резерва.

• Дебет счета 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»

- списанная дебиторская задолженность учтена за балансом.

При наличии:

• дебиторской и кредиторской задолженности по одному и тому же контрагенту,

сначала следует провести односторонний взаимозачет и лишь потом списывать в расходы дебиторскую задолженность (в случае, если она не перекрылась кредиторской).

В налоговом учете:

• В случае, если создавался резерв по сомнительным долгам в соответствии со ст.266 НК РФ, то именно он используется для покрытия убытков от безнадежных долгов. Если сумм резерва недостаточно, то сумма разницы (между суммой использованного резерва и суммой задолженности) включается в состав внереализационных расходов.
• В случае, если резерв по сомнительным долгам не создавался, задолженность списывается в состав внереализационных расходов.

Обратите внимание: внереализационные расходы в части списания дебиторской задолженности признаются в том налоговом периоде, в котором истек срок исковой давности (внесена запись ЕГРЮЛ о ликвидации должника, получен акт судебного пристава). Этого мнения придерживаются налоговые органы (письмо УФНС РФ от 13.04.2011г. №16-15/035618.1@) и ВАС РФ (Постановление от 15.06.2010г. №1574/10).

Порядок списания кредиторской задолженности в бухгалтерском и налоговом учете

Списание кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, увеличивает сумму доходов организации для целей бухгалтерского и налогового учета.

Обратите внимание: Признание доходов для целей налогового учета происходит в том налоговом периоде, в котором истек срок исковой давности и не привязывается к датам проведения инвентаризации и приказа руководителя о ее списании.

При этом, нарушение закона 129-ФЗ в части обязательности проведения инвентаризации и отсутствие приказа руководителя о списании кредиторской задолженности не является основанием для не включения кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности в состав внереализационных расходов того налогового периода, в котором истек срок исковой давности.

Такую позицию изложил ВАС РФ в своем Постановлении от 08.06.2010г. №7462/09.

Для подтверждения кредиторской задолженность и истечения исковой давности по ней необходимы следующие документы:

• Договор или счет, документы подтверждающие факт полученной оплаты.
• Полученные накладные, акты об оказанных услугах, выполненных работах.
• Акты сверок, подтверждающие задолженность (очень важный документ, подтверждающий срок течения исковой давности).
• Письменные ответы на требования о погашения задолженности и сами такие требования.
• Прочие документы, подтверждающие факт задолженности и начала течения срока исковой давности.

Так же, как при списании дебиторской задолженности, списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности оформляется бухгалтерской справкой-расчетом, которая составляется на основании приказа руководителя.

В бухгалтерском учете списание кредиторской задолженности отражается следующим образом:

• Дебет счета учета расчетов (60, 62, 70, 71, 73, 76)
• Кредит счета 91.1 «Прочие доходы»

- кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности списана в состав прочих доходов.

В налоговом учете:

• Кредиторская задолженность списывается в состав внереализационных доходов на дату истечения срока исковой давности .

Таким образом, для того, чтобы избежать налоговых рисков в части налога на прибыль при проведении налоговых проверок, организации необходимо своевременно признавать кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности в составе доходов организации для целей бухгалтерского и налогового учета.

Изменение оценочного резерва по сомнительным долгам

В соответствии с положениями ПБУ 21/2008, по результатам инвентаризации расчетов может быть получена дополнительная информация, позволяющая сделать уточнение величины оценочного значения.

Соответственно, суммы резерва (оценочного значения) по сомнительным долгам могут:

а) Увеличиваться (дебет счета 91 кредит счета 63).

б) Уменьшаться (дебет счета 63 кредит счета 91)

в) Остаться без изменения.

г) Полностью списываться (дебет счета 63 кредит счета 91).

Достоверность бухгалтерского учета обеспечивает инвентаризация имущественных ценностей и финансовых обязательств. В процессе проверки ревизуется действительное наличие имущества. Как часто следует инвентаризовать активы?

В Законе «О бухучете», в ст.12, сказано о необходимости проведения инвентаризации с целью подтверждения достоверности бухгалтерского учета организации и составляемой отчетности.

При этом упомянуто только несколько обязательных случаев выполнения инвентаризационной поверки.

Относительно иных ситуаций определено, что порядок и сроки инвентаризации устанавливаются руководителем. В какие сроки требуется проводить инвентаризацию?

Важные аспекты

Численность инвентаризационных проверок в отчетном периоде, даты их осуществления, перечень инвентаризуемых объектов определяется самой организацией, кроме случаев обязательной инвентаризации.

В обязательном порядке инвентаризуются имущественные объекты при:

Что касается прочих случаев проведения инвентаризации, то закон никак не ограничивает количество оных. Организация вправе назначить инвентаризационную проверку в любое время, руководствуясь собственной учетной политикой.

Периодичность инвентаризаций утверждается руководителем в учетных положениях ежегодно. Кроме того, возможно проведение внеплановых инвентаризаций, на основании приказа руководящего лица.

Что это такое

Инвентаризация представляет собой способ проверки фактического наличия имущества на соответствие количества учетным показателям.

Основная схема инвентаризации всегда одинакова – объекты проверки пересчитываются, и полученные показатели сравниваются с данными бухучета.

Но при этом различают разные виды инвентаризационных проверок, что оказывает влияние на сроки проведения. Инвентаризация полная предполагает проверку всех имеющихся у организации активов, имущества, обязательств.

Проводят такую проверку в преддверии создания годового отчета. Иногда полная проверка осуществляется при документальной ревизии, осуществляемой по требованию следственных или финансовых органов.

Инвентаризация периодического типа проводится в конкретные сроки, обусловленные положениями . При этом по отдельным группам имущества могут устанавливаться различные сроки инвентаризации.

Частичную инвентаризацию проводят раз в год для всякого объекта. Такой метод контроля не требует особых затрат и не мешает производственным процессам.

Допускается частично инвентаризовать различные группы объектов одного предприятия, а затем проанализировать совокупный итог всех частичных инвентаризаций для получения информации о предприятии в целом.

Выборочная инвентаризация применяется на отдельных производственных участках либо при проверке работы .

При этом процедура может проводиться с самой разной периодичностью. Если итог выборочной проверки выявляет расхождение, проводится инвентаризация полного характера.

С какой целью проводится

В определении «инвентаризации» говорится о цели ее проведения как о возможности выявления фактических остатков. Но на самом деле задачи инвентаризации гораздо обширнее.

Среди них особо выделить можно следующие:

Действующие нормативы

Сроки проведения инвентаризации кассы

Инвентаризация кассы может быть плановой и внеплановой (внезапной). Сроки определяются законодательством и учетной политикой.

То есть инвентаризация проводится во всех обязательных случаях и по заранее утвержденному графику. Внезапная проверка может проводиться в любое время.

Ее целью становится установление компетентности и ответственности сотрудника. Также внезапной инвентаризацией может выявляться обнаруженная в учете ошибка или усиливаться система внутреннего контроля.

Сроки внезапных проверок не требуют утверждения в составе учетной политике. Они проводятся в силу текущих обстоятельств на основании приказа руководителя о проведении внеплановой инвентаризации с указанием причины проверки.

В бюджетном учреждении

В п.9 Инструкции об отчетности, принятой сказано, что показатели бухгалтерской годовой отчетности бюджетных учреждений должны подтверждаться данными инвентаризации.

Сроки и случаи инвентаризации оговариваются в локальном нормативном акте в рамках формирования учетной политики учреждения.

То есть обязательной считается только годовая инвентаризация. Все прочие случаи могут перечисляться в локальном акте.

При этом закон допускает дублирование перечня случаев, приведенных в и учет требований вышестоящих структур.

Подводя итог можно отметить, что законодательно сроки инвентаризации определены лишь в отношении проверки в преддверии подготовки годового бухгалтерского отчета.

Все прочие случаи и сроки проведения проверки определяет исключительно руководство организации, основываясь на потребностях производства и наличествующих обстоятельствах.