Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи. Каковы сроки выплаты заработной платы по Трудовому кодексу

День «получки» — самый долгожданный день на работе для всех сотрудников. Если в организации производится выплата зарплаты через кассу, то во всех коридорах и отделах с самого утра, когда только привезут деньги, царит оживление.

И только бухгалтер даже в такие, казалось бы, радостные минуты должен держать ушки на макушке. Потому что его святая обязанность – не только свои «кровные» получить, но и обеспечить выдачу зарплаты другим сотрудникам по всем правилам законодательства. Как это сделать, читайте в статье.

1. Выплата зарплаты через кассу: устанавливаем правила

2. Дата выдачи зарплаты

3. Платежные ведомости на выплату зарплаты

4. Выплата зарплаты через кассу – пошаговая процедура

5. Срок выплаты зарплаты по ведомости

6. Выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру

7. Выдача зарплаты — проводка

8. Выдача зарплаты — пример

9. Выплата зарплаты через кассу в 1С

10. На что еще обратить внимание при выплате зарплаты из кассы

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Выплата зарплаты через кассу: устанавливаем правила

Все правила, действующие в организации и касающиеся порядка, формы, сроков, места выплаты заработной платы, закрепляются в локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 131, ч. 3, 4, 6 ст. 136 ТК РФ). Это может быть коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка. Также правила выплаты заработной платы могут быть прописаны и в трудовом договоре с работником.

Заработная плата может выплачиваться работнику в денежной форме в рублях, а также в неденежной форме (ч. 1, 2 ст. 131 ТК). Заработная плата наличными денежными средствами выплачивается в месте выполнения работы (ч. 3 ст. 136 ТК). Для выплаты заработной платы наличными денежными средствами работодатель обеспечивает их наличие в кассе организации в день выплаты зарплаты.

Для выплаты заработной платы из кассы организации могут быть задействованы два источника денежных средств :

1. Выплата зарплаты через кассу производится из денежных средств, которые сняты с расчетного счета . Снять деньги на зарплату с расчетного счета может уполномоченный сотрудник организации, на которого выписан чек на получение денег, например, кассир. В чеке необходимо указать цель: выдача заработной платы.
2. Заработная плата может выплачиваться из денежных средств, поступивших в кассу организации за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги . Указание ЦБ от 07.10.2013 №3073-У это разрешает.

2. Дата выдачи зарплаты

До сентября 2016 года Трудовой кодекс не устанавливал конкретных сроков для выплаты заработной платы. В ст.136 было просто написано, что зарплата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца. А конкретная дата выплаты должна устанавливаться во внутренних документах компании.

Чтобы соблюсти правило про «полмесяца», зарплата разбивается минимум на две части – за первую половину месяца (так называемый «аванс») и окончательный расчет за вторую половину месяца.

В июле 2016 года с данную статью приняты поправки, которые начинают действовать с 3 октября 2016 года. Конкретная дата выдачи зарплаты по-прежнему устанавливается организацией, но есть крайний срок — не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена .

Таким образом, аванс (фактически это зарплата за первую половину месяца) должен быть выплачен не позднее 30 числа, а окончательный расчет – не позже 15 числа следующего месяца.

Правила о сроках единый для всех, поэтому даже при желании работников сдвигать сроки или выплачивать зарплату один раз в месяц нельзя.

Однако чиновники в своих письмах рекомендуют не откладывать даты выплат: аванс выплачивать в середине месяца, до 20-го числа максимум, а окончательный расчет до 5 числа следующего месяца. И между выплатами должен быть промежуток около 15 дней.

Обратите внимание, устанавливать, что зарплата в организации выплачивается «не позже какой-то даты» или в диапазоне дат, нельзя. Потому что ТК требует установить конкретный день.

Однако допустимо, если компания большая, установить для разных категорий работников или разных подразделений разные даты выплат (письмо Роструда от 20.06.2014 № ПГ/6310-6-1). Например, рабочим 3 и 18 числа, администрации 4 и 19 числа.

Если дата выдачи зарплаты попадает на выходной день, то она выплачивается в день, предшествующий выходному.

3. Платежные ведомости на выплату зарплаты

Заработная плата из кассы может выплачиваться по:

• расходным кассовым ордерам (форма №КО-2)
• расчетно-платежным ведомостям (форма №Т-49)
• платежным ведомостям (форма №Т-53)

Пример оформления платежной ведомости вы можете видеть на скриншотах.

На первой странице платежной ведомости указывается название организации и подразделение, если для каждого подразделения составляется своя ведомость.

Также вносится срок выплаты по ведомости, сумма прописью и цифрами, номер и дата составления ведомости, период, за который выплачивается заработная плата. Руководитель организации и главный бухгалтер ставят свои подписи.

На второй странице расположена табличка, в которую вносятся табельные номера и фамилии всех работников, которые будут по ней получать деньги. Указывается сумма в рублях к выдаче.

Подписи работники ставят непосредственно при получении денежных средств от кассира.

4. Выплата зарплаты через кассу – пошаговая процедура

Независимо от того, по какому документу будет происходить выплата зарплаты через кассу, последовательность действий по выдаче денег будет одинакова. Складывается она из следующих шагов.

1. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. Заполненные и подписанные документы передаются кассиру для исполнения.
2. Кассир, получив ведомость или РКО, проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
3. Наличные деньги кассир выдает непосредственно получателю, указанному в РКО или ведомости. Или в доверенности, если за работника деньги будет получать другое лицо.

Для идентификации получателя кассир просит его предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, а для получателя по доверенности — доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества, указанного в паспорте, данным, указанным в РКО или ведомости, при наличии – указанным в доверенности.

Если выдача денег производится по доверенности, в тексте РКО после ФИО получателя денег кассиром указываются ФИО лица, которому доверено получение денег.

При получении денег доверенным лицом по ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись «по доверенности». Доверенность прилагается к РКО или ведомости, по которым производилась выдача.

1. Кассир готовит сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО или ведомость получателю для подписи.
2. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму так, чтобы получатель мог четко видеть его действия, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Получатель может пересчитать полученные деньги под наблюдением кассира.
3. После выдачи денег по РКО кассир подписывает его.

5. Срок выплаты зарплаты по ведомости

Если выдача производилась по ведомости, то после того, как все сотрудники получили деньги, или получили не все, но срок, установленный для выдачи, закончился, кассир указывает сумму выплаченной заработной платы.

Напротив фамилий лиц, которым зарплата не выплачена, кассир ставит штамп или делает отметку от руки: «Депонировано». Указывается сумма задепонированной зарплаты цифрами и прописью.

Затем кассир ставит свою подпись и отдает ведомость на проверку бухгалтеру.

Рассматривая форму платежной ведомости, вы, наверное, обратили внимание на строки первой страницы «В кассу для оплаты в срок» . Какие даты здесь можно указывать и как долго может затягиваться срок выплаты зарплаты по ведомости?

Платежная (расчетно-платежная) ведомость действует в течение срока, определенного руководителем организации, но не более 5 рабочих дней, включая день получения наличных в банке (п.6.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 г. №3210-У).

Поэтому началом периода по этой строке будет дата, установленная локальным актом для выплаты зарплаты. Концом периода – максимум 5-й рабочий день со дня получения денег в банке.

6. Выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру

После того, как ведомость закрыта, расчеты по ней произведены, на всю сумму выплат по ведомости составляется расходный кассовый ордер. Реквизиты этого РКО указываются в платежной ведомости. Дата РКО – последний день выплаты зарплаты по ведомости.

Ведомость является приложением к РКО и в нем указываются ее реквизиты. Иногда спрашивают – куда подшивать ведомость на выплату зарплаты? Ответ – к расходному кассовому ордеру, где отражена сумма, выплаченная по ведомости.

Организация может принять решение не использовать ведомости. Иногда это связано с тем, чтобы сотрудники не знали, кто и сколько получает. В таком случае производится выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру . И он составляется на каждого работника отдельно. В строке «Выдать» указывается конкретная фамилия работника, который получает деньги.

На основании РКО, составленных как на всю сумму заработной платы, так и по каждому работнику отдельно, вносится запись в кассовую книгу (форма №КО-4).

Если сумма наличных, оставшихся в кассе организации после выплаты зарплаты, с учетом депонированных сумм превысила лимит остатка наличных, то сумму, превышающую лимит, надо сдать в банк в этот же день (п. 2 Указания N 3210-У).

7. Выдача зарплаты — проводка

Если производится выплата зарплаты через кассу, проводка будет составляться с использованием счетов:

• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
• 50 «Касса» — при выплате зарплаты из кассы

А при выплате зарплаты перечислением на карты работников используется счет 51 «Расчетный счет».

Таким образом:

Дебет 70 – Кредит 50 – при выплате зарплаты из кассы

Дебет 70 – Кредит 51 – при выплате зарплаты с расчетного счета перечислением на карты работников

Если заработная плата в срок не получена работником, то она депонируется, при этом составляется проводка:

Дебет 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» — Кредит 70 – на сумму не полученной заработной платы сотрудником.

8. Выдача зарплаты — пример

В ООО «Сокол» установлена дата выдачи зарплаты – 7 число месяца, следующего за расчетным. Для отдела маркетинга составлена ведомость на 3 сотрудников на сумму 50 000 руб.

Дебет 50 – Кредит 51 – на сумму 50 000 руб. – получены денежные средства на выплату зарплаты из банка

Заработная плата выдавалась 7 июля: 15 000 руб. получено по доверенности женой маркетолога Соловьева С.С., 20 000 руб. получено лично начальником отдела маркетинга Чайкиным О.Л. Копирайтер Воробьев В.В. на работе отсутствовал и зарплату получить не смог.

Дебет 70 – Кредит 50 – на сумму 35 000 руб. – выдана работникам заработная плата из кассы

12 июля ведомость была закрыта, неполученная Воробьевым зарплата задепонирована и сдана кассиром Синицыной на расчетный счет.

Дебет 70 – Кредит 76 – на сумму 15 000 руб. – задепонирована заработная плата, не полученная в срок работником

Дебет 51 – Кредит 50 – на сумму 15 000 руб. – задепонированная заработная плата сдана в банк

9. Выплата зарплаты через кассу в 1С

Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как производится выплата зарплаты через кассу в 1С в видео-формате.

10. На что еще обратить внимание при выплате зарплаты из кассы

Теперь некоторые важные моменты, на которые стоит обратить внимание, чтобы не «нарваться» на неприятности.

В ведомости можно указывать только суммы, относящиеся к фонду заработной платы и социальным выплатам. Не указывайте в ведомости, а выдавайте по отдельным РКО: возмещение командировочных расходов, компенсации за использование личного имущества, дивиденды, оплату аренды и т.п.

Обратите внимание, что деньги, предназначенные для таких выплат, нельзя хранить в кассе сверх ли­ми­та в те­че­ние срока вы­пла­ты зар­пла­ты. Пре­вы­шать лимит в те­че­ние этого срока (но не более 5 ра­бо­чих дней) можно толь­ко на суммы, ко­то­рые вклю­че­ны в ведомость как оплата труда и социальные выплаты.

Не отражайте в ведомостях выплаты физическим лицам, работавшим в организации по гражданско-правовым договорам . Регулярные выплаты по ведомости могут стать поводом для попытки переквалифицировать гражданские договоры в трудовые и доначислить страховые взносы.

Выплата наличными заработной платы иностранным работникам (временно пребывающим в РФ) не разрешается (ч. 2 ст. 14 Закона №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Таким сотрудникам нужно перечислять зарплату на банковский счет.

Какие проблемные вопросы по выплате заработной платы из кассы накопились у вас? Задавайте их в комментариях!

Также вы можете , по вопросу дат выплат заработной платы.

Выплата зарплаты через кассу: сроки и правила

Командировка, оплата топлива для служебного автомобиля, оплата проезда и гостиницы, представительские расходы — в этих и других случаях идет речь о выдаче подотчет. Что это такое?

Подотчет — подотчетная сумма, выданная сотруднику на командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов.

Как оформить выдачу денег, можно ли выдать средства подрядчику, как оформить перевод на личную карту работника и другие. Возникает масса вопросов.

Кроме того, Центробанк своим Указанием от 19.06.2017 № 4416-У внес изменения в порядок выдачи наличных под отчет. С 19 августа 2017 года можно выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудника. Вместо этого документа можно оформить распоряжение. А новые суммы под отчет сотрудники смогут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс.

Подробнее обо всех изменениях и правилах работы читайте далее.

Сумма, которую можно выдать подотчет

Лимит расчета наличными между юридическими лицами в 2017 году — 100 тыс. рублей по одному договору (п. 6 Указания № 3073-У). Но сделать покупки сотрудник может от своего имени — на расчеты между компанией и физлицом этот лимит не распространяется. Поэтому, если сотрудники каждый раз покупают товары от своего имени, то соблюдать лимит не надо, и компания не нарушает кассовый порядок.

В то же время если сотрудник заплатит контрагенту от имени компании, то лимит расчета надо соблюдать. За превышение предусмотрен штраф в 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Поэтому безопаснее предупредить работника или его непосредственного руководителя об ограничениях. А покупку, если есть возможность, разбить на несколько договоров в пределах лимита.

Компания вправе не только выдать подотчет наличными, но и перевести на карту, в том числе на зарплатную карту работника (Указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Для этого необходимо зафиксировать порядок расчета с подотчетными работниками в учетной политике компании. Например, записать:

«Подотчетные суммы компания выдает либо через кассу, либо перечисляет на зарплатные карты сотрудников».

Раньше перед перечислением подотчета на карту сотрудник должен был написать заявление о выдаче подотчетных с указанием реквизитов счета личной карты. А к авансовому отчету — приложить документы, подтверждающие оплату картой. То есть оформить все в том же порядке, как если бы работник получил подотчет наличными.

Главбухи в проекте «Учет. Налоги. Право» «Бухгалтерская жалобная книга» предложили идею выдавать деньги подотчетным сотрудника без заявлений. Мы передали идею в Центробанк. Банкиры идею одобрили. Они разрабатывали изменения ровно два года. И вот, наконец, Центробанк представил проект поправок в Указание от 11.03.2014 № 3210-У. Указание ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У с поправками вступило в силу 19 августа 2017 года.

Выдача под отчет: новый порядок

Способ № 1. Компании могут отказаться от заявления на выдачу подотчет и сами разработать документ, который его заменит , — «распорядительный документ». Это может быть приказ, распоряжение руководителя или любая другая бумага.

В распоряжении, как и заявлении, надо записать сумму и срок, на который компания выдает подотчет. Расписаться в документе должен руководитель. Налоговики на местах подтверждают, что распоряжением о выдаче денег может служить приказ о направлении сотрудника в командировку.

Способ № 2. Компании по-прежнему могут брать у работников заявление на выдачу подотчет . В этом случае можно разработать типовой бланк заявления и записать в нем реквизиты карты, срок, суммы и т. п. А чтобы не возникло путаницы, какие суммы выдавала компания (зарплата, под отчет и др.), в назначении платежа надо написать, что это подотчетные.

Заявление на подотчет следует написать и директору, получающему средства. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. (ч. 6 ст. 11 ТК РФ). Чтобы заявление не выглядело так, как будто директор сам себе выдает деньги под отчет, составить заявление надо не на имя директора, а на имя компании, а вместо формулировки «Прошу выдать» записать «Необходимо выдать». В конце руководитель ставит подпись, которая является одновременно разрешающей.

Образцы заявлений смотрите ниже. Первый образец — для выдачи подотчета наличными, второе — для перечисления сумм на карту.

Выдача подотчет наличными: образец заявления

Образец заявления на выдачу подотчет наличными

Если заявление не оформить налоговики оштрафуют компанию за нарушение работы с наличными на 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ).

Но штраф возможно отменить в суде. Судьи считают, что отсутствие заявления это не нарушение порядка ведения кассовых операций, а нарушение порядка выдачи наличных за которое нет штрафов (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2014 № А03-14372/2013).

Выдачу подотчет на карту: образец заявления

Без заявления сотрудника о перечислении подотчетных на зарплатные карты, налоговики решат, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы, с которых надо удержать НДФЛ. С таким заявлением у налоговиков не будет повода решить, что компания выдала сотруднику беспроцентный заем или материальную помощь.

Образец заявления на перечисление подотчет на карту

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, для этого также понадобится заявление сотрудника, но в нем не надо писать, что это подотчетные, так как сотрудник не получал от компании деньги и отчитываться ему не за что (см. образец ниже).

Образец заявления о возмещении служебных расходов

Выдача в подотчет в 2017 году: изменения и особенности

Выдача под отчет после отчетов за прошлые покупки . Еще одно изменение с 19 августа 2017 года упрощает работу организаций. Теперь можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Копить долги у подотчетных сотрудников все равно рискованно. Инспекторы могут потребовать с них НДФЛ. Поэтому отбиваться от доначислений придется уже в суде (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016).

Подотчетные подрядчикам . Компания вправе выдавать деньги под отчет как своим работникам, так и физикам, работающим по гражданско-правовому договору (п. 5, 63 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).

Можно выдать подотчет и подрядчику, например, чтобы он сам купил материалы. Это подтверждает и Центробанк в письме от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859. Главное, чтобы подрядчик отчитался за них. Если он этого не сделал, то инспекторы посчитают подотчетные зарплатой, с которой надо удержать НДФЛ. А удержать у подрядчика деньги из зарплаты компания не сможет (ст. 137 ТК РФ). Поэтому в договоре с ним надо прописать условие, например что подрядчик получил деньги для покупки товаров для выполнения работ.

За полученные подотчетные подрядчик отчитывается в течение трех рабочих дней, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Если подрядчик не отчитается в указанный срок, будет начислена неустойка нарушения в размере 1 % от выданных средств.

Возврат неизрасходованных подотчетных . Вернуть неизрасходованные подотчетные сотрудник вправе вернуть любым ему удобным способом. Например, средства, перечисленные на карту, он вправе вернуть наличными в кассу. И наоборот, деньги, выданные из кассы — перечислить с личной карты на счет компании.

Чтобы банк не отказал в приеме наличных, в объявлении на взнос безопаснее не упоминать, что это возврат подотчетных, а написать, например, прочие поступления.

Передача подотчетных другим сотрудникам . В действующем порядке нет запрета на передачу подотчетных сумм одним работником другому. Но кассир выдает деньги конкретному работнику по его заявлению.

Кроме того, каждый работник отчитывается по тем суммам, которые получил он, а не кто-то другой. По этой причине безопаснее предупредить сотрудников, чтобы они не передавали подотчетные друг другу. Но компания вправе выдать подотчетные, например, на командировку, ответственному работнику.

Можно назначить одного сотрудника ответственным, если в командировку едут несколько специалистов. Ответственный сотрудник сам оплатит отель, билеты и другие расходы, а суточные раздаст другим командированным на основании ведомости. Составить ведомость можно в произвольной форме.

Авансовый отчет, если компания выдавала деньги . Оформлять авансовый отчет необходимо, когда компания заранее перечисляет сотруднику средства. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется.

В этом случае достаточно взять у работника подтверждающие документы. Например, товарные и кассовые чеки. Также сотрудник должен написать заявление на возмещение расходов, а компания оформляет приказ о возмещении потраченных средств. Форма приказа и заявления произвольная.

Работник, который получил деньги заранее, должен составить авансовый отчет и приложить к нему, подтверждающие документы. Это могут быть, либо,подтверждающие покупку: товарные чеки, накладные и т. п., либо подтверждающие оплату — кассовый чек, чек терминала или выписку с карты. Без подтверждающих документов налоговики посчитают подотчетные доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Правда компания может попытаться оспорить доначисления доказав, что товар оприходован и задолженности перед работодателем нет. Некоторые судьи принимают сторону компаний (постановление ФАС Центрального округа от 25.06.2014 № А35-2638/2013).

Выдача денег при командировке за границу. Компания обязана учесть расходы и компенсировать работнику деньги, которые он потратил в поездке. Но сложность возникает, если работник ездил за рубеж. Компания выдает подотчетные в рублях, а сотрудник сам обменивает их на иностранную валюту. Если документы выставлены в евро, их надо пересчитать в рубли. Курс банка может быть разный.

Если работник оплатил проживание в отеле с личной карточки, то пересчитать нужно по курсу банка на дату списания средств (письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749). Банковскую выписку сотруднику надо приложить к авансовому отчету.

Если работник оплачивал расходы наличными, то курс надо взять из документов банка, например справки об обмене валюты (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Если сотрудник не представит справку банка, то посчитать расходы надо по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Выдача денег в подотчет из кассы - 2017 год принес ряд изменений в данной сфере хозяйственной деятельности организаций. Цель нашей статьи — напомнить о порядке ведения операций, связанных с подотчетом, и рассказать о нововведениях.

Деньги подотчетному лицу: что нового в 2016-2017 годах

В июле 2016 года вступили в силу изменения в КоАП (закон от 03.07.2016 № 316-ФЗ). Косвенно эти изменения касаются и операций с подотчетными средствами. В частности, изменен подход контролирующих органов при выявлении нарушений у ИП и субъектов малого предпринимательства (СМП) впервые. Теперь контролирующие органы не должны спешить с наложением штрафа на виновника, если нарушение выявлено в первый раз и не несет серьезной угрозы жизни и здоровью населения, сохранности экологии, культурного наследия, природы, не может привести к возникновению ЧП и не угрожает безопасности государства.

Согласно закону № 316-ФЗ и ст. 4.1.1. КоАП, если проверяющие впервые выявят нарушение в ведении кассовых операций (а они непосредственно связаны с подотчетом), то штраф может быть заменен на предупреждение. Но это не освобождает виновника от устранения нарушения.

В 2017 году в расчеты с подотчетниками были внесены 2 ключевых изменения:

• Отменено обязательное заявление от подотчетного лица на выдачу денежных средств. Выдача денег может осуществляться на основании распорядительного документа директора предприятия или ИП.

Нужно ли приказ на выдачу подотчета составлять на каждого работника отдельно, см. .

• Выдавать суммы под отчет можно даже при наличии ранее не возвращенных подотчетных средств (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03. 2014 № 3210-У).

Изменения внесены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017.

Выданы деньги в подотчет: проводка и основные правила

Правило 1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У.

Правило 2. Выдача денег подотчетному лицу оформляется на основании приказа или иного распорядительного документа руководства фирмы либо письменного заявления работника. В заявлении должна быть указана сумма к выдаче и срок, на который выдаются деньги. Кроме этого, необходимо описать цель, на которую необходимы подотчетные средства, чтобы было понятно, что потребность в них вызвана производственной необходимостью и связана с деятельностью предприятия (п. 6.3 указания № 3210-У). При этом если в течение дня суммы выдаются разным сотрудникам, то достаточно оформить один приказ руководящего лица с указанием Ф. И. О. и должностей всех подотчетников, суммы, целей и срока выдачи. Приказ должен быть подписан руководителем и содержать дату и регномер (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 заявление на выдачу денег под отчет не является обязательной процедурой. Достаточно приказа руководителя.

Правило 3. Срок выдачи подотчетных средств устанавливается локальным актом предприятия. Но срок возврата средств — это установленная законом норма, он составляет 3 дня (абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У). По истечении срока, на который выдавались средства, в течение 3 дней подотчетник обязан отчитаться и/или вернуть остаток денег предприятию.

Правило 4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.

О переводе подотчетных сумм на банковскую карту сотрудника и их возврате читайте .

Правило 5. Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Однако если подотчетное лицо будет рассчитываться наличными по договорам от имени своего предприятия, то лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать.

Правило 6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.

О том, какую максимальную сумму можно выдать в подотчет, как и когда это сделать, можно узнать из статьи .

Правило 7. С 2014 года предприятия и индивидуальные предприниматели могут выдавать денежные средства в подотчет работникам, под которыми понимаются не только сотрудники, работающие на основе постоянного трудового договора, но и те, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

Выдано из кассы в подотчет — как данная хозоперация отразится на счетах бухучета? Проводка будет иметь следующий вид: Дт 71 Кт 50. Напомним, что аналитический учет подотчетных сумм ведется в разрезе подотчетных лиц. Это позволяет быстро проверить, имеется ли у подотчетного лица незакрытая задолженность по выданным средствам.

На какие хозяйственные расходы выдаются средства в подотчет

В Плане счетов (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н) в разделе, описывающем счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сказано, что по данному счету отражаются операции по расчетам с работниками предприятия по суммам, выданным на административно-хозяйственные и прочие расходы в подотчет.

Что именно включают в себя административно-хозяйственные расходы, изложено в письме Госстроя РФ «О Порядке определения стоимости строительства и свободных (договорных) цен на строительную продукцию в условиях рыночных отношений» от 29.12.1993 № 12-349. Несмотря на то что письмо имеет отношение к ценообразованию в строительстве, в нем довольно полно раскрыт смысл понятия «административно-хозяйственные расходы».

На практике деньги в подотчет чаще всего выдаются на следующие нужды:

• почтовые расходы и затраты на связь;
• ТМЦ для аппарата управления, включая канцтовары;
• представительские нужды;
• командировочные расходы и пр.

Выше мы привели следующее правило: в заявлении о выдаче денег в подотчет или соответствующем приказе руководителя необходимо указать нужды, на которые выдаются деньги. И хотя формально это напрямую законом не установлено, в п. 6.3. указания № 3210-У отмечается, что деньги выдаются «на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя». Поэтому в заявлении или приказе о выдаче денег на подотчет лучше указать конкретную цель получения средств.

Если из кассы выданы деньги подотчетному лицу на хознужды, проводки могут иметь следующий вид:

Выданы командировочные: типовая проводка

Для того чтобы иметь возможность отправлять сотрудников в командировки, предприятию необходимо разработать . В этом или аналогичном внутреннем документе указываются все основные регламентирующие эту процедуру нюансы: кому, когда, в каких суммах выдаются деньги на командировочные расходы и что эти расходы могут включать.

Напомним, что командировочные расходы имеют лимит суточных, установленный в 2017 году в размере:

• При служебных поездках по России - 700 руб./сутки.
• При выездах за границу — 2 500 руб./сутки.

Если сумма суточных превышает установленные лимиты, данное превышение облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Подробнее о лимите средств на суточные расходы можно прочитать .

Пример

Работник Иванов П. П. отправлен в командировку по РФ на 6 дней (с учетом дороги туда и обратно). 14.02.2017 Иванов П. П. получил деньги на командировку в сумме 10 000 руб. Выезд работника — 14.02.2017, возвращение — 19.01.2017 (это выходной день). 21.02.2017, в понедельник, работник явился в бухгалтерию и предоставил отчет о командировке и авансовый отчет. К авансовому отчету Иванов П. П. приложил счет за гостиницу, чек на оплату услуг чистки одежды.

Размер суточных на предприятии для командировок по России — 700 руб./сут. Иванов П. П. является работником коммерческого отдела, командировка связана с его служебными обязанностями и с заключением договора на продажу продукции предприятия.

ВАЖНО! Несмотря на то что 19.02.2016 по календарю является выходным, этот день для Иванова П. П. является рабочим, так как он находился в дороге, возвращаясь из командировки. Суточные за этот день также начисляются (п. 4 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, ст. 113 ТК РФ).

Сотрудник не отчитался по подотчету в срок: как поступить

Бывают случаи, когда подотчетное лицо не отчитывается вовремя. Бухгалтер в этом случае должен знать, что ему делать. Есть несколько вариантов действий:

1. Удержать долг из зарплаты работника в случае его согласия.
2. Простить ему долг по решению руководства.
3. Если подотчетное лицо возражает против удержания долга из зарплаты, то вопрос решается только через суд.

Если подотчетное лицо не сдает авансовый отчет в бухгалтерию и не возвращает средства, полученные в подотчет, руководитель в течение месяца после наступления последнего дня для сдачи авансового отчета (ст. 137 ТК РФ) обязан принять решение об удержании денег из зарплаты работника. Для этого необходимо подготовить приказ об удержании, подписать его у директора и уведомить работника-должника (получить его подпись на приказе и зафиксировать дату ознакомления).

Если директор решил простить долг работнику, то после принятия такого решения, оформленного приказом, на сумму подотчетного долга необходимо начислить страхвзносы и НДФЛ и перечислить их в бюджет. При этом датой возникновения дохода у сотрудника будет считаться дата его подписи под документом, в котором он оповещается о том, что долг ему прощен (п. 2 ст. 415 ГК РФ). Удержать НДФЛ можно при первой выплате в адрес работника, последовавшей после принятия решения и оповещения работника (п. 6 ст. 226 НК РФ).

В случаях когда удержать НДФЛ невозможно (например, работник уволился), необходимо оформить справку 2-НДФЛ с признаком «2». Подать ее в налоговую необходимо не позднее 1 марта года, следующего за тем, в котором сотрудником был получен доход (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Итоги

Мы рассмотрели порядок выдачи подотчетных сумм, а также то, как оформляется проводкой хозоперация «выдано из кассы подотчет». Обращаем еще раз ваше внимание на то, что с 2017 года заявление на выдачу денежных средств под отчет не обязательно, а выдать новые суммы можно, даже если работник не отчитался по предыдущему подотчету.

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

L

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .

Каждый работодатель, согласно ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить глава компании. Он может издать приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Подотчетными лицами могут выступать любые работники предприятия

Как получить деньги

До 19.08.2017 г. работник для получения денег под отчет должен был направить в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что она будет потрачена.

Однако с 19 августа стало проще выдавать подотчетные. Поправки предусмотрены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У. С указанной даты заявление предоставлять не обязательно. Для выдачи денег достаточно приказа директора или другого распорядительного документа компании. Форма такого документа — произвольная. Но в нем обязательно должны содержаться следующие реквизиты:

• Ф.И.О. подотчетного лица;
• регистрационный номер документа;
• о сумме наличных денег;
• о сроке, на который выдаются наличные деньги;
• о назначении (не обязательно);
• подпись директора и дата.

Заявление от работника

Приказ о подотчетных лицах

Какую сумму можно выдавать под отчет

В РФ все расчеты в национальной валюте, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 тыс. рублей. Указание на это имеется в п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и свои нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 Указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми в данном случае выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет. В этом случае выдача большей суммы не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Согласно п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, до 19.08.2017 г. нельзя было выдавать деньги под отчет, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах.

Но ЦБ внес изменения в подотчет. Теперь подотчетные можно выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам. Однако это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке должен передать в бухгалтерию.

Сроки отчета

Законодательно конкретный срок, в течение которого сотрудник должен подать отчет о потраченных деньгах, нигде не установлен. Поэтому он указывается, как правило, в приказе работодателя.

Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы.

Если же срок возврата установлен не был, сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для существуют особые условия . Согласно п. 26 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник отчитаться по ним обязан в течение 3-х рабочих дней со дня возвращения.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году коснулись и документации. Так как с 19 августа 2017 года порядок выдачи денег в подотчет изменился, предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами.

Сотрудники могут получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также компания может перевести деньги на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. Указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются согласно следующим требованиям:

1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У.
2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или его письменного заявления. Согласно письму ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ должен быть подписан директором, в нем должна быть указана дата и регистрационный номер.
3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета, согласно абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У, составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник должен отчитаться или вернуть деньги организации.
4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.
5. Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями.
6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.
7. Организации и ИП могут выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).
8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. Также можно указать Дт 71 Кт 51 при переводе денежных средств на карту.

Главные правила

Подведем итог вышесказанного:

1. Под отчет может быть выдана любая сумма.
2. С 19.08.2017 г. работнику для того, чтобы получить деньги под отчет, достаточно распоряжения главы компании. Заявление можно не писать.
3. Также про подотчетные лица изменения 2019 говорят, что с 19.08.2017 г. получить наличные под отчет они могут, даже если не погасили задолженность по прошлому авансу.
4. Подотчетные суммы можно переводить на банковские карты.
5. С 19 августа 2017 году нужно обновить локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит немаленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
• для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.