Должностные инструкции работников бухгалтерии. Организация работы бухгалтерии

Типовые должностные обязанности работников бухгалтерии приведены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37.

Основные требования к должности главного бухгалтера определены в ст. 7 Закона "О бухгалтерском учете ". В частности, главный бухгалтер или иное должностное лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета , должны отвечать следующим требованиям:

• иметь высшее профессиональное образование;
• иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью , не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего профессионального образования по специальностям бухгалтерского учета и аудита - не менее пяти лет из последних семи календарных лет;
• не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики .

В случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета:

1) данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;

2) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером в бухгалтерской (финансовой отчетности) на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

Должностная инструкция главного бухгалтера

1. Общие положения

4.3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

Порядок приема-передачи дел главного бухгалтера

Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, из которых первый остается на предприятии, второй - у передающего дела.

Акт приема-сдачи дел главным бухгалтером рекомендуется составлять по следующей схеме, представленной на рис. 9.

1. Состояние организации работы бухгалтерии

В этом разделе указывается:

• установленный штат бухгалтерии, его укомплектованность;
• наличие у работников бухгалтерии должностных инструкций;
• состояние работы по повышению квалификации работников бухгалтерии;
• наличие основных инструктивных материалов по бухгалтерскому учету и отчетности;
• обеспеченность бухгалтерскими регистрами и бланками первичного учета и формами отчетности.

2. Общая характеристика состояния бухгалтерского учета

В этом разделе указывается:

• по какой программе ведется бухгалтерский учет (фирмы "1С", "Бэст", "Инфин", корпорации "Галактика" и др.);
• состояние ведения всех регистров синтетического и аналитического учета: остаток (если имеется) по отдельным балансовым счетам (указать каким);
• состояние правильности оформления первичной документации;
• применение утвержденных типовых и специализированных форм бланков.
• правильное формирование учетной политики организации.

3. Состояние кассы и учета денежных средств

В этом разделе указывается:

• правильность зачисления на должность кассира;
• соответствие установленным требованиям оборудования комнаты кассы;
• состояние записей в кассовой книге;
• остаток наличных денег в кассе (составить отдельный акт);
• наличие других ценностей, хранящихся в кассе организации и соответствие их бухгалтерским записям;
• перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров, открытых в банках;
• остатки денежных средств на каждом счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета;
• наличие чековых книжек, номера использованных чеков .

4. Состояние учета расчетных операций

В этом разделе указывается:

• реальность дебиторской и кредиторской задолженностей;
• наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности с указанием виновных лиц;
• наличие задолженности по перечислению налогов в бюджет ;
• просроченной кредиторской задолженности;
• наличие актов сверки взаимных расчетов, с указанием на какую дату урегулированы расхождения;
• состояние задолженности по ссудам банка по срокам погашения;
• наличие утвержденного штатного расписания;
• допущенные отклонения по должностям и окладам от утвержденного штатного расписания;
• наличие суммы задолженности по оплате труда работникам штатного и нештатного персонала.

5. Состояние учета основных средств

В этом разделе указывается:

• срок проведения последней годовой инвентаризации имущества;
• полнота и качество проведения инвентаризации;
• наличие инвентаризационных описей, в каком виде и у кого они хранятся;
• наличие договоров о полной материальной ответственности у материально ответственных лиц.

6. Состояние материального учета

В этом разделе указывается:

• состояние ведения складского учета (наличие количественно-суммовых карточек по каждой позиции материальных ценностей);
• соответствие суммы по счету 10 "Материалы" суммам по оборотным ведомостям и разрезе отдельных субъектов.

7. Состояние отчетности

В этом разделе указывается:

• были ли нарушения сроков сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности. Какие начислялись штрафные санкции по этим нарушениям;
• какие применяются формы отчетности (типовые или разработанные в организации).

8. Состояние сохранности документов

В этом разделе указывается:

• наличие номенклатуры дел;
• соблюдение сроков хранения документов;
• было ли списание документов сроком хранения менее 5 лет;
• наличие архивной комнаты в организации и приказа по ответственному лицу за правильность ведения учета документов, сданных в архивную комнату.

Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера

1. Общие положения

3.3. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

3.4. По согласованию с главным бухгалтером и с разрешения руководителя предоставлять кредиторам, инвесторам, аудиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности сопоставимую и достоверную бухгалтерскую информацию о состоянии расчетов с дебиторами и кредиторами. Осуществлять переписку с партнерами, готовить необходимую информацию по вопросам, касающимся взаиморасчетов.

3.5. Осуществлять учет расчетов по возвратному налогу .

3.6. Участвовать в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.

3.7. Готовить данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности.

3.8. Следить за сохранностью бухгалтерских документов, оформлять их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

3.9. Участвовать в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей.

3.10. Выполнять работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносить изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

3.11. Участвовать в формировании постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определять возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать обоснованные системы обработки бухгалтерской информации.

Заместитель главного бухгалтера имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей отделов, специалистов предприятия информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия при исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.5. Привлекать специалистов организации для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями об отделах, если нет - с разрешения начальника отдела).

4.6. Докладывать главному бухгалтеру обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

5. Ответственность

Заместитель главного бухгалтера несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующими административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

6. Взаимоотношения, связи по должности

Примечание. Данный раздел представляется дополнительно к настоящей инструкции для применения пользователями по своему усмотрению.

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящей инструкцией, заместитель главного бухгалтера взаимодействует:

6.1. С руководителем, с заместителем руководителя по финансовым вопросам и персоналу, главным бухгалтером по вопросам:

• получения: приказов, распоряжений, указаний, должностной инструкции, нормативных документов, корреспонденции, относящейся к бухгалтерскому учету;
• представления: справок, сведений, информации по финансовым вопросам организации по требованию, служебных записок, отчетов и любой другой информации, вытекающей из бухгалтерского учета.

6.2. С руководителями отделов предприятия по согласованию с главным бухгалтером по вопросам:

• получения: информации, сведений, справок, служебных записок, и других документов, необходимых для осуществления бухгалтерского учета;
• представления: сведений, справок, служебных записок и другой информации, вытекающей из бухгалтерского учета.

6.3. С подчиненными работниками отдела бухгалтерского учета по вопросам:

• получения: справок, проводок, расчетов, журналов- операций и любых других документов, необходимых для составления бухгалтерской отчетности;
• представления: служебных записок с указанием произвести бухгалтерские записи, справочной информации и методической помощи по осуществлению бухгалтерского учета,

6.4. С аудиторскими фирмами, с налоговыми органами по вопросам:

• получения: аудиторских отчетов по проверке состояния бухгалтерского учета, консультаций по вопросам отражения финансово-хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, актов выездных и камеральных проверок налоговых органов, решений по ним, требований по встречным проверкам;
• представления: всех бухгалтерских документов, необходимых для проверок, разъяснений по отражению в учете финансово-хозяйственных операций.

Должностная инструкция старшего бухгалтера

1. Общие положения

1.6. Старший бухгалтер должен знать:

• законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности;
• формы и методы бухгалтерского учета на предприятии ;
• план и корреспонденцию счетов бухгалтерского учета;
• организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета;
• порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств , товарно-материальных ценностей и де нежных средств.

1.7. Старший бухгалтер руководствуется в своей деятельности:

• законодательными актами РФ;
• нормативными актами организации;
• положением о бухгалтерии организации;

2. Должностные обязанности старшего бухгалтера

Старший бухгалтер выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т. п.).

2.2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

2.5. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных расходов , подготавливает предложения по их предупреждению.

2.6. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты , страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников организации.

2.7. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота.

1.3. Бухгалтер-кассир непосредственно подчиняется глав ному бухгалтеру.

1.4. На время отсутствия бухгалтера-кассира его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность бухгалтера-кассира назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода.

1.6. Бухгалтер-кассир должен знать:

• законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации учета денежных средств и заработной платы ;
• порядок ведения кассовых операций, принятый в РФ;
• специальные компьютерные программ, предназначенных для работы, включая электронную систему "банк-клиент".

1.7. Бухгалтер-кассир руководствуется в своей деятельности:

• законодательными актами РФ;
• уставом, правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами организации;
• положением о бухгалтерии организации;
• приказами и распоряжениями руководства;
• настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности бухгалтера-кассира Бухгалтер-кассир выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет прием наличных денежных средств в кассу организации с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных.

2.2. Выдает наличные денежные средства подотчетным лицам на основании расходных кассовых ордеров, подписанных главным бухгалтером и руководителем организации с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных.

2.3. Контролирует соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе.

2.4. Сдает наличную выручку в банк.

2.5. Получает наличные денежные средства по чеку в банке.

2.6. Ежедневно ведет кассовую книгу и оформляет первичные кассовые документы в соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ.

2.7. Готовит платежные поручения и отправляет их в банки по системе "банк-клиент",

2.8. Обменивается корреспонденцией с банками: предоставляет в банки информацию, предусмотренную законодательством (кассовые планы, заявления на утверждение лимита остатка наличных средств в кассе, подтверждение остатков на расчетных счетах и т. п.); получает необходимые предприятию справки, письма, подтверждения.

3. Права бухгалтера-кассира

Бухгалтер-кассир имеет право:

3.1. Принимать решения в рамках своей компетенции.

3.2. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению главного бухгалтера от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность бухгалтера-кассира

Бухгалтер-кассир несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины , правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

4.4. За правонарушения , совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.5. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Порядок временного замещения бухгалтера-кассира

Если в организации есть в штате сотрудник, с которым еще при приеме его на работу имелась договоренность о том, что он будет замещать кассира по мере необходимости, и заранее обговорили это условие в его трудовом контракте, тогда на него издается приказ о совмещении.

Если же заранее не предусмотрели, на кого перекладывать обязанности кассира, нужно определиться с такой кандидатурой в момент подачи от кассира заявления на уход в отпуск. Это может быть кто-то из бухгалтерии , в том числе и сам главный бухгалтер . При желании временно заменить бухгалтера-кассира может и руководитель; с 2012 г. это разрешено п. 1.6 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12 октября 2011 г № 373-П (далее - Положение № 373-П).

В этом случае необходимо оформить совмещение должностей.

Оформление дополнительного соглашения с замещающим кассира работником. Сотрудник, который будет временно выполнять обязанности кассира, должен на это письменно согласиться. Таковы требования ч. 3 ст. 151 ТК РФ). Подобный бонус может составлять какой-то процент от оклада уходящего в отпуск кассира, либо можно назначить за время замещения фиксированную сумму.

Составление приказа о совмещении должностей

При наличии письменного согласия работника на временное замещение кассира, составляется приказ о совмещении должности, в котором отражается, кто и на какой срок будет замещать штатного кассира, размер доплаты, порядок приема-передачи дел и ревизии кассы. На приказе должны быть подписи, удостоверяющие ознакомление с данным документом самого кассира и того> кто будет временно исполнять его функции, а также главного бухгалтера (приложение 8).

Заключение договора , о материальной ответственности с временным кассиром. Необходимо заметить, что в новом Положении № 373-П заключать договор о полной индивидуальной материальной ответственности как с кассиром, так и с замещающим его работником необязательно. Однако в случае передачи кассы без этого документа организация не сможет взыскать с них полную сумму ущерба. Возместить удастся лишь в пределах среднемесячного заработка провинившегося (ст. 241 ТК РФ). Договор о полной материальной ответственности с временным кассиром заключается на тот срок, пока кассир будет в отпуске (приложение 9).

Передачи дел уходящим в отпуск кассиром. Передача дел уходящим в отпуск кассиром замещающему лицу происходит на основании Акта о приеме-передачи кассы (приложение 10).

Кассиру в присутствии своего временного замещающего необходимо пересчитать наличные деньги и прочие ценности в кассе. Желательно, чтобы при этом был еще сторонний наблюдательt кто-то из бухгалтерии или, например, руководитель. Результаты подобной ревизии надо зафиксировать в Акте приема-передачи дел.

Кроме того, по тому же акту кассир должен передать своему временному преемнику Журнал кассира-операциониста, Кассовую книгу, банковскую чековую книжку, а также печать, ключи от сейфа и кассовой комнаты.

Проверив рабочее состояние кассового аппарата, машинки для счета денег, сейфа и различных электрических приборов, отметку об этом надо сделать в акте, затем поставить подписи кассира и замещающего его работника. Главный бухгалтер должен утвердить данный документ.

К акту приема-передачи дел можно приложить Акт об инвентаризации денежных средств по форме № ИНВ-15. Такой документ зафиксирует, что на момент сдачи кассы преемнику недостачи не было, но тогда ревизию кассы надо провести по всем правилам и создать для этого специальную инвентаризационную комиссию. Хотя в случае замены кассира на время его отпуска инвентаризация необязательна, а согласно пункту 1.11 Положения № 373-П организация сама для себя определяет, когда проводить ревизию кассы.

Главный критерий работы отдела – эффективность. Просчитать ее непросто, но возможно. А потом легко выяснить, сколько сотрудников на самом деле требуется в бухгалтерии и как их правильно загрузить. На встряску устоявшихся схем работы уйдет много сил и времени, но грамотно проведенная оптимизация поможет всей компании.

Отбросьте эмоции

Первое, что нужно сделать, приступая к оценке подчиненных, – отбросить эмоции. Оценка должна быть беспристрастной и, если хотите, по-хорошему механизированной. Проявления личного отношения к сотруднику сгубят начинание на корню. Ведь не так-то просто признать, что Олечка, с которой вы уже десять лет ходите обедать вместе, неделями сидит без дела.

Конечно, налаженные в коллективе взаимосвязи резко рвать не надо. Но и поддерживать беспорядок, если он появился, тоже нельзя. Поэтому попробуйте взглянуть на коллег со стороны. Представьте, что вы проверяющий и ваша задача – разобраться, как здесь все работает и насколько эффективно. Расплывчатые определения отбросьте раз и навсегда. «Хорошо работает», «неплохо справляется» – формулировки для разговора с соседкой по этажу. Но они не годятся для серьезного анализа, тем более такой точной сферы, как бухгалтерия. Только четкие цифры, только конкретные понятия.

Каждую оценку четко аргументируйте. Во-первых, так вам проще понять, насколько качественно сотрудник работает. Во-вторых, обоснования пригодятся для подчиненных, когда вы потребуете исправить ошибки. Каждый промах следует серьезно разъяснить. В-третьих, это нужно начальству, если встанет вопрос о коренных изменениях в отделе. Часто руководство считает: бухгалтерия работает – и ладно. А при анализе оказывается, что схему труда нужно перестраивать с основания. Понадобится открыть новые вакансии или, наоборот, встанет вопрос об увольнениях. И если в последнем случае убеждать директора не придется, то расширение штата вызовет тысячу вопросов и контраргументов. Поэтому держите наготове тысячу ответов и причин.

Оцените эффективность сотрудников

Эффективный и простой алгоритм – определить период и подсчитать объем выполненной работы.

Выбор способа нормирования. Интерпретировать результаты, которые вы получите по итогам расчета, помогут нормативы труда. С их помощью вы определите, насколько в реальности, а не по разговорам загружен тот или иной сотрудник, отрабатывает ли он свою зарплату и какой у него уровень профессионализма.

Раз и навсегда установленных нормативов, универсальных для всех, не существует. Ввести норматив можно самому исходя из личного опыта. Если стаж и знания позволяют, почему бы и нет, можно установить приблизительное значение норматива. Главное не допустить здесь грубую ошибку – тогда вся работа по расчету эффективности пойдет насмарку. Если сомневаетесь в точности норматива, лучше сесть и детально его проработать.

Можно воспользоваться и нормами, которые действуют на других предприятиях. Главное, чтобы специфика и объемы работы у вас и в организации-примере совпадали. Бухгалтерии ИП бессмысленно равняться на финансовый отдел крупной корпорации.

Расчет норматива. При расчете нормативов отталкиваться лучше от элементарных операций и трудозатрат на них. Например, составить платежное поручение – простейшая задача. Определите, сколько времени уходит на это у бухгалтера. Затем подсчитайте, сколько поручений в день сотрудник должен составить. Дальше простая арифметика. Умножаем количество платежек на время, которое тратится на каждую, и получаем ежедневную норму. И так по каждой операции. Конечно, расчеты потребуют кропотливой работы, но оно того стоит, поверьте.

Отмечу, что если вы берете чужие нормативы, то их тоже нужно обязательно проверить. Во-первых, на наличие элементарных ошибок. Во-вторых, на соответствие вашей работе.

Система контроля. Следующий этап – установить жесткий контроль. Звучит угрожающе, но это необходимость. Иначе качественно оценить сотрудников не получится. Продержаться в режиме постоянного контроля придется хотя бы время, необходимое для оценки труда. Хотя некоторые вещи полезно ввести в привычку, чтобы поддерживать порядок в бухгалтерии.

Чтобы иметь полную картину состояния дел ваших подчиненных, достаточно делать «фотографии рабочего дня». Для этого каждый работник должен сдавать подробные отчеты о том, чем он занимался. Собирать отчеты можно в течение любого периода от одного дня до года – на ваше усмотрение. Я рекомендую не мучить сильно ни себя, ни своих сотрудников и начать с малого. За неделю вы получите столько информации для анализа эффективности работы бухгалтерии, что мало не покажется. Хотя если есть необходимость рассчитать полную загрузку того или иного сотрудника, то к ежедневным задачам необходимо добавить ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные. Например, ежедневно сотрудник формирует накладные, ежемесячно участвует в формировании актов-сверок, ежеквартально – помогает составить декларацию по НДС, а ежегодно – подготовить годовую отчетность.

Как убедить руководителя в том, что нужно расширить штат

Доказывать руководству, что бухгалтерии необходимы дополнительные силы, можно исключительно цифрами. Если вы придете с просьбой о подмоге и единственным аргументом будет фраза «я не справляюсь», начальник справедливо предположит, что это вы некомпетентны. И тут уж будет не до новых сотрудников, свою бы зарплату сберечь. Эмоции вряд ли убедят директора тратить деньги на нового человека, если его необходимость неочевидна.

А если вместо длинных речей вы положите на стол руководителя папку с подсчетами выгоды от нового сотрудника, разъясните емко и понятно, чем сейчас занята бухгалтерия и что внутренние резервы повышения эффективности уже исчерпаны, то и разговоров особых не понадобится.

Распределите нагрузку, учитывая квалификацию работников

В бухгалтерии работает пять типов специалистов. Количество людей варьируется в зависимости от оборотов компании, но иерархия обычно одинакова. Итак, в каждой бухгалтерии есть операционисты – начальная бухгалтерская ступень. На них простейшие задачи. Более квалифицированные сотрудники – младшие бухгалтеры. Они отвечают за участки, которые не требуют углубленных знаний. Младшие бухгалтеры помогают ведущим бухгалтерам. Это специалисты с обширными знаниями и внушительным опытом.

Заместитель главбуха – это либо высококвалифицированный специалист в какой-то области (например, ВЭД или НДС), либо сотрудник, который помогает главному бухгалтеру руководить отделом, курируя те или иные подразделения в структуре бухгалтерии.

И главный бухгалтер – специалист высшей категории с огромным опытом. Главбух в целом определяет налоговую политику компании и несет ответственность за работу бухгалтерии.

Количество специалистов на каждой ступени обратно пропорционально рангу. То есть главный бухгалтер один, а операционистов, как правило, больше всех.

Сравните штат вашей бухгалтерии с классической иерархией. Возможно, из пяти бухгалтеров у вас нет ни одного, кто мог бы называться старшим. Зато операционистов трое. Тогда логично повышать квалификацию кого-то из сотрудников, если работы на троих операционистов уже не хватает. Либо просить новую единицу, если трое справляются со своими обязанностями впритык.

Главный принцип распределения нагрузки – каждый должен заниматься своими обязанностями. Теми, что соответствуют его квалификации и опыту. Операционисту никто не доверит руководство финансовыми потоками компании. Но главбухи зачастую погрязают в рутинной работе, которая в компетенции младших сотрудников. Таким образом, высококвалифицированный специалист растрачивает драгоценное (и хорошо оплачиваемое!) время на простейшие типовые задачи. От этого страдает его основная работа, а значит, и компания.

Не бойтесь делегировать полномочия! Принцип «проще сделать самому» и работа до полуночи вовсе не делают вас героем, а лишь провоцируют низкое качество. Множество мелких заданий наряду с крупными и сложными рано или поздно приводят к тому, что у вас рассеивается внимание. К тому же такие жертвы никак не отражаются на зарплате. А те, кто должен выполнять эту работу, сидят без дела. Налицо дисбаланс сил. Если его восстановить, эффективность бухгалтерии сразу возрастет.

Решите, сколько бухгалтеров вам надо

Разобрались с составом подчиненных и с нагрузкой сотрудников – реальной и желаемой. Пора разобраться с бухгалтерией как подразделением. Выясните, какой объем работы требует компания от вашего отдела и в какие сроки. Затем оцените специфику требований и распишите, какие функции должна выполнять бухгалтерия. Определив задачи подразделения, рассчитайте время, которое на них уйдет.

Дальше опять деление. Распределите задачи между исполнителями в зависимости от квалификации. Учтите отведенное время. После этих несложных подсчетов получаем число работников каждой категории, которые требуются вашей бухгалтерии.

Затем обратитесь к тем же нормативам и разделите нагрузку на количество человек, которые работают у вас на данный момент. В итоге вы увидите либо лишние штатные единицы, либо недостающие. Здесь стоит сказать, что объем средств, которые проходят через компанию, или сфера деятельности определяют численность сотрудников бухгалтерии лишь косвенно. Напрямую ее определяет исключительно перечень функций, возложенных на работников. Чтобы вы не запутались в описании, приведу пример.

ОБ АВТОРЕ МАСТЕР-КЛАССА

Павел Владимирович Меньшиков – эксперт по повышению эффективности работы бухгалтерских служб, автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.

Пример. В бухгалтерии П АО «Свет очей» работают три человека: главбух, старший бухгалтер и операционист. Главный бухгалтер требует расширить штат. По его мнению, трое сотрудников с объемом работы не справляются.
Для начала определим задачи, которые стоят перед бухгалтерией П АО «Свет очей» . Это: ведение бухгалтерского и налогового учета, ведение кассы, расчет и выдача зарплаты и других выплат, выдача справок и разъяснение вопросов сотрудникам, работа с первичной документацией, подготовка отчетности, минимизация налогов и общая оптимизация расходов и доходов компании, общение с контролирующими органами и другими структурами – банками и т. д. Кроме того, директор возложил на бухгалтерию ведение кадрового учета и подготовку типовых договоров.
Теперь нужно понять, сколько времени на все это тратится. Например, на обработку такого объема первички уходит четыре часа в день. В 2015 году 247 рабочих дней, соответственно, 247 × 4 = 988 часов в год.
По этой схеме рассчитываем и время на другие задачи. Получаем: начисление и выдача зарплаты и прочих выплат – 494 ч, налоговый учет – 1482 ч, справки сотрудникам – 123,5 ч, отчетность – 494 ч, касса – 988 ч, оптимизация расходов и доходов – 494 ч, поездки в банк и налоговую – 494 ч. На кадровый учет эта бухгалтерия тратит 494 ч, на подготовку юридических документов – 494 ч.
Разберемся, кто из сотрудников какие задачи выполняет. Главбух – налоговый учет (1482 ч), оптимизация доходов и расходов (494 ч), поездки в банк и налоговую (494 ч). Старший бухгалтер – начисление и выдача зарплаты и прочих выплат (494 ч), справки сотрудникам (123, 5 ч), отчетность (494 ч), кадровый учет (494 ч). Операционист – касса (988 ч), подготовка договоров (494 ч).
И наконец, годовая часовая нагрузка на каждого сотрудника. Главбух – 2470 ч в год, старший бухгалтер – 1605 ч, операционист – 1482 ч. Норма рабочего времени на 2015 год при 40-часовой неделе – 1971 ч. Операционист недорабатывает 489 ч, старший бухгалтер – 366 ч. При этом нагрузка главного бухгалтера сильно превышена – 252 ч.
Выход из этой ситуации – вовсе не расширение штата. Как видим, у двоих сотрудников свободного времени даже больше, чем недостает главбуху. Чтобы оптимизировать работу, достаточно пересмотреть обязанности каждого сотрудника, а главбуху делегировать часть полномочий подчиненным.

Немаловажен и уровень автоматизации бухгалтерии. Если в компании используют современные программы, если в отделе есть умная техника, то персонала потребуется куда меньше. Зачем нужен отряд операционистов, если платежки формируются автоматически? Поэтому проблему расширения штата (если речь идет о людях с невысокой квалификацией) можно решить через модернизацию оснащения. Это единовременное вложение не идет ни в какое сравнение с постоянными расходами на зарплату, организацию рабочего времени и прочие затраты, связанные с введением нового человека в штат.

Организация бухгалтерского дела предполагает :

· разработку организационно-распорядительных документов (положения о бухгалте­рии, должностных инструкций работников бухгалтерии, штатного расписании);

· составление графика документооборота организации;

· создание номенклатуры дел и организацию хранения документов;

· формирование кадровой политики бухгалтерии (порядка аттестации бухгалтеров, системы подбора персонала и повышения квалификации);

· создание технологии обработки получаемой информации (применяемой формы ведения учетного процесса).

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, ответственность за организа­цию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при соверше­нии фактов хозяйственной деятельности несет руководитель организации.

Руководители организации в зависимости от объема работы могут:

а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделе­ние, возглавляемое главным бухгалтером;

б) ввести в штат должность бухгалтера;

в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной организации или бухгалтеру-специалисту;

г) вести бухгалтерский учет лично.

Как уже упоминалось, основополагающие признаки, характеризующие статус главного бухгалтера орга­низации, определены в статье 7 федерального закона «О бухгалтерском учете». Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности руководи­телем организации.

По российскому законодательству главный бухгалтер:

1) отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевре­менное представление достоверной бухгалтерской отчетности;

2) обеспечивает контроль за движением имущества и выполнением обязательств ор­ганизации, соответствие законодательству осуще­ствляемых фактов хозяйственной дея­тельности;

3) дает всем работникам организации обязательные для выполнения указания по до­кументальному оформлению фактов хозяйственной деятельности и представлению для учета необходимых документов, отчетов, иных сведений.

Более полный перечень должностных обязанностей главного бухгалтера представлен в приложении к постановлению Минтруда России № 75.

За невыполнение или недобросовестное выполнение своих обязанностей главный бухгалтер несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

При вступлении в должность главному бухгалтеру в первую оче­редь необходимо оз­накомиться под расписку с положением о бухгалтерии , а при его отсутствии создать данный доку­мент и утвердить у руководителя организации. В нем должны быть отражены цели, задачи и функции бухгалтерии, взаимоотно­шения с другими структурными подразделениями организации, а также организация учетного процесса.

Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии в целях разграничения их полномочий, определения прав и обязанностей. Закреп­ление за работ­ником участков бухгалтерского учёта позволяет избежать дублиро­вания или сокрытия отдельных фактов хозяйственной деятельности.

Основные должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации работ­ников должны соответствовать тарифно-квалификационным характеристи­кам, преду­смотренным Постановлением Минтруда России № 32 от 6 июня 1996 г.

В должностной инструкции указывается перечень документов, получаемых работником для обра­ботки, дальнейшей передачи, и наличие права подписи. Структура инструкции соответ­ствует положению о бухгалтерии и отражает следующие разделы:

1) «Общие положения»;

2) «Функции работника»;

3) «Права и обязанности»;

4) «Взаимодействия с другими работниками бухгалтерии и организации»;

5) «Организация работы»;

6) «Правила оценки результатов работы».

Должностные инструкции составляются главным бухгалтером и утвержда­ются ру­ководителем организации. После ознакомления с инструкцией работник ставит отметку «ознакомлен», дату и подпись. Рекомендуется текст инструкции выдать бухгалтеру, что также фиксируется надписью «инструкция получена на руки», затем ставится дата и подпись.

Принятый на работу главный бухгалтер имеет право изменить должно­стные инструкции в соответствии со своими требованиями. После этого они утверждаются руководителем организации и доводятся до сведения работников бухгалтерии.

В штатном расписании должно быть указано: общее количество работников бухгал­терии, наименование должностей, основные обязанности работников, система оплаты труда и размер заработной платы. В дальнейшем прово­дится аттестация работников бухгалтерии, по результатам которой работник может быть уволен, переведён на другую долж­ность и т.п.

Главный бухгалтер должен обоснованно определить количество работников бухгалтерии и степень их квалификации. Требуемое количество бухгалтеров определяется в зависимости от объёмов обраба­тываемой информации по каждому из объектов учёта. Расчёты количества бухгалтеров могут быть сделаны на основе типовых норм времени и норм обслу­живания на работы по бухгалтерскому учёту. В соответствии с расчётным коли­чеством работников бухгал­терии формируется её организационная структура.

Структура бухгалтерии зависит от условий организа­ции и технологии производства, объёма учётной работы и наличия технических средств учёта. В настоящее время сложи­лось три основных типа организации структуры бухгалтерии:

· линейная (иерархическая);

· вертикальная (линейно-штабная);

· комбинированная (функцио­нальная).

При линейной структуре организации бухгалтерии все её работники подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бух­галтерии характерна для небольших организаций с численностью 7 – 10 чело­век.

При организации бухгалтерии по вертикали создаются промежу­точные звенья управления (отделы, секторы, бюро, группы), возглавляемые старшими бухгал­терами. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгал­терам соответствующих отделов, которые опреде­ляют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ. Вертикаль­ная структура бухгалтерской службы применя­ется в большинстве средних и части крупных организаций.

При применении комбинированного типа организации структуры бухгалте­рии в ней выделяются структурные подразделения (например, по производст­вам), выпол­няющие замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерской службы, кото­рые самостоятельно распо­ряжаются в пределах установленной компетенции. Такая форма организации аппарата бухгалтерии характерна для особо крупных организаций.

При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформ­ляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, ко­торый осуществляет руководство бухгалтерией. В соответствии с выделенными структурными подразделениями распределяются основные функции и должностные обязанности ра­ботников бухгалтерской службы (таблица 3.1).

Для большинства учётных систем в мировой практике характерно наличие двух бухгалтерий: финансовой (общей) и управленческой (аналитической, промышленной).

Финансовой бухгалтерией решаются проблемы взаимоотноше­ний организации с государст­вом, банками, акционерами, поставщиками, покупателями и другими контрагентами. Организация финансовой бухгалтерии, соответствую­щая национальной учётной сис­теме, в той или иной степени регламентируется го­сударством, а во многих случаях и группой государств в лице межправительст­венных организаций. Работники финансовой бухгалтерии занимаются определе­нием финансового и имущественного положения фирмы, оценкой статей актива и пассива баланса, размеров прибыли, направлениями её использования. Финансо­вая бухгалтерия представляет информацию для опубликования в открытой печати.

Таблица 3.1 Функции и должностные обязанности работников бухгалтерской службы

Продолжение таблицы 3.1

Управленческая (аналитическая, промышленная ) бухгалтерия направлена на реше­ние внутренних проблем, связанных с повышением эффективности работы в разрезе центров ответственности, сегментов деятельности. В управленческой бух­галтерии орга­низуют синтетический и аналитический учёт движения материаль­ных активов, готовой продукции, расчётов с рабочими и служа­щими. Деятельность управленческой бухгалте­рии не регламентируется государст­вом. Основная её цель заключается в представление информации и её анализе по центрам ответственности, прибыльности сегментов дея­тельности, обеспечении учёта доходов и расходов.

В разных учётных системах взаимосвязь между финансовой и управленческой бух­галтериями осуществляется с помощью специальной системы счетов: отра­жающих, переплетающихся, собирательно-распределительных. В российской практике учёта применяют системы отражаю­щих счетов (30 – 39).

Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями организации определяется движением документов в соответствии с утверждён­ным графиком доку­ментооборота. Возможны два варианта организации учётного процесса:

1) централизованный;

2) децентрализованный.

При централизации учётного процесса аппарат бухгалтерской службы сосредото­чен в главной бухгалтерии, где осуществляется ведение синтетиче­ского и аналитиче­ского учёта на основании первичных и сводных документов, поступающих из отдель­ных подразделений организации. В самих подразделе­ниях осуществляют лишь первич­ную регистрацию фактов хозяйственной дея­тельности.

В случаях децентрализации учётного процесса персонал бухгалтерской службы рас­средоточен по отдельным производственным подразделениям ор­ганизации, где

осуще­ствляется ведение аналитического и синтетического учёта, составляются отдельные балансы и отчётность цехов, филиалов, струк­турных подразделений. Главная бухгалте­рия в этом случае производит свод балансов подразделений, осуществляет консолида­цию баланса и отчётности организации, контроль за постановкой учёта в отдельных подразделениях ор­ганизации.

В структуре организации могут быть выделены филиалы, обособленные подразделения, предста­вительства. В соответствии с п. 8 Положения по бухгалтерскому учёту «Бухгалтерская отчёт­ность организации» (ПБУ 4) бухгалтерская отчётность организации должна включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразде­лений, в том числе подразде­лений, выделенных на отдель­ный баланс.

Подразделения могут быть выделены как на отдельный баланс, так и ос­таться в со­ставе головной организации. Возможны следующие схемы организа­ции бухгалтерского учёта в структурных подразделениях:

· схема 1 – структурное подразделение не выделено на отдельный баланс, учётный процесс осуществляет головня организация;

· схема 2 – структурное подразделение выделено на отдельный баланс, но не имеет расчётных (текущих) счетов;

· схема 3 – структурное подразделение выделено на отдельный баланс, имеет теку­щий счёт, но не осуществляет самостоятельно продажу товаров, продукции, работ, ус­луг (по существу является затратным подразделением – представительством головной организации в регионе);

· схема 4 – структурное подразделение выделено на отдельный баланс, имеет расчёт­ные счета, самостоятельно осуществляет продажу товаров, про­дукции, работ, услуг.

Логическим продолжением Положения о бухгалтерии являются должностные инструкции работников бухгалтерской службы (бухгалтерии), которые составляются для каждого ее работника. В них определяются конкретные учетные операции. Благодаря разграничению прав и обязанностей учетного персонала каждое должностное лицо может планировать свою деятельность в пределах возложенных на него обязанностей, избегая дублирования в выполнении трудовых функций. Закрепление за работником участков бухгалтерского учета позволяет избежать дублирования или сокрытия отдельных фактов хозяйственной деятельности.

Основные должностные обязанности, требования к знаниям, квалификации работников должны соответствовать тарифно-квалификационным характеристикам. В должностной инструкции указывается перечень документов, получаемых работником для дальнейшей обработки. Структура инструкции соответствует Положению о бухгалтерии и содержит следующие разделы:

Общие положения.

Функции работника.

Права и обязанности.

Ответственность.

Заключительные положения.

Должностные инструкции составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель организации. После ознакомления с инструкцией работник ставит отметку «Ознакомлен», дату и подпись.

Если в штат бухгалтерии вводится должность заместителя главного бухгалтера, он выполняет часть обязанностей главного бухгалтера в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной руководителем организации, а в отсутствие главного бухгалтера - все его обязанности.

Обязанности других работников бухгалтерии (за исключением бухгалтера-кассира и бухгалтера-ревизора) типовые и различаются только спецификой выполняемых операций. Эти особенности учитываются при разработке должностных инструкций по каждой специальности (рабочему месту бухгалтера).

15. Права и обязанности главного бухгалтера

Основные права и обязанности главного бухгалтера определены ст. 7 закона «О бухгалтерском учете».

Главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации. Он подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

В обязанности главного бухгалтера входит: 1. полный учет товарно-материальных ценностей и своевременное отражение их в бухучете; 2. достоверный учет издержек производства, исполнение смет расходов, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций; 3. точный учет результатов финансово-хозяйственной деятельности организации; 4. правильное исчисление и своевременное перечисление в бюджет и во внебюджетные фонды денежных сумм; 5. участие в работе юридической службы при проведении инвентаризации, выявлении фактов хищения имущества, контроль за передачей в надлежащих случаях материалов в судебные и следственные органы, а при отсутствии юридической службы – осуществлять эти функции самостоятельно.

Главный бухгалтер имеет право требовать: от руководителей структурных подразделений применять меры по повышению эффективности использования средств; 2. пересмотра устаревших норм расходов сырья и материалов, затрат труда и т.д.; 3. улучшения складского хозяйства, порядка организации, приемки, хранения сырья, материалов и других ценностей.

Главный бухгалтер несет ответственность за : 1. оформление и обработку документов в соответствии с нормативными актами; 2. соблюдение кассовой и расчетной дисциплины; 3. своевременное предоставление и составление отчетности; 4. обоснованность и законность списания дебиторской задолженности; 5. правильность и своевременное проведение инвентаризации; 6. правильность, своевременное начисление и выдачу заработной платы, премий и вознаграждений; 7. правильность составления бухгалтерских справок при закрытии счетов и отражение их в учетных регистрах; 8. достоверность данных бухгалтерской отчетности.

Данное Положение о Бухгалтерии раскрывает основные функции и задачи бухгалтерии предприятия, а также права и обязанности бухгалтерии.

ПОЛОЖЕНИЕ О БУХГАЛТЕРИИ

Рекомендуем посетить финансовые семинары

для экономистов и финансистов.

Расписание на этот квартал >>>

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о бухгалтерии Финансового департамента Компании (далее - Департамент), является внутренним документом Компании, определяющим правовой статус, задачи и функции, структуру и порядок формирования, права и ответственность Бухгалтерии.

1.2. Бухгалтерия является структурным подразделением Департамента и подчиняется Главному бухгалтеру, а также Финансовому директору Компании в соответствии с организационной структурой Компании и приказом Генерального директора Компании.

1.3. Бухгалтерия в своей деятельности руководствуется законодательством РФ, Уставом Компании, решениями Совета директоров Компании, внутренними документами Компании, указаниями Главного бухгалтера, Финансового директора и настоящим Положением.

1.4. Бухгалтерия осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями в порядке, определяемом внутренними документами Компании.

2. Основные задачи бухгалтерии

2.1. Ведение достоверного бухгалтерского, налогового и управленческого учета финансово-хозяйственной деятельности Компании.

2.2. Формирование и сдача бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности финансово-хозяйственной деятельности Компании.

2.3. Взаимодействие с государственными налоговыми и иными органами в пределах своей компетенции.

2.4. Взаимодействие с контрагентами и финансовыми организациями в пределах своей компетенции.

2.5. Осуществление платежей в наличной и безналичной форме в порядке, определяемом внутренними документами Компании.

2.6. Налоговое планирование. Мониторинг актуальных законодательных и нормативных документов.

3. Основные функции бухгалтерии

3.1. Формирование учетной и налоговой политики в соответствии с действующим законодательст вом и потребностями Компании;

3.2. Подготовка и принятие плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности;

3.3. Своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской и управленческой информ ации о деятельности Компании, ее имущественном положении, доходах и расходах;

3.4. Осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины;

3.5. Учет всех хозяйственных операций Компании;

3.6. Учет исполнения бюджетов Компании;

3.7. Налоговый учет Компании, составление и своевременная сдача н алоговой и иной требуемой законодательством отчетности;

Статьи по теме: