Что можно перечислить на зарплатную карту. По потраченным суммам работник должен отчитаться

Порядок выдачи кредитными организациями банковских карт и особенности осуществления операций с ними определены в Положении ЦБР от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт".
Банковские карты являются видом платежных карт и инструментом безналичных расчетов. Банковская карта предназначена для совершения операций ее держателем. Держателями признаются физические лица, в том числе уполномоченные юридическими лицами (п. 1.4, п. 1.5 Положения).
Перечисление денежных средств, не относящихся к заработной плате, на расчетные (дебетовые) банковские карты ("зарплатные" карты) работников сопряжено с риском квалификации налоговыми органами данных сумм в качестве доходов соответствующих физических лиц.
Во избежание подобного развития событий необходимо документально оформить командировку сотрудника в строгом соответствии с законодательством. В частности, для подтверждения факта командировки у организации должны быть в наличии: приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1), командировочное удостоверение (форма N Т-10 утверждена тем же постановлением), документы о найме жилого помещения, транспортные и другие оправдательные документы.
Ранее в письме от 18.12.2006 N 36-3/2408 специалисты ЦБР указали, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. В качестве аргумента приводился тот факт, что в соответствии с пунктами 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБР 22.09.1993 N 40, выдача наличных под отчет производится из касс предприятий.
Однако в настоящее время этот документ утратил силу, с 1 января 2012 года действует новое Положение Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации", в котором отсутствует норма о том, что выдача денег под отчет производится только из касс предприятий.
Кроме того, позже ЦБР изменил свою позицию и в новом письме от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625 указал, что вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами, не являются предметом регулирования Порядка ведения кассовых операций. В этом письме также отмечено, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам на командировочные расходы посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства (смотрите также письмо Федерального казначейства от 26.07.2011 N 42-7.4-05/5.2-500).
Действительно, согласно ст. 168 ТК РФ порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. Запрета на использование в этих целях банковских карт работников трудовое законодательство не содержит.
Мнение о возможности использования карточного счета работника для проведения расчетов по подотчетным суммам подтверждается и позицией арбитражных судов (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 N А52-174/2007).
По нашему мнению, для использования безналичного метода выдачи подотчетных средств и возмещения произведенных расходов необходимо:
1. Наличие возможности перечислять денежные средства на карты работников в договоре с обслуживающим банком.
Если условиям договора с банком предусмотрено только перечисление заработной платы, то перечисление на пластиковую карту других сумм противоречит целям использования такой карты и, соответственно, банк может не пропустить платежное поручение на перечисление данной суммы, если в нем будет указано другое назначение.
2. Издать приказ о выдаче денежных средств таким способом.
3. Издать приказ, в котором будет содержаться перечень сотрудников, на карты которых будут перечисляться денежные средства.
4. Командировка должна быть надлежащим образом оформлена.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, если они (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

экономически обоснованы;

произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;

подтверждены правильно оформленными документами. Ведь в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки работник обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением документов, подтверждающих расходы (п. 26 Положения № 749, п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Например - по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Расходы, оплаченные наличными, подтверждаются кассовыми чеками, бланками строгой отчетности (БСО), товарными чеками, накладными, счетами-фактурами, договорами о найме жилого помещения и др.

Если же работник во время командировки оплачивал расходы банковской картой, то подтверждением факта расчета могут быть (п. 3.1 Положения № 266-П):

слип (чек, подтверждающий проведение операций по банковской карте);

квитанция электронного терминала;

другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции.

Бухгалтерский учет «карточного» аванса

В бухгалтерском учете зачисление денег на карту, выданную сотруднику для оплаты командировочных расходов, отражают на счете 55 «Специальные счета в банках».

Карточный счет может быть рублевым или валютным. Поэтому к счету 55 должны быть открыты соответствующие субсчета - «Специальный карточный счет в валюте» и «Специальный карточный счет в рублях».

Выдачу аванса при использовании банковской карты отражают по мере того, как сотрудник будет снимать с нее деньги.

Пример. Учет командировочных расходов

Организация перевела со своего расчетного счета на карточный счет 60 000 рублей. С помощью карты работник, направленный в командировку по России, оплатил расходы на проживание в гостинице в сумме 10 000 рублей.

Бухгалтер сделал следующие записи:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» КРЕДИТ 51
– 60 000 руб. – перечислены деньги на корпоративный банковский счет;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– 10 000 руб. – выдан аванс на оплату командировочных расходов;

ДЕБЕТ (26, 44, 08 …) КРЕДИТ 71
– 10 000 руб. – отражены командировочные расходы (на основании авансового отчета и БСО).

Немало вопросов у налогоплательщиков возникает по поводу порядка перечисления организацией денежных средств, выданных под отчет и на командировочные расходы, на "зарплатные" карточки своих сотрудников. И как быть с оформлением согласия сотрудника на получение денежных средств посредством перечисления на "зарплатную" банковскую карту. Сотрудники финансового ведомства дали разъяснения по данным вопросам.

В целях оплаты и (или) компенсации командировочных расходов, а также под отчет организация вправе перечислять денежные средства на "зарплатные" карты своих сотрудников. Однако чиновники считают, что на каждое перечисление средств необходимо составленное в произвольной форме заявление сотрудника с указанием реквизитов "зарплатной" карты, целей, суммы и срока предоставления денежных средств. Стоит напомнить, что такой способ предоставления денежных средств под отчет и на командировочные расходы обязательно должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте и в учетной политике организации. Про то, мы писали ранее в одной из статей.

Это связано с тем, что общие порядок и условия выдачи денежных средств подотчетному лицу на расходы, которые связаны с осуществлением деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя, приведены в п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Соответственно с указанным пунктом, для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица. Этот документ составляется в произвольной форме и содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные , а также подпись руководителя и дату написания.

Только при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных проводится выдача наличных денег под отчет. Другими словами, каждая выдача должна подтверждаться письменным заявлением сотрудника. Об этом есть постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.02.2014 N 09АП-47028/13.

Необходимо отметить, что отсутствуют какие-либо нормы, которые бы регламентировали порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет. К тому же не урегулирован и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им денежным средствам, которые не связаны с командировками.

Следовательно, все положения, которые определяют порядок расчетов с подотчетными лицами, способ предоставления подотчетных сумм, например, путем перечисления денежных средств на банковские ("зарплатные") карты сотрудников, устанавливаются организацией самостоятельно. Согласно п. 7 /2008 "Учетная политика организаций", ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", письма Министерства финансов России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письма Министерства финансов России от 28.01.2014 N 02-03-09/3057) порядок предоставления денежных средств под отчет в безналичном порядке, а также порядок отчета об использовании таких денежных средств должны быть предусмотрены организацией в локальном нормативном акте и в учетной политике.

Согласно п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием" клиент - физическое лицо может осуществлять с использованием банковской карты такие операции, как получение наличных денежных средств, оплата товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами территории РФ.

Из вышесказанного следует, что перечень операций, которые физические лица могут осуществлять с использованием расчетных (дебетовых), кредитных карт, является открытым. Он ограничивается только теми операциями, в отношении которых действуют запреты (ограничения) на их совершение, которые установлены законодательством Российской Федерации.

Этим обстоятельством руководствуется и Центральный Банк России, отмечая, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства. Это вытекает из письма ЦБР от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N 14-27/513.

Трудовой Кодекс Российской Федерации не содержит в настоящее время каких-либо запретов на оплату или компенсацию командировочных, общехозяйственных и иных документально подтвержденных расходов посредством перечисления организацией денежных средств на банковские карты сотрудников. Принимая во внимание вышеизложенное, чиновники полагают, что организации в целях осуществления этими сотрудниками с использованием таких карт расходов, связанных с задачами и нуждами организаций вправе перечислять денежные средства на банковские карты своих сотрудников, в том числе на их "зарплатные" карты. Кстати, .

Принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, который направляется в командировку, а также специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, Министерства финансов России и Федеральное казначейство сделали необходимый вывод. Они считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках "зарплатных" , оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.

Для этого организации следует указывать в платежном поручении, что перечисленные средства являются подотчетными, и получать от сотрудников письменные заявления о перечислении подотчетных сумм на их личные банковские карты с указанием реквизитов этих карт. К тому же, согласно письму Министерства финансов от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, сотрудникам к авансовым отчетам необходимо прилагать документы, подтверждающие оплату банковской картой.

Инициатива поездки работника в командировку всегда исходит от работодателя, ведь в ее процессе будут решаться рабочие вопросы (исходя из определения служебной командировки в ст.166 ТК). Поэтому организация должна обеспечить сотрудника всем необходимым для поездки, прежде всего – денежными средствами. Права работников защищает Трудовой кодекс, где в ст.168 говорится, что командированному лицу должна быть произведена выдача денег на командировку — на проезд, наем жилья и суточные. Сколько выплатить – зависит от предполагаемых расходов и длительности поездки.

Командировкам также посвящено Постановление Правительства от 13.10.2008г. №749, где в п.10 прямо предусматривается, что выдача аванса на командировку обязательна. Т.е. за свой счет сотрудник отправляться не должен.

Конкретная выдаваемая сумма должна исходить из предварительной оценки расходов на билеты и проживание, а также из величины суточных, установленной локальным нормативным актом организации.

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

2. Заявление на выдачу подотчета от директора

3. Заявление на выдачу аванса на карту

4. Выдача командировочных расходов из кассы

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

6. Командировка без аванса

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему аванса на командировку далее в статье.

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

Итак, если работник собрался в командировку, то ему необходимо выдать денежные средства. Но просто так взять деньги и отдать их работнику не получится.

Первый шаг, который нужно сделать, и о котором нам говорит п.6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014г. №3210-У, это написание заявления . Поскольку выдача денег на командировку производится с составлением расходного кассового ордера (РКО), а он оформляется только согласно заявлению, на его основании.

Типовой формы такого заявления нет, Указание лишь сообщает нам о том, что в нем обязательно должно присутствовать :

• сумма наличных денег;
• срок выдачи наличных денег;
• подпись руководителя;
• дата.

Заявление пишется как обычно, на имя директора или лица, которому делегировано принимать решения на выдачу денежных средств под отчет. Также в заявлении обязательно указывается, на какие цели деньги должны быть выданы. Для обоснования суммы могут приводиться и расчеты.

Как может быть заполнено заявление на выдачу аванса на командировочные расходы, можно видеть на примере ниже.

Директору ООО «Альбатрос»

Ястребову Я.Я.

от инженера Орлова О.О.

Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

27.06.2016 Орлов Орлов О.О.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Выдачу разрешаю:

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

Перед тем как руководитель подпишет заявление, надо определиться, существует ли за работником задолженность по предыдущим подотчетным суммам. Если да, то заявление принимать нельзя. Прежде работник должен погасить задолженность по предыдущему авансу.

В связи с этим на листке с заявлением уместно предусмотреть визу работника бухгалтерии, который поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам.

После того как заявление получило визу от бухгалтерии, руководитель может его подписать.

2. Выплата аванса на командировку директору — нужно заявление?

В командировки ездят не только рядовые работники организации, но и сам директор. Никаких исключений для него Указание не делает, из чего можно сделать вывод, что и для него написание заявления – процедура обязательная.

Тогда получается, что он сам пишет и сам подписывает? Потому что в Указании также сказано, что в заявлении подпись руководителя должна быть. В таких ситуациях было бы логичнее составить приказ, но его составление Указанием не предусмотрено, а написано прямо – заявление.

Поэтому заявление на выдачу подотчета от директора необходимо, он его и пишет, и подписывает. Может это и выглядит странно, но ошибкой точно не является. И к тому же формулировки в заявлении можно немного подправить и оно уже будет выглядеть гораздо логичнее. Пример ниже.

В ООО «Альбатрос»

от директора Ястребова Я.Я.

Заявление о выдаче денег под отчет

Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

директор Орлов Орлов О.О.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Проще обстоят дела в крупных компаниях, где сам генеральный директор заявление на подотчет не подписывает, а полномочия по этому вопросу делегированы другому сотруднику, например, финансовому директору. Поэтому в такой ситуации гендиректор будет заявление писать, а финдиректор подписывать.

Помните, что заявление – обязательный документ. Если происходит выдача денег на командировку без него, то существует риск назначения штрафа до 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП.

3. Заявление на выдачу аванса на карту

В некоторых случаях работнику удобнее получить подотчетные деньги не наличными, а на пластиковую карту. Возникает вопрос, нужно ли для этого писать заявление? Если буквально следовать Указанию, то заявление обязательно, только если деньги выдают наличными (п.6.3 Указания).

Но Минфин в своих разъяснениях (письмо от 25.08.14 № 03-11-11/42288) придерживается другого мнения и уточняет, что нужно взять письменное заявление даже в том случае, если деньги будут перечислены на карту. Хотя бы потому, что в нем будут указаны реквизиты для перечисления.

Директору ООО «Альбатрос»

Ястребову Я.Я.

от инженера Чайкина А.А.

Заявление о выдаче денег под отчет

Прошу перевести на мою банковскую карту денежные средства под отчет в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

Реквизиты банковской карты:

Название банка: ПАО «Промсвязьбанк»

БИК: 045402790

Кор/счет: 30101810800000000790

Номер лицевого счета: 40817840500409007051

27.06.2016 Чайкин Чайкин А.А.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Перечисление разрешаю:

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

К тому же такое заявление подтвердит, что на карту перечислены именно подотчетные деньги , а не иные доходы. А с доходов нужно удерживать НДФЛ. Также не забудьте при перечислении в назначении платежа указать, что это подотчетные деньги.

Если у вас есть Положение о выдаче денежных средств под отчет, то пропишите в нем, что денежные средства сотрудникам могут выдаваться как наличными, так и на карты. Пример формулировок ниже.

Денежные средства под отчет на командировки и хозяйственные расходы выдаются наличными из кассы или перечисляются на банковские карты сотрудников.

Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае.

Независимо от способа получения денег (наличными или на карту) неизрасходованные суммы сотрудники возвращают наличными в кассу компании.

4. Выдача командировочных расходов из кассы

Итак, заявление вы составили. Следующий шаг – непосредственно выдача денег на командировку из кассы. На основании заявления бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер по форме КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98г. №88).

В РКО также есть поле для подписи руководителя. Но если на заявлении руководитель уже расписался и выдача разрешена, то на РКО его подпись не обязательна. Но для порядка можно поставить и ее.

Порядок действий при выдаче детально прописан в п.6.1-6.3 Указания.

Денежные средства выдаются или лично командированному работнику, или другому лицу по доверенности, по предъявлению паспорта. Доверенность на разовую выдачу прикладывается к РКО. Доверенность на несколько выдач, то к РКО прикладывается заверенная копия, а оригинал хранится у кассира.

Данные паспорта лица, получившего деньги указываются в РКО. Даже если получатель – сам работник, данные паспорта все равно должны быть указаны.

После того как получатель идентифицирован, порядок действий следующий:

1. Кассир готовит нужную сумму денег.
2. Получатель расписывается в РКО и указывает сумму прописью, если она не напечатана.
3. Кассир пересчитывает деньги еще раз на виду у получателя и передает их.
4. При необходимости получатель сам на виду у кассира пересчитывает деньги
5. Кассир подписывает РКО.

Командировочные из кассы организации могут быть выданы из денежных средств:

• полученных с расчетного счета организации
• поступивших в кассу от продажи товаров, работ, услуг.

Выдавать аванс на командировку из средств, которые приняты от граждан в качестве платежей в пользу других лиц, нельзя.

Перечисление подотчетных денег на карту производится путем отправки в банк платежного поручения, в котором указаны реквизиты получателя, отраженные в заявлении работника, и в назначении определен этот платеж как подотчетная сумма.

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

Теперь давайте посмотрим, как отражается выдача денег на командировку в бухгалтерском учете. Проводки по авансу на командировочные расходы будут очень простыми:

1. Деньги выдаются из кассы:

Дебет 71 – Кредит 50

1. Деньги перечисляются на карту:

Дебет 71 – Кредит 51

Пример

Заместителю директора ООО «Альбатрос» Филинову С.С. 27 июня выданы денежные средства из кассы под отчет на командировку на основании приказа на командировку и заявления.

Обратите внимание, что кроме обычных банковских карт (в основном это зарплатные карты) сотрудников для выдачи под отчет могут использоваться и корпоративные карты. Деньги на нее перечисляются с расчетного счета и учитываются на отдельном спецсчете:

Дебет 55 – Кредит 51

В этом случае в момент выдачи работнику карты проводка по выдаче под отчет не делается. И только когда работник что-либо этой картой оплатит или снимет с нее деньги, появится проводка по выдаче денег под отчет:

Дебет 71 – Кредит 55

Порядок работы с корпоративными картами прописывается в локальном нормативном акте организации.

Пример

Начальнику службы снабжения ООО «Альбатрос» Перепелкину П.П. 27 июня выдали корпоративную карту для оплаты командировочных расходов. 28 июня он снял с карты наличные в сумме 2000 руб. 29 июня картой оплачена гостиница 5000 руб. Выписка банка подтверждает списание средств с карты.

Сделаны бухгалтерские проводки:

6. Командировка без аванса

Однако выдача денег на командировку не всегда проходит идеально гладко. Подпортить дело могут такие ситуации:

1. У организации нет в кассе наличных денег для выдачи по причине:

• временных финансовых трудностей
• экстренного характера командировки, когда снять наличные со счета уже нет времени.

1. Деньги в кассе есть, но директору нужно было срочно уехать в командировку, и решать вопрос с выдачей аванса было некогда.

При этом получается, что сотруднику аванс из кассы не выдается и он едет за свой счет, т.е. это командировка без аванса. Впоследствии по приезду расходы будут компенсированы. Является ли это нарушением?

Да, это нарушение ст.168 ТК, поскольку выдавать аванс на командировочные расходы перед поездкой обязательно. За командировку без аванса грозит ответственность за нарушение законодательства о труде (ст.5.27 КоАП):

— административный штраф на должностное лицо или ИП: в сумме 1000-5000 руб.;

— административный штраф на юрлицо: в сумме: 30000-50000 руб.

Как выдать деньги из кассы на командировку в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

А как выдаются деньги на командировку в вашей организации — наличными или на карту? Сталкивались ли вы со сложностями в оформлении выдачи? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Выдача денег на командировку наличными и на карту

Подотчет на карту сотрудника с расчетного счета можно перечислять только после надлежащего оформления документации. О подробностях читайте далее.

Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?

В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.

Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:

• письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
• письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
• письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):

• оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
• оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
• проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах - образец 2018-2019» .

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.

Подробнее о действующих правилах выдачи денег под отчет читайте .

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

• цель получения подотчетных денег;
• сумма запрашиваемого подотчета;
• банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
• период, на который предоставляются подотчетные деньги;
• разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
• подпись подотчетного лица;
• дата составления.

Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту.

Срок представления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен. Чтобы сотрудники, получившие безналичный подотчет, своевременно сдавали авансовые отчеты, в приказе на выдачу подотчета или инструкции для подотчетных лиц добавьте положение:

«По денежным средствам, полученным под отчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства».

Для доказательства того, что произведенные расходы были оплачены за счет полученных на карту подотчетных сумм, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте. Это могут быть как чеки, выданные продавцом при оплате картой товаров или услуг, так и чеки, распечатанные банкоматом при получении с карты наличных денег.

С порядком составления авансового отчета ознакомьтесь в этой статье .

Что указывать в назначении платежа при выдаче подотчета на карту сотрудника?

При перечислении подотчетных денег на карту сотрудника в поле (24) платежного поручения наиболее емко указывайте их назначение. Тогда при получении налоговых запросов будет легче найти все подтверждающие документы (заявления, приказы, авансовые отчеты). К примеру:

«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 28.02.2019 № 124».

Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.

С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье .

Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет

Выдача подотчетных средств на карту сотрудника в бухучете фиксируется следующей проводкой:

Дт 71 Кт 51 (52).

При возврате неиспользованных подотчетных средств наличными через кассу делается запись:

Дт 50 Кт 71.

При перечислении неиспользованного подотчета безналичным способом — с карты сотрудника на расчетный счет фирмы — вносится запись:

Дт 51 (52) Кт 71.

Полный перечень проводок при выдаче подотчетных сумм, в том числе если они требуются для командировки, читайте в этом материале .

Итоги

В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм. Иначе выданный на карту подотчет будет отнесен проверяющими органами к налогооблагаемому доходу сотрудника.