Авансовый отчет бланк. Авансовый отчет: что можно принять к учету, образец заполнения, основные проводки

В повседневной трудовой деятельности практически все компании закупают необходимую продукцию за наличные финансовые средства. Для подобных целей наемным рабочим авансом предоставляются наличные денежные средства , за которые в дальнейшем им предстоит отчитаться.

На сегодня принято использовать установленную Постановлением Госкомстата РФ в августе 2001 года регламентированную форму первичной документации под номером АО-1 .

Данная форма используется в процессе учета денежных средств, которые предоставляются подотчетным сотрудникам на производственные либо иные нужды.

После того, как сформированный документ утвержден, представитель бухгалтерии должен осуществить его и сделать все необходимые . По мере необходимости следует возместить затраты, которые превышают установленный лимит.

Важно помнить, что авансовый отчет формируется в единственном экземпляре , причем как в бумажном, так и в электронном виде.

Отчет по форме АО-1 могут применять ООО при любой форме собственности (это не относится к бюджетным учреждениям). В целом, установленная форма осталась неизменной, за исключением дополнительного раздела (подразумевается введение дополнительного пункта о расписке).

Представитель бухгалтерии, который принимает отчет у сотрудника, обязательно должен в конце документа оформить расписку относительно принятия документации от подотчетного лица .

Правила использования и составления

Итак, подотчетными лицами на лицевой стороне документа необходимо указать такие сведения , как:

• наименование компании, которая предоставила наемному рабочему подотчетные финансовые средства;
• полные инициалы;
• занимаемую должность;
• персональный табельный номер;
• целевое назначение авансового платежа (на производственные либо же представительские нужды).

Вся без исключения документация, которая способна подтвердить затраты, должна быть отображена на обратной стороне (поля с 1 по 6), а после указывается сумма.

Представитель бухгалтерии в обязательном порядке должен проставить свою подпись с целью подтверждения принятия документа на дальнейшую проверку. Специалист должен отобразить его номер и время, суммарный размер затрат и число сопровождающей документации.

В сформированной расписке отображается день, когда был получен отчет. Она предоставляется подотчетному лицу.

После того как представителем бухгалтерии была проведена проверка относительно достоверности сформированного отчета, необходимо заполнить необходимыми сведениями 7 и 8 поле (отображается размер финансовых затрат, который поставлен на учет).

В 9 поле отображаются номера бухгалтерских счетов, которые будут дебетированы на размер финансовых расходов.

• остатка авансовых средств;
• денежных средств, которые были получены из кассы компании;
• израсходованных финансовых средств;
• бухгалтерских записей операции учета финансовых затрат, которые были произведены.

Все сведения, которые заносятся в таблицу, должны быть сформированы из той информации, которая указана в 9 поле (на обратной стороне документа).

По завершению проверки достоверности сведений относительно арифметический расчетов, документ подлежит передаче непосредственному руководству компании для утверждения .

Затем осуществляется списание и конечные расчеты с подотчетными лицами .

Рассматриваемый документ может формироваться несколькими вариантами :

• с помощью специализированного программного обеспечения;
• с помощью MS Excel.

Если говорить о проводках в авансовых отчетах, то необходимо отображать размер финансовых затрат по всем без исключения операциям, дебет счетов и субсчета. Далее осуществляется сверка проводок и сумм, которые были получена, а также номер счетов, по которым осуществлялся дебет расходов.

Если сопровождающая документация предоставляется на иностранных языках, то она в обязательном порядке подлежит перевод на русский. При обнаружении перерасхода финансовых затрат либо остатков, бухгалтерия проставляет соответствующие отметки на первых страницах рассматриваемого документа.

В процессе формирования отчета в программе 1С, необходимо обязательно придерживаться такой последовательности действий:

1. Необходимо открыть «Авансовый отчет» . Для этого достаточно будет перейти в категорию «Касса» либо же «Производство» и выбрать нужный пункт. Допускается нажатие на «Касса», которая расположена в главном меню. Будет открыто журнал документации, в котором находятся на хранении все сведения относительно авансовых отчетов. Необходимо будет сформировать новый документ нажатием на клавишу «Добавить».
2. Далее нужно установить показатель шапки документа . Если же отсутствует соответствующий пункт, допускается возможность создания по ходу составления отчета.
3. Для получения возможности выбора физического лица, необходимо нажать на «…» , находящейся с правой стороны, а далее перейти в раздел «Физическое лицо».

Предусмотрены такие разновидности закладок , как:

• для авансов – отображается документация, которая является основанием для предоставления финансовых средств (к ним относят платежные поручения, ордеры и так далее);
• продукция (какой именно товар приобретался);
• тара (в чем была упакована приобретенная продукция);
• оплата ;
• иные .

После того как пользователь нажимает «+», в таблице будет добавлена новая строка . Далее необходимо выбрать соответствующий тип документации, к примеру, при предоставлении денежных средств через кассу на основании РКО.

Будет открыт журнал кассовых ордеров , где необходимо выбрать соответствующую документацию. Затем табличная часть подлежит указанию теми сведениями, которые отображаются в расчетно-кассовых ордерах.

После этого необходимо заполнить вторую строку – указать информацию о продукции, которая была приобретена наемным рабочим за предоставленные ему денежные средства, к примеру, бланки. Необходимо нажать «+» и добавить продукцию.

В том случае, если продукция была внесена в справочник номенклатуры, то все имеющиеся столбцы будут сформированы автоматически . Достаточно будет отобразить количество. При необходимости указания нескольких товаров, процедура повторяется.

Если же в процессе приобретения была использована возвратная тара, в обязательном порядке необходимо заполнить соответствующее поле. В процессе оприходования продукции и материалов через счет 631 обязательно используется вкладка оплаты.

В подразделе «Иные» отображают сведения относительно финансовых затрат подобного плана – на горюче-смазочные материалы, услуги интернета и так далее.

Печатный вариант документации должен быть выведен на печать нажатием на клавишу «Печать» либо же . Затем нужно провести отчет, нажав на соответствующий пункт либо «ОК» .

Формирование на хозяйственные потребности

К примеру, наемному рабочему предоставляются финансовые средства на хозяйственные нужды в кассе. Он обязательно должен поставить подпись в документе по форме КО-2 . После того, как поставленная задача будет выполнена, должен быть предоставлен акт исполненных работ, которые в дальнейшем подписывается специальной комиссией.

Должны ли представители бухгалтерии предъявить документ, который подтверждает факт закрытия аванса? Акт является подтверждением того, что поставленная задача была выполнена, но он не может подтвердить оплату непосредственными поставщиками.

В обязательном порядке предоставляется квитанция в дополнение к приходно-кассовым ордерам и иные чеки. Всю полученную документацию и сформированный авансовый отчет наемный сотрудник компании должен предоставить в бухгалтерский отдел. Отрывная часть подлежит возврату сотруднику.

По сути, это и будет являться основным доказательством того, что необходимый отчет предоставлен компании относительно подотчетных финансовых средств.

Необходимо учитывать, что в процессе израсходования подотчетных средств на хозяйственные нужды, необходимо обязательно формировать отдельные АО-1.

Авансовый отчет должен быть сформирован подотчетным лицом, иными словами сотрудниками, которые:

• приняли финансовые средства на производственные нужды;
• были направлены в командировку.

Произвести отчет подотчетные лица обязаны в течение 3 календарных дней с момента :

• завершения периода, на который были предоставлены денежные средства, и при этом он был отображен в соответствующем заявлении сотрудника относительно выдачи финансов под отчет;
• выхода наемного рабочего на работу, если период, на которые были предоставлены финансовые средства, завершился в момент какого-либо заболевания либо же отпуска;
• возвращения наемного рабочего из командировки.

Это четко указано в пункте 6 Указания Центрального Банка РФ №3210-У от марта 2014 года и пункте 26 Положения относительно командировок, которые приняты Постановлением Правительства РФ №749 в октябре 2008 года.

Необходимо помнить, что авансовый отчет формируется в единственном экземпляре, и к нему следует приложить документы, которые в полной мере способные подтвердить произведенные наемным рабочим финансовые затраты.

Для минимизации рисков возникновения каких-либо ошибок, целесообразным будет сформировать инструкцию относительно порядка заполнения авансовых отчетов.

Важно помнить: с недавнего времени рассматриваемый отчет формируется не только в бумажном, но и электронном виде.

Последующие действия

После того как авансовый отчет от наемного рабочего был получен, дальнейшие действия заключаются в следующем :

1. Необходимо предоставить сотруднику расписку относительно получения отчета (под ней подразумевается унифицированная форма АО-1).
2. Необходимо проверить целевые затраты финансовых средств, наличие оправдательной документации, достоверность ее формирования и произведенные подсчеты сумм наемным рабочим.
3. На обратной стороне отчета в обязательном порядке необходимо указать размер финансовых средств, которые были приняты на учет и счета, которые непосредственно дебетуются на данные суммы.
4. По завершению проверки отчета необходимо в обязательном порядке передать его на утверждение руководству компании либо же законному представителю.
5. После утверждения, отчет должен быть принят на учет.

В завершении нужно будет произвести все необходимые расчеты с подотчетным лицом, одновременно получив от него неиспользуемый остаток аванса либо же возместив ему размер перерасходов.

Процесс формирования авансового отчета не влечет за собой каких-либо сложностей . Достаточно только соблюдать очередность действий и следить за достоверностью указанных сведений.

Все нюансы по составлению авансового отчета представлены в данной инструкции.

Если, вернувшись, сотрудник заболел или отсутствует на своем рабочем месте по иной уважительной причине, он обязан предоставить необходимые сведения о прошедшей командировке в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу.

Все сведения сотрудник должен предоставить в письменном виде по форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55.

Форма № АО-1 «Авансовый отчет»

Указанная форма заполняется сотрудником в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию со всеми документами, сведения о которых указаны в форме № АО-1. При этом работник заполняет не всю форму, а только часть лицевой и оборотной стороны. Остальную часть заполняет бухгалтерия.

Заполняет работник

Заполнение формы начинается как обычно с «шапки» документа.

1. Указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО

2. В графах «номер» и «дата» проставляем соответствующие реквизиты

3. В графе «Отчет в сумме» указываем цифру, которую сотрудник потратил в командировке. Например, если ему было выдано пятьдесят тысяч рублей, а он потратил шестьдесят, то в этой графе он указывает шестьдесят тысяч. Или наоборот, если было выдано пятьдесят тысяч, о потрачено было двадцать, то и отчет будет на двадцать тысяч рублей

4. Вносим наименование структурного подразделения и его код (если он есть)

5. Указываем фамилию, имя, отчество отчитывающегося, его табельный номер и должность

6. В графу «Назначение аванса» вписываем цель командировки

7. В графе «Получен аванс...» указываем реквизиты расходного кассового ордера (если деньги выдавались наличными в кассе, если было безналичное перечисление указываем только сумму) и выданную сумму

8. В графе «Итого получено» указываем сколько получили всего

10. И вписываем остаток денежных средств, которые он должен вернуть

Предположим, что сотрудник добирался к месту командирования и обратно на самолете, жил в гостинице (питание было включено в стоимость проживания), а к месту работы в командировке добирался пешком (гостиница рядом с местом работы).

11. В первую строку вписываем реквизиты проездных документов

13. Вносим сведения о сумме выданных суточных

14. В графу «Итого» вносим сумму израсходованных средств, которая должна соответствовать сумме, на которую подается отчет (см. пункт 3)

После того, как работник внесет все необходимые сведения в графы и столбцы, он подписывает авансовый отчет, прикладывает к форме бланка № АО-1 все имеющиеся у него документы на которые он ссылался, нумерует их, вносит сведения о количестве приложенных документов в соответствующий раздел формы (расположен на лицевой стороне) и передает весь этот пакет документов в бухгалтерию.

Заполняет бухгалтерия

Сотрудник бухгалтерии должен внимательно проверить отчет работника в его присутствии на предмет наличия ошибок и неточностей (при обнаружении ошибок работнику придется заполнять форму заново).

15. Если бухгалтера все устраивает, в графе «Отчет проверен» он делает соответствующую запись и подписывается

16. Бухгалтер принимает от работника неизрасходованные деньги в кассу (если выдавались наличными, если было безналичное перечисление деньги будут удержаны по заявлению работника на основании авансового отчета), указывает сумму и реквизиты документа, по которому произведен возврат средств, и подписывается еще раз

18. На оборотной стороне формы работник бухгалтерии вносит сведения о принятых к учету денежных суммах и разносит их по соответствующим счетам. Суммы, которые вписал сотрудник и бухгалтер должны совпадать

19. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит сведения об израсходованных суммах и счетах

20. Далее бухгалтер прикладывает к форме отчета копию приказа о командировании работника и несет его на подпись к главному бухгалтеру, который еще раз проверяет все сведения и документы, подписывает отчет и отправляет на утверждение к генеральному директору

21. Генеральный директор утверждает отчет и возвращает его в бухгалтерию где он храниться пять лет со всеми приложенными к нему документами, после чего уничтожается установленным в организации порядком

На основании сведений, указанных в форме № АО-1, бухгалтерией организации производится списание денежных сумм в установленном законом порядке.

Так же начальство может запросить .

В этом материале можно бесплатно скачать бланк авансового отчета (АО-1 и 0504505). Формы доступны бесплатно в форматах Word и Excel.

Сотрудники обязаны использовать авансовый отчет, чтобы отчитаться за командировку, деловую встречу, покупку канцтоваров за наличный расчет и для много другого. К авансовому отчету необходимо приложить чеки и другие документы, которые подтвердят экономически обоснованный факт расхода. Приведем бланки отчета.

Бланк авансового отчета: скачать word, excel (АО-1)

Обычно каждый сотрудник заполняет бланк авансового отчета, прикрепляет к нему чеки и сдает в бухгалтерию.

Коммерческие организации обычно применяют унифицированный бланк авансового отчета - АО-1 (ОКУД 0302001), принятый правительством в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.01 № 55.

Авансовый отчет необходимо предъявить в бухгалтерию в бумажном виде и в единственном экземпляре. Обязательно подтвердите его своей подписью. Бланк можно составить самим или еще проще - это убрать из формы АО-1 все ненужные строки. Главное, чтобы в отчете были все обязательные реквизиты:

• наименование организации;
• номер и дата авансового отчета;
• данные о подразделении и подотченом лице (фамилия с инициалами, должность);
• данные о текущем авансе;
• сведения о сумме расхода;
• утвержденная сумма по отчету;
• подписи и расшифровки директора, главбуха и подотчетного лица.

Что можно убрать из формы авансового отчета АО-1

Графы для бухгалтерских проводок . Заполнять бухгалтерские проводки в авансовом отчете - лишняя работа. Они в любом случае будут отражены в бухгалтерской программе.

Расписка . Обычно никто не использует на практике часть с распиской, которая находится под линией отреза. Для доказательства того, что сотрудник сдал авансовый отчет, сделайте его копию. При заверении укажите дату и поставьте свою подпись, фамилию и должность.

Что оставить в бланке авансового отчета 2019

Данные о предыдущем авансе . Возьмем данные о предыдущем авансе - остаток или перерасход. Удобно сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником. Тем более что сейчас можно выдавать новые суммы под отчет, пока работник не отчитается по ранее полученным . Пусть в бланке будут графы, где вы отразите сведения о ранее выданных работнику суммах.

Информация о приложениях . Без подтверждающих документов авансовый отчет не может быть принят в список расходов. Поэтому перечислите все чеки в бланке. Так вы сможете проконтролировать, что ничего не потерялось.

Данные корпоративных банковских карт . В настоящее время все больше компаний оформляют корпоративные карты, с которых подотчетники списывают все расходы. Их проще отследить, чем операции с наличными. Если карт много или у каждого работника своя, укажите ее номер или номер счета на авансовом отчете. Так будет удобнее находить и проверять банковскую выписку.

Сведения о налоговых расходах . Признание расходов в налоговом и бухгалтерском учетах чаще всего будет происходить не одинаково. Например, как при представительских расходах. Чтобы не запутаться, можно добавить отдельную графу. В ней можно записать разницы в суммах между учетами.ля их отражения. Тогда не придется потом сверять затраты и выискивать расхождения в учете.

Сведения о курсах валюты, если работники бывают в загранкомандировках . Если сотрудники направляются в командировки за границу в 2019 году, то все расходы в валюте нужно переводить в рубли. Это происходит на дату утверждения авансового отчета или по факту, если оплата проходила по карте (банк сам переводит сумму из валюты в рубли).

Бланк авансового отчета (форма 0504505)

Авансовый отчет (форма 0504505) - форма первичного учетного документа, которую должны применять казенные учреждения. Утверждена приказом Минфина России от 30.03.15 № 52н.

Подотчетник приводит сведения о себе на лицевой стороне формы 0504505 и заполняет графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах. При этом надо указать документы, подтверждающие расходы. Документы, приложенные к отчету, нумеруют в порядке их записи в отчете.

На оборотной стороне отчета графы 7-10, содержащие сведения о расходах, принимаемых к бухучету, и бухгалтерские корреспонденции заполняет лицо, которое ведет бухучет.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитывают как в иностранной валюте, так и в рублях. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражают с датой их получения.

Отчет утверждает руководитель учреждения или уполномоченное лицо.

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

1. Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:

• истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
• выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
• возвращения работника из командировки.

За нарушение срока работника можно наказать материально.

«Работник опять задержал первичку? Накажите рублем» .

1. Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)» .

1. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
2. Утверждается руководителем.
3. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

• Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
• Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
• Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Подробнее об этом см. в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью» .

Авансовые отчеты в 2019 году: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

Изменений по авансовым отчетам в 2019 году (равно как и в 2017-2018 гг.) не было - этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21.01.2019 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.

Часто в компании приходится осуществлять расходы за счет наличных денег, которые выдаются строго определенным должностным лицам. В установленные сроки они должны представить такой бланк, как авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие документы на произведенные ими расходы. Последние нужно указать в заявлении при выдаче денег. Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет по форме АО-1.

В начале каждого года на предприятии желательно издавать приказ по подотчетным лицам, то есть лицам которым разрешено получать денежные средства для осуществления расходов в производственных целях. Здесь же определяются цели и продолжительность времени, в течение которого осуществляется расходование.

Деньги можно выдавать на основании как работникам предприятия, так и привлекаемым со стороны по гражданским договорам людям. Возможно перечисление их на карточку подотчетника.

Обращаем внимание! Обязательность оформления авансового отчета устанавливается Порядком ведения операций по кассе. Его можно не составлять только предпринимателям, которые ведут бухучет в упрощенном виде.

Данный нормативный акт строго определяет перечень направлений выдачи денежных средств в подотчет. К ним относятся приобретение топлива, канцтоваров, хозяйственные и представительские расходы и т.д. Для некоторых операций предусмотрен только безналичный порядок. Также существует лимит расчетов наличными между компаниями по одному договору, который составляет 100 тыс. рублей.

Форма авансового отчета установлена Госкомстатом. Предприятия имеют право на ее основе разрабатывать собственный бланк, в соответствии с особенностями хозяйственной деятельности.

Работник, получивший деньги в подотчет, может заполнять его самостоятельно или передать ответственному бухгалтеру, который в автоматическом режиме составит авансовый отчет форма АО-1, используя подтверждающие первичные документы.

На основании утвержденного этого бланка, работнику предприятия потребуется вернуть неизрасходованные деньги. Для этого следует применять .

Важно! По возвращении из командируемый должен отчитаться по потраченным сумма в течение 3-х рабочих дней после возвращения из нее.

Авансовый отчет образец заполнения

Авансовый отчет по форме АО-1 – лицевая сторона

Рассмотрим подробнее, как заполнить авансовый отчет.

В верхней части бланка указывается наименование фирмы и его код согласно справочнику ОКПО.

Ниже слева, после названия документа, нужно написать его порядковый номер и дату составления. Правая часть, которая начинается после слов «Утверждаю», заполняется руководителем компании. Там он прописью указывает итоговую сумму отчета, ставит должность, подпись, дату утверждения.

Важно! Необходимо помнить, что согласно нормативным документам, лицу нельзя выдавать подотчет, если он не до конца отчитался по предыдущему авансу. Некоторые налоговые инспекции во время проверки налагают за это штраф.

После этого бланк разделяется на две таблицы, которые заполняются бухгалтером. В левой фиксируется движение денежных средств - остаток или перерасход, полученная сумма, потраченная сумма, итоговый остаток.

В правой таблице бухгалтер проставляет корреспонденции счетов и соответствующие им суммы.

Ниже работник указывает сколько документов он предоставляет и сколько листов они занимают.

После проверки бухгалтер указывает прописью и цифрами его сумму и подписывает его. Также документ заверяет главный бухгалтер.

Если у работника остался остаток или был совершен перерасход средств, нужно проставить номер и дату кассового документа и сумму операции.

Также необходимо заполнить и отрывную часть авансового отчета для регистрации его в журнале.

Авансовый отчет по форме АО-1 – оборотная сторона

Эта сторона представляет собой таблицу, в которую подотчетное лицо заносит информацию о предоставляемых документах. Каждому из них должна соответствовать одна строка.

В графу 1 ставится номер строки. В графах 2 и 3 записывается дата и номер подтверждающего документа, в графу 4 - его название.

В графу 5 работник ставит сумму по документу в рублях, или в графу 6 - в валюте.

Все пустые графы необходимо прочеркнуть. В конце таблицы в строке «Итого» записывается общая сумма. После заполнения подотчетное лицо заверяет правильность указанных данных своей подписью.

Бухгалтер после проверки правильности данных и обоснованности расходов заполняет графы 7 и 8 , где ставит сумму, реально принимаемую к учету, а в графе 9 указывает корреспондирующий счет. В дальнейшем обобщенные данные из этих граф переносятся им на лицевую сторону документа.

Нюансы

Под отчет можно выдавать суммы более 100 тысяч рублей - этот лимит не распространяется на расчеты с сотрудниками. Но сумма по любому из представленных документов не должна превышать этот лимит.

Если работник отправляется в командировку за границу, то можно выдать ему подотчетные суммы в валюте. Ее компания самостоятельно обменивает в банке. В таком случае данную сумму указывают по курсу, который был установлен на дату выдачи.

С 2015 года разрешено выдавать в подотчет подрядчикам. Он также после расходования средств обязан предоставить авансовый отчет. Однако в этом случае графа «Табельный номер» не заполняется, а в графе «Должность» указывается «подрядчик».

Подотчетную сумму можно перечислить работнику на карту. Для этого он должен подать заявление, а реквизиты операции (дата и номер платежного поручения) указываются в графе «Получен аванс».